Pestaña de administración de territorios
Los territorios son la geografía de tu organización —los países y regiones donde viven tus entidades— y, de forma discreta, impulsan dos cosas importantes: quién puede ver qué registros en operaciones multipaís y qué valores predeterminados heredan las nuevas entidades. El banner de la pestaña lo dice con exactitud: "Define la jerarquía de territorios de 2 niveles que se usa para el acceso a datos a nivel de registro en operaciones multipaís y para la resolución jerárquica de los valores contables predeterminados."
Acceso que necesitarás. Administrar territorios requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla: esto es solo para administradores.
El modelo en un minuto
- Dos niveles, no más: un territorio de nivel superior (un país, India) puede tener subterritorios (India > Haryana). Ese es todo el árbol.
- Los códigos son para siempre: cortos, sin guiones e inmutables una vez guardados; se entretejen en los identificadores de registro en todo el sistema. Los cambios de nombre están bien; los cambios de código no son posibles.
- Los territorios de nivel superior son dueños del calendario: los períodos contables se generan por cada territorio de nivel 1, y las entidades de los subterritorios los heredan (consulta la Pestaña de períodos contables).
- Los territorios pueden tener sus propios valores predeterminados: el botón Valores predeterminados de cada fila abre los valores contables predeterminados de ese territorio, la capa intermedia de la cadena global → territorio → entidad (consulta Descripción de los valores contables predeterminados).
Cómo leer la tabla de territorios
La pestaña es una sola tabla más dos botones: Nuevo territorio para agregar una fila y Actualizar para recargar la lista. Cada fila muestra:
| Columna / control | Qué significa |
|---|---|
| Nombre | La etiqueta legible para las personas: Brasil, Reino Unido. Se puede renombrar libremente más adelante. |
| Código | El identificador corto del sistema: BR, GB. Sin guiones y permanente una vez guardado. |
| Código completo | El código de identificación completo del territorio tal como lo usa el sistema en todos los registros. |
| Nivel | 1 para un territorio de nivel superior (un país), 2 para un subterritorio bajo un territorio principal. |
| Activo | Si el territorio está en uso. Desactivarlo lo retira sin eliminar el historial. |
| Editar | Cambia el nombre, el territorio principal o la marca de activo: todo excepto el código. |
| Valores predeterminados | Abre los valores contables predeterminados propios de este territorio, la capa intermedia de la cadena global → territorio → entidad. |
La nota sobre la tabla contiene, textualmente, las dos reglas con las que la gente tropieza: "Un territorio puede tener un territorio principal (subterritorio de nivel 2) — por ejemplo, India > Haryana. Los códigos de territorio no pueden contener guiones y no se pueden cambiar una vez guardados."
Qué impulsan los territorios
| Los territorios impulsan… | Cómo | Dónde se administra |
|---|---|---|
| Acceso a datos | Con el uso compartido basado en territorios activado, los usuarios ven los registros financieros de sus propios territorios; los roles de grupo ven todos ellos. | El interruptor de uso compartido está en Configuración de REDA; el árbol está aquí. |
| Valores contables predeterminados | Los valores predeterminados de un territorio prevalecen sobre la plantilla global: las nuevas entidades de ese territorio los copian al crearse. | El botón Valores predeterminados de cada fila; el respaldo global en la pestaña Configuración financiera. |
| Calendarios fiscales | Los períodos contables se generan por cada territorio de nivel 1; las entidades de los subterritorios heredan el calendario del territorio principal. | La pestaña Períodos contables. |
Crear un territorio
Nuevo territorio
Ponle un nombre legible para las personas (Reino Unido), asígnale un código para el sistema (GB: corto, sin guiones, permanente), elige un territorio principal solo si es una subregión genuina de un territorio de nivel 1 existente y mantenlo activo.
Configura sus valores predeterminados (opcional pero recomendable)
Haz clic en Valores predeterminados en la nueva fila y define las cuentas específicas del territorio donde el país difiere de tu plantilla global: las nuevas entidades de este territorio copiarán estas en su lugar.
Genera sus períodos
Un nuevo territorio de nivel superior necesita un calendario fiscal antes de que sus entidades puedan contabilizar: una visita a Períodos contables.
