Aplicación de notas de crédito
Una nota de crédito contabilizada es una promesa: el cliente tiene $1,200 de valor a su favor. Aplicarla es cómo esa promesa se encuentra con una factura específica: el crédito de NovaTech cae sobre su factura de marzo, el saldo de la factura baja $1,200 y el rastro documental de ambos documentos dice exactamente lo que ocurrió. Aquí verás cómo, y cómo el sistema lo mantiene íntegro.
Acceso que necesitarás. Aplicar notas de crédito requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver las notas de crédito y sus aplicaciones, pero no aplicarlas.
Aplicar un crédito
Abre la nota de crédito contabilizada y elige Aplicar nota de crédito
(En las acciones del registro; revisa el menú desplegable ▼.) La pantalla de aplicación enumera las facturas contabilizadas del cliente con saldo abierto, con un campo de importe por fila, el mismo patrón que al aplicar un recibo de caja.
Distribuye el crédito
Indica cuánto del crédito va a cada factura: todo a una sola o repartido entre varias. No puedes distribuir más que el Crédito restante de la nota, y ninguna factura puede quedar por debajo de cero: "El importe aplicado … supera el crédito disponible" / "…supera el saldo adeudado de la factura" son bloqueos absolutos.
Aplica y verifica el resultado en cualquier lugar
Cada distribución se convierte en un registro de aplicación de nota de crédito. El Crédito aplicado de la factura sube y su saldo adeudado baja; el Aplicado a facturas de la nota sube y el Crédito restante baja. Ambos registros enlazan con la aplicación en su pestaña Aplicaciones: los auditores pueden recorrer la cadena en cualquier dirección.
La aplicación de NovaTech, en números
El crédito de $1,200 de Meridian (MCM001001) al encontrarse con la factura de marzo de $9,800 de NovaTech (MSI001021) se ve así en ambos lados:
| Antes de aplicar | Después de aplicar $1,200 | |
|---|---|---|
| Factura MSI001021 — Saldo adeudado | $9,800.00 | $8,600.00 |
| Factura MSI001021 — Crédito aplicado | $0.00 | $1,200.00 |
| Nota MCM001001 — Aplicado a facturas | $0.00 | $1,200.00 |
| Nota MCM001001 — Crédito restante | $1,200.00 | $0.00 — TOTALMENTE UTILIZADO |
El estado de cuenta de NovaTech ahora cuenta toda la historia en dos líneas: una factura por $9,800 y un crédito de $1,200 contra ella, dejando $8,600 por pagar. Esa es la versión profesional de "corregimos la cuenta".
Qué contiene un registro de aplicación
Cada distribución se guarda como su propio registro pequeño, útil de conocer al auditar o importar:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Factura de nota de crédito | La nota que otorga el crédito. |
| Factura de venta | La factura que lo recibe. |
| Importe aplicado (obligatorio) | Cuánto del crédito mueve esta distribución. |
| Fecha de aplicación (obligatorio) | Cuándo se hizo la distribución, para el rastro documental. |
Fíjate en lo que falta: a diferencia de una aplicación de recibo de caja, no hay campo de Período contable, porque una aplicación de crédito no contabiliza nada en el libro mayor y no tiene período en el cual caer. La fecha de contabilización de la nota ya decidió a qué período pertenece la contabilidad.
Dejar que se aplique solo
- Contabilizar y aplicar desde la pantalla del crédito: usar Guardar y contabilizar al crear la nota dispara una aplicación automática, la Factura original primero.
- Indicador Aplicar nota automáticamente: marcarlo en una nota contabilizada aplica el crédito de la factura más antigua a la más reciente (un número de Prioridad de aplicación en una factura adelanta su lugar en la cola), solo dentro de la misma entidad y el mismo cliente.
- Distribución por coincidencia de productos: marcar Coincidir líneas al aplicar restringe el crédito a las facturas que contienen los mismos productos que las líneas de la nota, útil cuando un servicio específico se facturó de más a lo largo de varios meses.
- Lote programado: los administradores pueden programar un barrido que aplica automáticamente cada nota contabilizada con crédito restante; consulta Lotes de aplicación automática.
Vale la pena conocer con precisión el orden de la aplicación automática, porque es cómo el sistema decide dónde cae un crédito grande: las facturas con un número de Prioridad de aplicación van primero (gana el número menor), y luego el resto de la más antigua a la más reciente por fecha de factura. Si la nota lleva un enlace de Factura original, esa factura se liquida antes que cualquier otra. Solo son candidatas las facturas contabilizadas del mismo cliente y la misma entidad con saldo abierto, y marcar Coincidencia de dimensiones restringe aún más el crédito a las facturas del propio segmento de centro de costos de la nota. El barrido programado (la tarjeta Lote de aplicación automática de notas de crédito en la Configuración de REDA) simplemente encuentra cada nota contabilizada con crédito sin aplicar y ejecuta esta misma lógica en cada una.
