Clonar una factura de compra
La factura de CityClean se ve igual todos los meses. En lugar de volver a escribirla, abre la factura del mes pasado, haz clic en Clonar con líneas, cambia las fechas y la referencia, y contabiliza: listo en menos de un minuto. Este artículo explica qué copia la clonación, qué deja fuera deliberadamente y cuándo una plantilla recurrente es la mejor herramienta.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar la copia requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver la información pero no crear ni contabilizar.
Cómo funciona
Abre la factura que quieres repetir y haz clic en Clonar con líneas
El botón está en el encabezado del registro, disponible sin importar el estado, porque la clonación lee el original sin tocarlo. Incluso los documentos anulados pueden clonarse, que es justo como se reemite uno que se canceló por error.
Revisa la copia prellenada
Se abre un nuevo borrador con todo trasladado —proveedor, entidad, tipo, descripción y cada línea con su producto, cuenta contable, cantidades, precios y centros de costos— y lo que debe ser nuevo queda para ti: las nuevas fechas y una nueva referencia. La copia recibe su propio número de documento al guardarse; nada la vincula con los pagos ni el historial del original.
Ajústala y luego Guardar borrador o Contabilizar
Cambia la fecha de la factura, el nuevo número de factura del proveedor en Referencia y cualquier monto que difiera esta vez; luego contabiliza cuando esté lista. A partir de aquí es una factura ordinaria con un ciclo de vida ordinario.
Qué se traslada y qué empieza de cero
| Trasladado desde el original | Nuevo en la copia |
|---|---|
| Entidad, proveedor y Tipo de factura | Número de documento: asignado desde la secuencia de documentos de la entidad cuando la copia se guarda |
| Descripción y el texto de Referencia (que debe reemplazarse) | Estado: siempre Borrador, totalmente editable, sin importar el estado del original |
| Cada línea: producto, cuenta contable, descripción, cantidad, precio unitario, descuento, perfil fiscal, centro de costos | Fechas: tú estableces la nueva Fecha de la factura (que determina el período contable) y la Fecha de vencimiento |
| Nada más, y ese es el punto | Historial: sin asientos contables, sin pagos ni aplicaciones, sin conciliación con órdenes de compra, sin decisión de aprobación, sin más rastro de auditoría que el suyo propio |
El impuesto y la retención se comportan igual que en cualquier borrador: el formulario muestra una vista previa en vivo mientras editas la copia, pero los montos almacenados y sus registros de respaldo se escriben cuando la copia se contabiliza; nada se hereda de la contabilización del original.
Un minuto de trabajo en Meridian
La factura de limpieza de CityClean es el caso clásico. La factura de marzo MPI001008 —$2,200, contabilizada y pagada— está archivada. Cuando llega la factura en papel del mes siguiente, el contador abre MPI001008, hace clic en Clonar con líneas y, en el borrador nuevo, cambia exactamente tres cosas: la Fecha de la factura por la fecha de la nueva factura, la Fecha de vencimiento que esta implica y la Referencia por el nuevo número de factura de CityClean. La línea de $2,200, su cuenta contable y su centro de costos se trasladan sin cambios. Contabiliza: listo. La copia se registra en su propio período (de julio de 2026 en adelante, ya que los libros de Meridian están cerrados hasta junio), lleva su propio número y empieza su propia vida en la antigüedad de saldos y en las corridas de pago.
La copia igual debe pasar todos los controles
La clonación se salta la escritura, no los controles. Cuando la copia se contabiliza, enfrenta las mismas barreras que una factura hecha desde cero, incluidas estas, textualmente:
| El mensaje | Qué significa en un clon |
|---|---|
| "La Fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del Período contable seleccionado." | Cambiaste la fecha pero el período no la siguió: vuelve a seleccionar el período o corrige la fecha. |
| "La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura. Revise las condiciones de pago y la fecha de vencimiento." | La fecha de vencimiento copiada es anterior a tu nueva fecha de la factura: establece la real a partir de la factura del proveedor. |
| "La Cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Seleccione una cuenta activa o reactive esta." | El original estaba bien en su momento, pero una línea clonada puede apuntar a una cuenta que desde entonces se retiró. Elige la sucesora vigente. |
| "La Entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Seleccione una entidad activa o contacte a su administrador para reactivarla." | La misma idea a nivel de empresa: los documentos antiguos pueden referenciar entidades que ya no operan. |
Buenos usos
- Facturas mensuales casi idénticas: mismo proveedor, mismas líneas, nuevo mes.
- Reemitir después de una anulación: clona la factura anulada, corrige lo que estaba mal y contabiliza la copia corregida.
- Una plantilla que ajustas: un proveedor, muchas propiedades: clona y cambia el centro de costos.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilizar con la Referencia copiada | Dos facturas reclaman el mismo número de factura del proveedor: tanto los controles de duplicados como los estados de cuenta del proveedor confunden | Reemplázala siempre con el número de la nueva factura antes de contabilizar |
| Dejar el centro de costos antiguo en un clon "plantilla" | El costo cae en la propiedad o el departamento equivocado y todo informe dimensional hereda el error | Haz que cambiar el centro de costos sea parte de tu rutina de clonación |
| Clonar cada mes en lugar de usar una plantilla | Cada mes depende de que alguien se acuerde, y de que elija el original correcto | Configura una plantilla recurrente una sola vez; deja que el sistema genere el documento de cada período |
| Esperar que el clon de una factura conciliada con OC quede conciliado | La copia no tiene vínculo con la OC: contabilizada sin conciliar, se salta por completo los controles de tres vías | Vuelve a conciliar la copia con Match Purchase Order (Conciliar orden de compra) antes de contabilizar |
Quién puede clonar
La clonación sigue el mismo límite que crear cualquier factura de compra (consulta Acceso que necesitarás más arriba). La acción Clonar con líneas crea un documento nuevo, así que un rol de solo lectura puede abrir y leer cualquier factura pero no clonarla.
Qué sigue
- Crear una factura de compra: el camino desde cero.
- Plantillas recurrentes de PI y PO: para la repetición verdadera.
Preguntas frecuentes
No: la copia empieza su propia vida como borrador y pasa por la aprobación que tu organización exija, como cualquier documento nuevo.
Ninguno: el clon es solo un borrador. Elimínalo. La clonación nunca afecta al original.
La clonación copia el contenido propio del documento, no sus relaciones de liquidación. Vuelve a conciliar la copia con una orden de compra si factura alguna: de todos modos, la conciliación debe validarse contra las cantidades recibidas actuales.
La configuración de las líneas que los produce —perfiles fiscales, montos, el proveedor— se copia, y el formulario muestra una vista previa en vivo del resultado mientras editas. Los montos almacenados y sus registros de respaldo se escriben cuando la copia misma se contabiliza, calculados según las reglas vigentes en su fecha, no en la del original.
Sí: la clonación lee el original sin tocarlo, cualquiera que sea su estado. Las facturas contabilizadas, pagadas e incluso anuladas se clonan sin problema; los asientos, pagos e historial del original nunca se ven afectados.
No: el clon copia fielmente las cantidades y los precios del mes pasado, y no tiene forma de saber que el proveedor los subió. Leer la nueva factura en papel línea por línea es tu tarea; el clon solo te ahorra escribir.
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