Secuencias de documentos
Cada factura, comprobante, pago y asiento necesita un número de referencia único — el tipo de número que citas cuando un cliente llama por "la factura SI-2026-000123." Una Secuencia de documentos es la regla que genera esos números automáticamente: define el prefijo, el contador y el formato. Las configuras una vez por empresa y, a partir de ahí, REDA numera cada documento en el momento en que se crea, sin duplicados. Esto importa más de lo que parece a primera vista — en muchos países, la numeración consecutiva es un requisito legal.
Acceso que necesitarás. Crear y editar secuencias de documentos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas pero no modificarlas.
Una secuencia por empresa, por tipo de documento
Cada entidad mantiene sus propios contadores independientes, y un contador distinto para cada
tipo de documento. Así, la Factura de venta SI-2026-000123 de Meridian Properties UK
Ltd cuenta de forma completamente independiente de la misma serie en Meridian Properties US LLC
— sus números nunca coinciden. Se pueden configurar secuencias para nueve tipos de
documento: Factura de venta, Factura de compra, Recibo de caja, Comprobante de egreso,
Asiento contable, Nota de crédito, Nota de proveedor, Orden de compra y Lote de
comprobantes de egreso — cada uno con su propio número consecutivo.
Una regla mantiene esto sin ambigüedades: una empresa solo puede tener una secuencia activa por tipo de documento. Si intentas agregar una segunda, REDA la rechaza — "Ya existe una secuencia de documentos activa para esta entidad y este tipo de documento. Desactiva la secuencia existente antes de crear una nueva." Dos contadores activos para la misma serie harían que "el siguiente número" perdiera sentido.
Cómo se construye un número
El número final proviene de una pequeña plantilla formada por cuatro bloques (llamados tokens). Los organizas como prefiera tu país o tu negocio:
| Token | Se convierte en | Proviene de |
|---|---|---|
{PREFIX} | una etiqueta inicial, p. ej. SI- | el campo Prefix |
{YEAR} | el año actual de 4 dígitos (solo se muestra cuando Include Year está activo) | el año en que se emite el número |
{SEQ} / {SEQ:N} | el contador consecutivo, con ceros a la izquierda — {SEQ:4} rellena a 4 dígitos; {SEQ} solo rellena a 6 | el Next Number |
{SUFFIX} | una etiqueta final, p. ej. -UK | el campo Suffix |
Así, la plantilla {PREFIX}{YEAR}-{SEQ:6} con el prefijo SI- produce SI-2026-000123. (El :6 significa "rellenar el contador a 6 dígitos," por eso se lee 000123 en vez de 123.) Si dejas Number Format en blanco, REDA usa la plantilla estándar {PREFIX}{YEAR}{SEQ:6}{SUFFIX} — por eso una secuencia con solo el prefijo "MSI" produce números como MSI001001 de forma predeterminada.
Los errores de escritura no pasan desapercibidos: la plantilla se valida en el momento de guardar. Las tres verificaciones, tal como aparecen:
| El mensaje | Qué salió mal |
|---|---|
| "Number Format debe incluir el token {SEQ} (p. ej. {SEQ} o {SEQ:6}). Sin él, cada número de documento generado sería idéntico." | La plantilla no tiene contador — agrega un token {SEQ}. |
| "El ancho de relleno de {SEQ:N} debe estar entre 1 y 10. Se encontró: …" | El ancho de relleno está fuera de rango — elige un valor entre 1 y 10. |
| "Token desconocido en Number Format: …. Tokens permitidos: {PREFIX}, {YEAR}, {SEQ}, {SEQ:N}, {SUFFIX}." | Un error de escritura como {YR} — solo existen los cuatro tokens anteriores. |
Cómo configurar una
| Campo | Qué ingresar |
|---|---|
| Entity | La empresa dueña de esta secuencia. |
| Document Type | Qué documento numera (Sales Invoice, Journal Entry, …). |
| Prefix / Suffix | Texto inicial / final (SI-, -UK). |
| Number Format | La plantilla de tokens — debe incluir un token {SEQ}. |
| Starting Number | El primer número a asignar (y el valor al que vuelve el contador en el reinicio de año, si está activado). |
| Next Number | El siguiente valor a usar — el sistema lo incrementa automáticamente. No lo edites manualmente en una secuencia en uso. |
| Include Year | Cuando está activado, incorpora el año en el número y reinicia el contador al comenzar un nuevo año. |
| Last Used Year | Mantenido por el sistema — el año en que la secuencia emitió un número por última vez. Así es como REDA detecta que comenzó un nuevo año. |
| Is Active | Cuando está desactivado, esta secuencia deja de emitir números. Los documentos de ese tipo necesitan entonces un número escrito a mano (o una nueva secuencia activa). Recuerda: solo una secuencia por entidad y tipo puede estar activa a la vez. |
Reinicio de año — ¿reiniciar o seguir contando?
