Líneas de facturas de venta

Una factura tiene dos partes. El encabezado indica quién y cuándo: el cliente, las fechas, la empresa que la emite. Las líneas indican qué: cada línea es una cosa que estás facturando: un producto o servicio, cuántos, a qué precio. Las líneas son de donde realmente proviene el dinero; el total de la factura es simplemente la suma de sus líneas. Este artículo explica todos los campos de una línea, cómo determina REDA el importe y el impuesto de la línea, y las pocas reglas que mantienen tus líneas correctas. No se presupone ningún conocimiento de contabilidad.

Qué contiene una línea

Solo completas los primeros campos —eliges un producto, fijas una cantidad— y REDA deriva el resto. Estos son los campos con los que trabajarás en una línea y de dónde proviene cada uno:

Cómo se calcula el importe de una línea

Cada línea produce dos cifras, ambas calculadas por ti y nunca escritas a mano:

• Importe de línea: la cifra neta, antes del impuesto. En el caso normal es simplemente Cantidad × Precio unitario − Descuento.
• Total: la cifra bruta: Importe de línea + Impuesto.

El Importe de línea es el número que más importa: es lo que alimenta el Subtotal de la factura, es la base sobre la que se calcula el impuesto, y es lo que se registra en tu cuenta de ingresos cuando la factura se contabiliza. Un ejemplo rápido: diez horas de consultoría a £100, con 20% de IVA:

Estas cifras se actualizan en vivo a medida que escribes: cambia la cantidad, el precio o el descuento y la línea se vuelve a totalizar al instante, con el impuesto recalculado por el motor.

¿Impuesto por encima o impuesto ya incluido en el precio?

Cada línea tiene una configuración de Base imponible con tres opciones. Las dos primeras responden una pregunta —¿el precio que ingresaste es antes del impuesto o ya incluye el impuesto?— y la tercera desactiva el impuesto por completo para la línea:

La mayoría de las empresas facturan exclusivo de impuesto (el valor predeterminado). Inclusivo es común en el comercio minorista y en algunos países, donde el precio de estantería ya contiene el impuesto. Los mismos £120 ingresados de cada manera muestran la diferencia, al 20% de impuesto:

Descuentos en una línea

El campo Descuento resta un importe de dinero de una sola línea; por ejemplo £150 menos, no "15%". REDA lo resta antes de calcular el impuesto, así que un descuento reduce tanto los ingresos como el impuesto. Diez horas a £100 con un descuento de £150, 20% de IVA:

Líneas de crédito: el interruptor Ingreso / Crédito

Cada línea tiene un pequeño interruptor que la marca como Ingreso (el caso normal: le estás facturando al cliente) o Crédito (le estás devolviendo dinero). Una línea cambiada a Crédito simplemente invierte su signo: en lugar de sumar a lo que el cliente debe, lo reduce. Una línea de crédito de £100 aporta −£100 a la factura.

Te encontrarás con esto principalmente en una nota de crédito: un documento cuyo único propósito es dar crédito al cliente, así que sus líneas son líneas de crédito. En una factura normal el interruptor se queda en Ingreso, que es el valor predeterminado, aunque puedes cambiar una sola línea a Crédito para un pequeño ajuste junto con cargos nuevos, siempre que el total de la factura se mantenga positivo. El formulario muestra una pequeña insignia de Ingreso o Crédito en cada línea para que el signo nunca sea ambiguo.

La cuenta de ingresos en una línea

Cada línea se registra en una Cuenta contable: la cuenta de ingresos que registra los ingresos de esta venta (por ejemplo "Ingresos por consultoría" o "Ventas de productos"). Rara vez la fijas a mano: elegir el producto la completa desde la cuenta de ingresos predeterminada del producto. Puedes reemplazarla en una línea cuando una venta en particular pertenece a una cuenta diferente.

Como la Cuenta contable decide dónde aterrizan tus ingresos, REDA verifica la que eliges. Debe ser una cuenta activa, debe estar dentro del alcance de la Entidad de la factura, y su territorio debe coincidir con la factura: resguardos que impiden que los ingresos se registren en una cuenta equivocada o dada de baja. Si una elección no es válida, se te avisa de inmediato en lugar de al momento de contabilizar.

