Aplicar recibos a facturas
Un recibo de caja contabilizado dice «Llegaron $9,000 de Corvus.» Una aplicación dice «…y paga la factura de renta de junio.» Hasta que ocurre ese segundo paso, la factura sigue mostrando un saldo pendiente y el recibo sigue mostrando efectivo no aplicado. Este artículo trata de conectar ambos, en una sola pantalla y sin necesidad de conocimientos de contabilidad.
Acceso que necesitarás. Aplicar recibos a facturas requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (empleados y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver los recibos y sus aplicaciones, pero no aplicarlos.
Abre la pantalla de aplicación
En cualquier recibo de caja contabilizado, haz clic en Aplicar recibo de caja. La pantalla muestra los signos vitales del recibo en la parte superior —Total, Aplicado hasta ahora y Sin aplicar— y, debajo, cada factura contabilizada de este cliente (en esta entidad) que aún tiene un saldo pendiente y cuya fecha de factura ya llegó:
Llena los importes: a mano o con un botón
Tienes tres maneras de indicar cuánto del recibo va a dónde:
- Escribe en Importe a aplicar en cada fila de factura: control total, ideal para pagos parciales y disputas.
- Marca la casilla de la fila: llena todo el saldo abierto de esa factura (o lo que reste del recibo).
- Autocompletar: distribuye todo el recibo entre las facturas abiertas por ti; Borrar todo pone todo en cero y empiezas de nuevo.
La barra de progreso lleva la cuenta: Aplicando $X de $Y — Restante $Z. Nunca puedes aplicar más de lo que contiene el recibo ni más de lo que se debe por una factura; los controles son topes estrictos, no advertencias.
Confírmalo
Haz clic en Aplicar recibo. Cada asignación se convierte en un registro de aplicación, visible de inmediato en la lista Aplicaciones existentes, en la pestaña Aplicaciones del recibo y en la pestaña Aplicaciones de la factura:
En los libros, cada aplicación traslada el dinero del cliente desde la cuenta transitoria de depósitos a su cuenta por cobrar:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Depósitos de clientes y anticipos recibidos | $9,000.00 | |
| Cuentas por cobrar — Comerciales | $9,000.00 |
(Las organizaciones que cuadran su libro mayor por centro de costos verán un par adicional de líneas de Compensación de dimensiones que mantienen en equilibrio la cuenta por cobrar de cada dimensión: automáticas, y solo requieren que la entidad tenga configurada una cuenta de Compensación de dimensiones.)
Las reglas de coincidencia, con los mensajes exactos
La pantalla de aplicación solo ofrece lo que las reglas permiten, así que rara vez te topas con estos mensajes; pero explican una factura que falta y protegen las rutas de API e importación de forma idéntica:
| El mensaje | Qué significa |
|---|---|
| «El recibo de caja debe estar contabilizado antes de poder crear aplicaciones.» | Los borradores aún no contienen dinero; contabiliza primero. |
| «La factura de venta debe estar Contabilizada antes de poder aplicarle un recibo.» | Las facturas en borrador no tienen saldo que liquidar. |
| «El recibo de caja y la factura de venta deben tener el mismo Cliente.» | El dinero de Corvus nunca puede pagar una factura de Brightline. |
| «El recibo de caja y la factura de venta deben pertenecer a la misma Entidad.» | La pantalla estándar es dentro de una misma entidad; la liquidación de grupo es una función aparte: Liquidación de cuentas por cobrar entre entidades. |
| «El recibo de caja y la factura de venta deben estar en el mismo Libro. El libro del recibo y el libro de la factura no coinciden.» | Ambos documentos deben residir en el mismo conjunto de libros. |
| «Discrepancia de moneda: ambos documentos deben usar la misma moneda…» | Los dólares liquidan facturas en dólares; canaliza los cobros en moneda extranjera por una cuenta de la misma moneda. |
| «El importe aplicado debe ser mayor que cero.» | Las aplicaciones de cero no explican nada. |
| «El importe aplicado supera el saldo no aplicado del recibo de caja.» | No puedes gastar más del recibo de lo que resta. |
| «El importe aplicado supera el saldo pendiente de la factura de venta.» | Una factura no puede liquidarse de más. |
| «Se requiere un Período contable para la aplicación del recibo de caja.» | Se deriva de la Fecha de aplicación automáticamente; la fecha debe caer en un período existente. |
| «La fecha de aplicación {0} es anterior a la fecha de factura {1}. Un recibo no puede liquidar una factura antes de que la factura exista…» | No puedes cancelar una cuenta por cobrar antes de la factura que la crea; los libros mostrarían una cuenta por cobrar negativa en cada fecha intermedia. Una factura con fecha futura no aparecerá en la lista en absoluto; conserva el dinero como un depósito no aplicado y aplícalo en la fecha de factura o después. |
| «La fecha de aplicación {0} es anterior a la fecha del recibo de caja {1}. Una aplicación no puede tener fecha anterior al recibo del que proviene…» | La liquidación no puede ser anterior al dinero que mueve. Usa una Fecha de aplicación igual o posterior a la fecha del recibo. |
| «La fecha de aplicación {0} cae en la fecha de cierre contable de cuentas por cobrar ({1}) o antes.» | Los libros cerrados no aceptan nuevas liquidaciones; usa una fecha abierta actual. |