Un ejemplo práctico: el árbol de Meridian
Meridian Properties Group opera en cuatro países y, dentro de India, sus reglas de acceso difieren por estado. Su tabla de territorios:
| Territorio | Nivel | ¿Valores predeterminados propios? | Qué significa eso aguas abajo |
|---|---|---|---|
| Estados Unidos | 1 | No | Las nuevas entidades de EE. UU. copian la plantilla global; los períodos de EE. UU. se generan para este territorio. |
| Reino Unido (GB) | 1 | Sí, definidos mediante Valores predeterminados | Las nuevas entidades del Reino Unido copian las cuentas del Reino Unido, no las globales; el calendario del Reino Unido que inicia en abril se genera aquí. |
| India | 1 | Sí | Los contadores de India ven los libros de India con el uso compartido por territorio; el calendario de India cuelga de esta fila. |
| India > Haryana | 2 | — | Un subterritorio para el acceso a nivel de estado; sus entidades heredan los períodos de India, sin un calendario propio. |
| Brasil (BR) | 1 | No | Recurre a los valores predeterminados globales, por lo que ese registro siempre debe estar completo. |
Fíjate en lo que no está en el árbol: ciudades, oficinas, departamentos. Dos niveles imponen la disciplina de mantener los territorios centrados en el acceso y los valores predeterminados guiados por la geografía, nada más.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Guardar un territorio con un código provisional | Los códigos no se pueden cambiar una vez guardados: el marcador de posición ahora es permanente | Decide el código real antes de hacer clic en Guardar; solo el nombre es una palanca de visualización |
| Modelar departamentos u oficinas como subterritorios | Los territorios determinan el acceso geográfico y los valores predeterminados; las cuestiones del organigrama no encajan en un árbol de países de dos niveles | Mantén el árbol limitado a países y subregiones genuinas |
| Crear un territorio y detenerse ahí | Sus entidades no pueden contabilizar: aún no existe un calendario fiscal | Completa el trío: territorio → Valores predeterminados (si el país difiere) → generar períodos |
| Definir los valores predeterminados del territorio después de que se crearon las entidades | Las entidades copian los valores predeterminados al crearse; los valores predeterminados tardíos solo ayudan a las entidades futuras | Configura los Valores predeterminados del territorio antes de crear su primera entidad |
| Eliminar un territorio mal escrito que ya está en uso | Entidades, períodos y registros cuelgan de él | Desactívalo en su lugar o, si realmente no se usa, retíralo y crea uno nuevo con el código correcto |
Qué sigue
- Descripción de los territorios: el concepto en profundidad.
- Descripción de los valores contables predeterminados: la cadena de valores predeterminados.
- Pestaña de períodos contables: el paso del calendario.
Preguntas frecuentes
Los códigos no se pueden cambiar una vez guardados. Si aún nada depende del territorio (sin entidades, períodos ni registros), desactívalo y crea uno nuevo con el código correcto. Si ya está en uso, el nombre es tu palanca de visualización; el código permanece.
Solo cuando el acceso o los valores predeterminados realmente difieren dentro de un país: equipos por estado, reglas por estado. La mayoría de los grupos funcionan sin problemas con un solo nivel: los países.
No: la jerarquía tiene exactamente dos niveles: un territorio de nivel superior y sus subterritorios. India > Haryana funciona; un tercer nivel bajo Haryana no existe en el modelo.
Los períodos pertenecen únicamente a los territorios de nivel 1; las entidades de los subterritorios heredan el calendario del territorio principal. Genera los períodos para el territorio principal en la pestaña Períodos contables y el subterritorio quedará cubierto.
Solo si el uso compartido basado en territorios está activado en Configuración de REDA. Si está desactivado, los territorios igual determinan los valores predeterminados y los calendarios; si está activado, los usuarios ven los registros de sus propios territorios, mientras que los roles de grupo ven todos.
Abre los valores contables predeterminados propios de ese territorio: los mismos tipos de cuentas que la plantilla global, pero acotados al territorio. Las nuevas entidades de ese territorio copian estos en lugar de los globales. Consulta Descripción de los valores contables predeterminados.
¿Te resultó útil?