Campos configurables en una línea

Una línea de factura de venta lleva las mismas dos listas de campos configurables que el encabezado: listas con nombre de campos que un administrador puede cambiar sin código:

• Lista de campos en pantalla (línea): las columnas adicionales que el formulario muestra en cada línea. Las columnas estándar (Producto, Descripción, Cantidad, Precio unitario, Importe de línea, Perfil fiscal, Importe de impuesto, Total, Cuenta contable) siempre están presentes; de forma predeterminada la lista añade una columna Centro de costos. Añade un campo aquí —por ejemplo un código de proyecto por línea— y aparece en cada línea automáticamente.
• Mapa de contabilización (línea): los campos de la línea que se copian en los asientos contables cuando la factura se contabiliza. De forma predeterminada lleva Centro de costos, así que el centro de costos de cada línea llega al libro mayor.

Tus dimensiones contables (Centro de costos, Proyecto, Propiedad…) se pueden establecer, por lo tanto, en el encabezado —fluyendo a los asientos contables de todo el documento— o por línea, donde el propio valor de una línea reemplaza el del encabezado para los asientos de esa línea. Para el panorama completo de estas listas de campos, consulta Descripción de la factura de venta.

Impuestos de líneas de origen: el registro de auditoría fiscal

Cuando el motor de impuestos calcula el impuesto de una línea, no solo estampa un número en la línea: escribe un registro de Impuesto de línea de origen: un registro permanente y detallado de un impuesto, en una línea. Nunca creas ni editas estos registros tú mismo. Se escriben cuando la factura se contabiliza: mientras sigue siendo un Borrador, el formulario te muestra una vista previa en vivo del impuesto, pero los registros de Impuesto de línea de origen en sí se crean al contabilizar. Son los que hacen que tu impuesto sea totalmente auditable: cada centavo de impuesto se puede rastrear hasta la línea, la tasa y la regla que lo produjeron.

Cada registro de Impuesto de línea de origen captura:

Una factura resuelta: tres líneas, sus impuestos, los totales

Juntemos toda la cadena en una factura real: de Meridian Properties UK Ltd, facturada en GBP, exclusiva de impuesto, con tres líneas:

Cada Importe de línea es simplemente Cantidad × Precio unitario − Descuento: la línea 2 es 2 × £800 − £100 = £1,500. Cuando contabilizas, el motor de impuestos escribe un Impuesto de línea de origen por línea (ves las mismas cifras como vista previa en vivo mientras la factura sigue siendo un Borrador): aquí todo con IVA de tasa estándar del 20%:

Y luego cada total se construye solo, de abajo hacia arriba: nada se añade a mano:

Edita siempre las líneas desde la factura

Una línea es parte de una factura, no un registro independiente, así que siempre agrega, cambia o elimina líneas a través del formulario de la factura de venta, nunca abriendo una línea por su cuenta y editándola directamente. Hay dos razones sólidas.

Primero, el formulario es la forma segura y compatible de trabajar: valida todo el documento a medida que lo construyes —línea por línea— y muestra el impuesto en vivo y los totales acumulados, así que siempre ves exactamente cómo se contabilizará la factura. Editar un registro de línea sin procesar por su cuenta se salta esa experiencia guiada y la vista previa en vivo.

Segundo —y esta es la firme—, una vez que una factura está contabilizada, sus líneas quedan bloqueadas: REDA impide las ediciones directas de línea por completo. Nunca modificas una línea contabilizada. Para cambiar una factura contabilizada la reabres o la anulas desde la propia factura (consulta Editar, descontabilizar y anular), corriges las líneas en el Borrador reabierto y contabilizas de nuevo, momento en el que el impuesto se vuelve a calcular desde cero.

Errores comunes que debes evitar

Algunas trampas atrapan a quienes son nuevos en REDA. Cada una es fácil de esquivar una vez que la conoces:

Las reglas que mantienen las líneas correctas

Un puñado de comprobaciones se ejecuta mientras construyes una línea, para que una línea defectuosa nunca pueda llegar a tus libros. Cada una aparece de inmediato con un mensaje en lenguaje claro:

Qué sigue

1. Crear una factura de venta: inicia una factura nueva.
2. Impuesto en las facturas de venta: cómo se calcula el impuesto de una línea.
3. Contabilizar una factura de venta: contabiliza la factura.
4. Crear productos: los productos definen los valores predeterminados de las líneas.

Preguntas frecuentes