Dos estilos comunes; eliges el que espere tu jurisdicción:
| Include Year | Comportamiento | Se ve así |
|---|---|---|
| Activado | Cuando se crea el primer documento de un nuevo año, el contador vuelve al Starting Number (REDA compara el año actual con Last Used Year). | SI-2026-000001, y en 2027 SI-2027-000001 |
| Desactivado | El contador avanza de forma continua a través de los años, y ningún año aparece en el número. | SI-000123, SI-000124, … |
Por qué los números nunca coinciden
Los números se emiten en el momento en que se crea un documento — el número generado pasa a ser el nombre del documento — y tres salvaguardas mantienen la serie confiable:
- Conteo de a uno por vez. El contador se bloquea mientras se entrega un número, así que aunque varias personas (o una importación masiva) creen documentos en el mismo instante, ningún par de documentos puede tomar el mismo número. El mecanismo es seguro para operaciones masivas — mil facturas importadas se numeran con la misma eficiencia que una sola.
- Validación del formato al guardar. Una plantilla rota (sin
{SEQ}, un ancho de relleno incorrecto, un token desconocido) se rechaza al guardar la secuencia, no se descubre más tarde en un documento ya en uso. - Los números manuales también se controlan. Cuando no existe una secuencia y se escribe un número a mano, REDA igual bloquea los duplicados — "Ya existe un documento con este número para esta entidad. Los números de documento deben ser únicos por entidad." Y cuando sí existe una secuencia, el número no se puede manipular: "El número de documento se asigna automáticamente mediante la secuencia configurada y no se puede modificar."
¿Qué pasa si no hay ninguna secuencia?
Las secuencias son una comodidad, no una barrera — pero el comportamiento alternativo es explícito. Si una entidad no tiene una secuencia activa para un tipo de documento, REDA acepta un número escrito a mano o, cuando un número es indispensable, se detiene con: "Se requiere un número de documento. Ingresa un número manualmente, o configura una secuencia de documentos para esta entidad y este tipo de documento." En la práctica, configurarás secuencias para cada tipo de documento que la empresa realmente usa durante la puesta en marcha de la entidad, y nunca volverás a ver ese mensaje. Un detalle que vale la pena conocer: un documento de Factura de venta recurre a la secuencia de Nota de crédito cuando en realidad es una nota de crédito — cada registro se numera con la serie que corresponde a lo que realmente es.
El plan de numeración de Meridian
Como patrón concreto, así es como el grupo del ejemplo numera los documentos de su empresa en Estados Unidos. Todas las secuencias pertenecen a Meridian Properties US LLC; las letras iniciales "M" provienen del campo Prefix:
| Tipo de documento | Prefijo | Produce |
|---|---|---|
| Factura de venta | MSI | MSI001001, MSI001002, … |
| Recibo de caja | MCR | MCR001001, MCR001002, … |
| Factura de compra | MPI | MPI001001, MPI001002, … |
| Asiento contable | MJE | MJE001001, MJE001002, … |
Simple, legible y sin ambigüedad de un vistazo — reconocerás estos números en las capturas de pantalla a lo largo de este Centro de ayuda. Un grupo que prefiera números con marca de año activaría Include Year y usaría un formato como {PREFIX}-{YEAR}-{SEQ:6} en su lugar.
Qué sigue
- Crear una entidad — dónde encajan las secuencias en la configuración.
- Referencia de campos de Entidad — los campos relacionados con secuencias en la entidad.
- Configuración de políticas a nivel de entidad — otras políticas de la organización que se definen por entidad.
- Configuración de REDA (CMDT) — interruptores a nivel de organización que afectan la numeración.
Preguntas frecuentes
Te conviene tener una para cada tipo de documento que la empresa realmente usa (facturas de venta, facturas de compra, asientos contables, pagos). Cuando falta una, REDA pide un número manual en su lugar — funciona, pero no es lo ideal para un tipo de documento de alto volumen.
Sí, porque el contador de cada empresa es independiente — pero la mayoría de los grupos hacen que los prefijos sean específicos de cada empresa (o agregan un sufijo como -UK, -US) para que un número indique de inmediato de qué empresa proviene.
Sí — configura el Número inicial para continuar desde donde quedó tu sistema anterior, y haz coincidir el formato. Los documentos nuevos continuarán entonces la misma serie.
Desactiva la secuencia existente para ese tipo de documento y crea una nueva secuencia activa con el nuevo formato (y un Número inicial que continúe la serie, o la reinicie, según lo exijan tus reglas). REDA no permite que ambas estén activas al mismo tiempo.
No — un número, una vez emitido, nunca vuelve a asignarse. Eso es una característica intencional: reutilizar números es exactamente lo que los auditores no quieren ver. Si tu jurisdicción exige justificar cada número emitido, anula los documentos en lugar de eliminar los borradores.
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