Creación de activos a partir de órdenes de compra
Los activos físicos llegan en camiones, y los camiones son el mundo del departamento de compras — por eso REDA Financials crea los activos tangibles justo donde ocurre la realidad: en el momento en que se reciben mercancías contra una orden de compra. La remodelación del vestíbulo de Meridian es el ejemplo que usaremos: una orden de compra, una línea de obra de construcción, una línea de equipo con Create Asset marcado — y cuatro Activos fijos nacidos el día en que llegaron las cajas.
Acceso que necesitarás. Crear y activar los activos resultantes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los activos, pero no modificarlos. (Marcar la línea de la orden de compra y recibir mercancías depende de tus permisos sobre Órdenes de compra.)
Configuración de la línea de la orden de compra
Marca la línea: Create Asset + Asset Type
En la línea de la orden de compra para el equipo (4 × $5,000), marca Create Asset y elige el Asset Type (Office Equipment — un tipo Tangible; los intangibles como el software siguen en cambio la ruta de la factura). Las líneas sin la marca se quedan como costos ordinarios.
Contabiliza la orden de compra y luego recibe la mercancía
La recepción es el disparador (se requiere una orden de compra contabilizada). La pantalla Receive Goods te indica lo que va a pasar: "4 Capital Asset(s) will be created with status Under Construction."
Qué se crea
- Un activo por unidad para los tipos en modo Individual (las cuatro unidades de Meridian → "Office Equipment - 1" hasta "- 4"), un activo por recepción con una cantidad para los tipos en modo Masivo. El modo Individual exige recepciones en números enteros.
- Estado En Construcción — en el registro, aún sin depreciar.
- Un costo provisional a partir del precio unitario neto de la línea de la orden de compra (respetando descuentos, convertido a la moneda de la entidad). Provisional, porque la cifra real llega después:
Aquí tienes el acta de nacimiento completa de cada activo nuevo — cada campo que llena la recepción, y de dónde viene el valor:
| Campo | Cómo se establece en la recepción |
|---|---|
| Nombre del activo fijo | Modo Individual: el nombre del producto más un correlativo — "Office Equipment - 1", "- 2", "- 3"… Modo Masivo: un solo registro por el evento de recepción. |
| Estado | En Construcción, siempre — la pantalla lo indica de antemano: "{n} Capital Asset(s) will be created with status Under Construction.", y lo confirma con "{n} Capital Asset(s) created." |
| Costo de adquisición (provisional) | El precio unitario neto de la línea de la orden de compra (después de descuentos) × el tipo de cambio de la orden × la cantidad — expresado en la moneda propia de la entidad. Para Meridian: $5,000 por unidad, sin necesidad de conversión. |
| Fecha de adquisición | El día de la recepción — el día en que llegó realmente la mercancía. |
| Cantidad | 1 para cada activo en modo Individual; la cantidad recibida para un lote en modo Masivo. |
| Montos de impuestos | Cero en esta etapa — la cifra real de impuestos llega con la factura del proveedor (más abajo). |
| Ficha de activo | Se encuentra — o se crea en el momento — para la combinación entidad + producto + tipo de activo, de modo que las nuevas unidades se archivan solas en la página de registro correcta. |
La factura ajusta el costo a su cifra final
Cuando la factura del proveedor se concilia con la línea de la orden de compra y se contabiliza, REDA Financials reemplaza el costo provisional por la realidad facturada — el precio neto realmente cobrado más cualquier impuesto no recuperable (los impuestos recuperables, como los créditos de IVA/GST, nunca pasan a formar parte del costo del activo; esa regla de la NIC 16 se aplica automáticamente por ti). La facturación parcial finaliza los activos en orden, primero las primeras unidades; desconciliar revierte a la cifra provisional. Todo esto sucede antes de la activación — el costo registrado del activo queda resuelto para cuando comienza su reloj de depreciación.