| «Las aplicaciones de recibos de caja no se pueden modificar. En su lugar, elimínalas y vuelve a crearlas.» | Las aplicaciones solo admiten inserción y eliminación; el rastro de auditoría se mantiene simple. |
| «No se puede eliminar la aplicación con fecha {0}: los libros de cuentas por cobrar están cerrados hasta {1}.» | Desaplicar también es un evento contable; los períodos cerrados protegen en ambos sentidos. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué es perjudicial | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Forzar una coincidencia aproximada («solo 40 centavos de diferencia») | Una aplicación afirma que es el mismo dinero; los 40 centavos suelen ser una comisión bancaria que ahora queda oculta dentro de una coincidencia incorrecta | No apliques nada; registra la diferencia mediante un ajuste de conciliación o corrige el documento |
| Aplicar dinero a cuenta sin instrucción del cliente | El cliente lo destinó a una factura en disputa; ahora su estado de cuenta inicia una discusión | Déjalo como efectivo no aplicado hasta que llegue la instrucción (para eso está el campo) |
| Retroceder la Fecha de aplicación a la ligera | La liquidación cae en los libros de un período anterior y distorsiona las cuentas por cobrar de un período cerrado; y nunca puede ubicarse antes de la factura ni del recibo, o la cuenta por cobrar se vuelve negativa en las fechas intermedias | Valor predeterminado (hoy); retrocede solo a un período abierto anterior, y nunca antes de la fecha de factura ni de la fecha del recibo |
| Eliminar y volver a crear aplicaciones para «editar» importes una y otra vez | Cada repetición escribe y elimina asientos de libro mayor: un rastro de auditoría ruidoso | Planifica la asignación en la pantalla de preparación (Borrar todo / Autocompletar) antes de que Aplicar recibo la confirme |
| Omitir el recibo y marcar las facturas como pagadas mediante un asiento | Sin rastro de aplicaciones, sin seguimiento de lo no aplicado, la antigüedad de saldos miente | El dinero siempre entra como un recibo; las aplicaciones liquidan las facturas |
Desaplicar
¿Lo aplicaste a la factura equivocada? Haz clic en el ícono de papelera junto a la aplicación en la lista Aplicaciones existentes (o elimínala desde la lista relacionada Aplicaciones). El saldo pendiente de la factura vuelve, el efectivo no aplicado del recibo vuelve y se elimina cada asiento contable que creó la aplicación. Las aplicaciones no se pueden editar: la regla es eliminar y volver a crear, lo que mantiene simple el rastro de auditoría. Dos protecciones: las aplicaciones de un recibo anulado quedan bloqueadas, y las eliminaciones en períodos cerrados se rechazan.
Qué sigue
- Aplicación automática de recibos de caja: la misma coincidencia, automatizada de la más antigua primero.
- Mayor de cuenta del cliente: consulta el resultado acumulado de facturas y aplicaciones.
- Aplicar notas de crédito: liquidar facturas con créditos en lugar de efectivo.
- Anular y reembolsar recibos: cuando el recibo en sí está mal.
Preguntas frecuentes
Revisa las reglas de coincidencia anteriores en orden: ¿la factura está contabilizada, es de este cliente, de esta entidad, en la misma moneda y aún tiene un saldo pendiente? La respuesta más común es que ya está pagada, o que sigue en Borrador. Una más: una factura con fecha futura se oculta deliberadamente hasta que llega su fecha de factura; hasta entonces su cuenta por cobrar aún no existe, por lo que no hay nada que liquidar. Conserva el recibo como efectivo no aplicado y aplícalo en esa fecha o después.
Sí: ingresa importes en tantas filas como necesites; cada fila se convierte en su propio registro de aplicación. Es la forma normal de registrar una sola transferencia de un inquilino que cubre varios meses.
La fecha contable de la aplicación, es decir, en qué período cae la liquidación (el período se deriva de ella automáticamente). Toma como valor predeterminado la fecha de hoy; retrocédela solo cuando la liquidación pertenezca genuinamente a un período abierto anterior, y nunca antes de la fecha de factura ni de la fecha del recibo: la liquidación no puede existir antes que los documentos que conecta.
Para las organizaciones que llevan las cuentas por cobrar por dimensión (centro de costos): activado, el recibo solo liquida saldos de facturas de su propia dimensión. Déjalo desactivado («Todas las facturas») salvo que tu contralor te haya indicado lo contrario.
Monedas: nunca; ambos documentos deben coincidir. Entidades: no desde esta pantalla; cuando ambas entidades han optado por la liquidación entre entidades, tu equipo de contabilidad puede crear la aplicación de forma deliberada. El flujo de trabajo y la contabilidad intercompañía se explican en Liquidación de cuentas por cobrar entre entidades.
En tres lugares, siempre consistentes: la pestaña Aplicaciones del recibo, la pestaña Aplicaciones de la factura y la lista Aplicaciones existentes de la pantalla de aplicación. Cada aplicación indica su importe, fecha y período contable; los asientos de libro mayor que creó están en las listas de Transacciones contables.
Dos topes estrictos protegen los libros: «El importe aplicado supera el saldo no aplicado del recibo de caja.» y «El importe aplicado supera el saldo pendiente de la factura de venta.» Reduce el importe a lo que realmente esté disponible en ambos lados.
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