Las barreras de protección
| Regla | Por qué |
|---|---|
| Mismo cliente en la nota y la factura | El crédito pertenece a quien se le emitió |
| Misma entidad (se rechaza la aplicación entre entidades) | Los libros de cada empresa liquidan sus propios documentos; la liquidación del grupo fluye a través del efectivo; consulta Liquidación de CxC entre entidades |
| Ambos documentos Contabilizados | Los documentos en borrador no tienen saldos que mover |
| El destino es de tipo Factura o Recibo | Un crédito no se puede aplicar a otro crédito |
| Bloqueo de Factura original | Mientras la nota esté vinculada a una factura específica, solo se aplica ahí: "Borra el campo Factura original en la nota de crédito para aplicarla a otras facturas." |
| Mismo libro mayor; dimensiones coincidentes donde se exija | La distribución se mantiene coherente con cómo están segmentados tus libros |
Los mensajes exactos y qué hacer
Las barreras de protección anteriores aparecen como estos mensajes, en la pantalla de aplicación e igual para importaciones e integraciones:
| El mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| "La nota de crédito debe estar en estado Contabilizada para aplicar el crédito." | Contabiliza la nota primero: los borradores no contienen crédito. |
| "La factura destino debe estar en estado Contabilizada para recibir crédito." | Contabiliza la factura: las facturas en borrador no tienen saldo que compensar. |
| "El crédito solo se puede aplicar a documentos de tipo Factura o Recibo." | Elegiste otra nota de crédito como destino: el crédito compensa cargos, no otros créditos. |
| "La nota de crédito y la factura deben tener el mismo Cliente." | El crédito de NovaTech nunca puede liquidar una cuenta de Brightline; sin excepciones. |
| "La nota de crédito y la factura deben pertenecer a la misma Entidad. No se admite la aplicación de notas de crédito entre entidades." | Las notas nunca cruzan las líneas entre empresas. Si se necesita una liquidación del grupo, fluye a través de recibos de caja; consulta Liquidación de CxC entre entidades. |
| "Esta nota de crédito está vinculada a una factura específica (Factura original). El crédito solo se puede aplicar a esa factura. Borra el campo Factura original en la nota de crédito para aplicarla a otras facturas." | La sorpresa más común: quita el bloqueo en la nota si el crédito debe quedar libre. |
| "El importe aplicado ({0}) supera el crédito disponible en la nota de crédito ({1})." | No puedes distribuir más que el Crédito restante: reduce el importe. |
| "El importe aplicado ({0}) supera el saldo adeudado de la factura ({1})." | Una factura no puede quedar por debajo de cero: aplica el saldo y guarda el resto para después. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Buscar los asientos del libro mayor de la aplicación | No hay ninguno: la contabilidad ocurrió cuando se contabilizó la nota; concluirás que algo está roto cuando no lo está | Audita la contabilización de la nota para el lado del libro mayor; audita las aplicaciones para saber qué factura absorbió el crédito |
| Aplicar una nota de corrección a una factura distinta "porque es más antigua" | El cliente concilia su crédito de marzo contra una cuenta de enero: los estados de cuenta dejan de coincidir con sus registros | Respeta el enlace de Factura original para las correcciones; usa créditos libres (sin enlace) para el trabajo de más antigua primero |
| Registrar la compensación como un asiento contable en lugar de una aplicación | El libro mayor duplica la reducción que la nota ya hizo: las CxC quedan mal por el importe de la nota | Usa siempre la pantalla de aplicación; mueve los saldos sin tocar el libro mayor dos veces |
| Aplicar automáticamente una nota destinada a una factura en disputa | El orden de más antigua primero envía el crédito a la cuenta equivocada y la disputa sigue abierta | Mantén Aplicar nota automáticamente sin marcar y distribuye a mano, o define deliberadamente la Prioridad de aplicación de la factura |
| Hilar fino hasta cero: negarse a dejar Crédito restante | Forzar los últimos centavos sobre una factura que no los debe activa la barrera del saldo adeudado | Deja el remanente como Crédito restante para la siguiente factura, o reembólsalo |
Si cambias de opinión
Borra la aplicación de crédito (desde la lista Aplicaciones de cualquiera de los dos documentos) y la distribución se revierte: el saldo adeudado de la factura regresa y el Crédito restante de la nota regresa. Como las aplicaciones no llevan asientos propios del libro mayor, no hay nada más que limpiar.
Qué sigue
- Reembolso de nota de crédito: cuando no queda nada a lo cual aplicarlo.
- Comprender las notas de crédito: la contabilidad que ya ocurrió.
- Aplicar recibos a facturas: el gemelo en efectivo de esta pantalla.
Preguntas frecuentes
Abre la nota: el Resumen de la nota de crédito muestra de un vistazo Aplicado a facturas / Reembolsado / Crédito restante, y la pestaña Aplicaciones (Aplicaciones de notas de crédito) enumera cada factura destino con importe y fecha. Desde una factura, la misma pestaña responde la pregunta inversa.
Revisa las barreras de protección en orden: lo más frecuente es que la nota aún tenga un bloqueo de Factura original que apunta a una factura distinta. Borra ese campo en la nota e inténtalo de nuevo.
Sí: una factura de $9,800 puede absorber un crédito de $1,200 y un pago de $8,600. El saldo de la factura simplemente refleja ambos: Total − Efectivo recibido − Crédito aplicado.
Aplica lo que quepa y deja el resto como Crédito restante para futuras facturas, o reembolsa el remanente en efectivo (Reembolso de nota de crédito). Ambas opciones juntas también están bien.
En ninguno: un registro de aplicación no tiene campo de período contable porque no genera asientos en el libro mayor. La contabilización de la nota registró la contabilidad, en el período propio de la nota. La Fecha de aplicación en el registro es una fecha de documentación, no una fecha contable.
Primero la Factura original (si la nota vincula una), luego cualquier factura con un número de Prioridad de aplicación (el menor primero), y después el resto de la más antigua a la más reciente por fecha de factura, siempre del mismo cliente, la misma entidad, contabilizada y con saldo abierto.
Trata las aplicaciones como eliminar-y-rehacer: borra la aplicación (los saldos vuelven al instante en ambos lados y no hay asientos del libro mayor que limpiar) y crea una nueva con el importe correcto. Así el rastro de auditoría se mantiene simple.
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