En detalle, la cifra final se construye a partir de la línea de factura conciliada:
| Componente | Qué es |
|---|---|
| Precio de compra neto | El monto de la línea de la factura en la moneda de la entidad, sin los impuestos recuperables incluidos en el precio — esos son créditos fiscales que recuperarás, no costo del activo. |
| + Impuesto no recuperable | Impuestos adicionales que no puedes recuperar. Estos sí encarecen realmente el activo, por lo que se capitalizan dentro de su costo. |
| = Costo de adquisición (final) | La factura de Meridian confirmó exactamente el precio de la orden de compra — $5,000 por unidad, sin impuestos — por lo que el costo de sus activos no cambió al finalizarse. |
Las reglas que mantienen limpia la recepción
Cada una de estas es un mensaje real con una razón detrás:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "La Orden de compra debe estar en estado Contabilizado para recibir mercancías. No se puede recibir contra Órdenes de compra en Borrador o Anuladas." | La recepción crea registros reales del libro, así que la orden detrás de ellos debe ser un documento comprometido — contabiliza primero la orden de compra. |
| "Asset Type is Individual mode — received quantity must be a whole number for: {line description}." | El modo Individual significa un activo por unidad física; medio monitor no existe. Recibe unidades enteras, o usa un tipo en modo Masivo para cantidades genuinamente divisibles. |
| Too many assets to create — receive in smaller batches | Un solo evento de recepción tiene un tope de 9,500 activos creados. Las entregas enormes de unidades en modo Individual se dividen en varias recepciones. |
| "Cannot undo the receipt for line "{line}": {n} asset(s) on this line have been activated or depreciated and can no longer be removed. Only assets still Under Construction can be unreceived. Dispose or reverse those assets first." | Anular una recepción elimina los activos que esa recepción creó — solo permitido mientras siguen En Construcción. Los activos activados son hechos financieros registrados; retíralos mediante una baja. |
| "Esta Orden de compra tiene Activos de capital capitalizados (ya no están En construcción). Enajene o revierta esos activos antes de anular o descontabilizar la orden." | La misma protección a nivel de documento: la orden de compra no se puede deshacer por debajo de activos ya en vigor. |
Cambiar de opinión
- Anular la recepción (reducir la cantidad recibida) elimina los activos En Construcción más recientes que creó.
- Pero una vez que un activo está activado, es un hecho financiero registrado: anular la recepción, desconciliar la orden de compra o desconciliar su línea de factura se rechaza con un mensaje directo — "…have been activated or depreciated and can no longer be removed… Dispose or reverse those assets first." Las correcciones a un activo en vigor pasan por una baja o un ajuste prospectivo, nunca por un retroceso retroactivo.
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Activar los activos antes de conciliar la factura del proveedor | La finalización del costo solo afecta a los activos que siguen En Construcción — actívalos temprano y la cifra provisional de la orden de compra queda fijada como el costo que se deprecia | Espera a la conciliación con la factura siempre que puedas; si el costo real difiere después, trátalo como un ajuste prospectivo deliberado |
| Olvidar la marca Create Asset en la línea de la orden de compra | La recepción registra el gasto como costo ordinario — sin activos, sin entrada en el registro, y sin marca retroactiva | Revisa las líneas marcadas antes de contabilizar la orden de compra; capitalizar después del hecho es un ejercicio manual, a nivel de contralor |
| Recibir cantidades fraccionarias en un tipo en modo Individual | Se rechaza de plano — un activo por unidad significa unidades enteras | Recibe números enteros, o configura el tipo como Masivo si la clase es genuinamente divisible |
| Esperar que el software o las licencias lleguen por la ruta de la orden de compra | Los tipos de categoría Intangible no crean activos al recibir — no aparece nada y el gasto queda como gasto ordinario | Los intangibles se capitalizan a partir de la factura de compra contabilizada — consulta Capitalización de activos |
| "Corregir" una recepción equivocada después de la activación | Anular la recepción, anular la orden de compra y desconciliar la factura quedan todos bloqueados mientras haya activos activados sobre los documentos | Da de baja o revierte primero los activos afectados — los mensajes dicen exactamente esto — y luego corrige la documentación |
Qué sigue
- Capitalización de activos — activar lo que creó la recepción.
- Recepción de líneas de orden de compra (activos) — la pantalla de recepción en detalle.
- Tipos de activos y categorías — por qué importa el Asset Type de la línea.
Preguntas frecuentes
Modo Individual: diez activos, creados a medida que se recibe cada entrega (6 + 4). Modo Masivo: dos activos de lote con cantidades 6 y 4. En ambos casos, la Ficha de activo los consolida.
Por la finalización con la factura: el proveedor facturó un precio distinto, se sumaron impuestos no recuperables al costo, o el tipo de cambio varió entre la orden y la factura. La cifra basada en la factura es el costo capitalizado correcto.
Sí — los intangibles se capitalizan a partir de facturas de compra contabilizadas (Capitalización de activos), los activos migrados se ingresan directamente con los campos Is Migrated, y nada impide que un Contralor cree manualmente un registro de Activo fijo para casos excepcionales (donaciones, activos encontrados), contabilizando su costo de forma apropiada.
Reducir la cantidad recibida elimina los activos más recientes En Construcción que creó esa recepción — el último en entrar es el primero en salir. Si al quitar los suficientes se tocara un activo activado o depreciado, se rechaza toda la anulación de la recepción: primero hay que dar de baja o revertir esos activos.
Conserva su costo provisional basado en la orden de compra, que es la mejor información disponible. Nota importante: la reclasificación de capitalización de la activación solo se dispara para activos con una línea de factura conciliada detrás — un activo recibido pero nunca facturado se activa y deprecia con normalidad, pero no se contabiliza ninguna reclasificación de costo, por lo que dónde queda el costo en el libro mayor es algo que debes resolver mediante un asiento contable.
No — "La Orden de compra debe estar en estado Contabilizado para recibir mercancías. No se puede recibir contra Órdenes de compra en Borrador o Anuladas." Los activos son registros reales del libro; el compromiso que hay detrás debe ser real primero.
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