Asientos contables recurrentes
Cada mes, los mismos $2,500 de seguro prepagado se amortizan como gasto. Cada mes, alguien podría teclear ese asiento — o una Plantilla recurrente podría generarlo según un calendario, a la perfección, para siempre. Las plantillas recurrentes son la misma función que automatiza las facturas repetidas; dirigidas a los asientos, automatizan el pulso constante de la contabilidad de fin de período.
Acceso que necesitarás. Para crear y programar plantillas recurrentes se requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas, pero no crearlas ni programarlas.
Cómo configurar una
Crea la plantilla con Tipo de documento = Asiento contable
En la pestaña Plantillas recurrentes. Elige la entidad y —opcionalmente— un Tipo de asiento para los asientos generados (Ajuste para un patrón de acumulación mensual, por ejemplo); si se deja en blanco, los asientos generados se tipifican como Recurrente. El tipo de documento queda bloqueado una vez guardado.
Agrega líneas de plantilla balanceadas
Las líneas llevan Cuenta contable, Débito o Crédito, Centro de costos y Cuenta opcionales, una anulación de Entidad por línea (sí — los asientos intercompañía recurrentes funcionan) y descripciones. La plantilla exige la misma disciplina que un asiento real: "El total del débito (…) debe ser igual al total del crédito (…)", y una plantilla activa necesita al menos una línea.
Prográmala y ponla en Activa
Frecuencia (de diaria a anual), Fecha de inicio y un fin — por fecha, por número de ocurrencias o sin fin definido. Decide la Contabilización automática: desactivada, cada ejecución crea un Borrador para revisar; activada, el asiento generado se contabiliza solo de inmediato — reserva esa opción para importes que nunca varían.
La plantilla, campo por campo
| Campo | Qué controla |
|---|---|
| Tipo de documento | Asiento contable para el propósito de este artículo (la misma función de plantilla también genera facturas y órdenes). Bloqueado tras guardar: "El Tipo de documento no se puede cambiar una vez que se ha guardado una Plantilla recurrente." |
| Tipo de asiento | El Tipo estampado en los asientos generados — Ajuste para patrones de acumulación de fin de período, Intercompañía para recargos entre entidades. Si se deja en blanco, los asientos generados se tipifican como Recurrente. |
| Entidad / Libro mayor | A qué libros escriben los asientos generados. |
| Frecuencia | Diaria · Semanal · Quincenal · Mensual · Trimestral · Semestral · Anual. |
| Fecha de inicio / Fecha de fin / Total de ocurrencias | Cuándo comienza el ritmo y cómo termina — por fecha, por conteo o sin fin definido. |
| Fecha de próxima ejecución / Fecha de última ejecución / Conteo de completadas | La contabilidad interna de la plantilla — en qué punto está el calendario, mantenida automáticamente. |
| Contabilización automática | Desactivada: cada ejecución entrega un Borrador para revisar. Activada: el asiento generado se contabiliza solo de inmediato. |
| Descripción / Referencia | Se traslada a cada asiento generado. |
Las líneas de la plantilla reflejan las líneas del asiento: Cuenta contable, Débito o Crédito, Cuenta opcional (cliente/proveedor), Centro de costos, Descripción — y una anulación de Entidad por línea, que es lo que hace posibles los asientos intercompañía recurrentes.
Las reglas por las que se rigen las plantillas
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Una plantilla recurrente de Asiento contable activa debe tener al menos una línea." | Una plantilla vacía no puede generar nada — agrega las líneas antes de activarla. |
| "El total del débito (…) debe ser igual al total del crédito (…). Diferencia: …" | Las plantillas exigen el balance de entrada, así que cada asiento generado nace balanceado. |
| "El Tipo de documento no se puede cambiar una vez que se ha guardado una Plantilla recurrente." | Una plantilla de asiento sigue siendo una plantilla de asiento — crea una nueva para un tipo de documento distinto. |
| "No se encontró ningún período contable abierto para la fecha de generación y la entidad." | Una ejecución cayó en un período que aún no existe; esa ejecución falla de forma limpia y queda registrada. Genera el período y la siguiente ejecución continúa. |
Cada ejecución
- Crea un asiento con el nombre de la plantilla ("<Plantilla>-3"), con la fecha de generación, en el período al que resuelve esa fecha, con las líneas copiadas de la plantilla.
- Lo vincula a la plantilla — la lista de documentos generados de la plantilla es el historial completo.
- Avanza la Fecha de próxima ejecución, incrementa el Conteo de completadas y se desactiva cuando se cumple la condición de fin.
- Con la Contabilización automática activada, el asiento pasa de inmediato por todos los controles de contabilización; una falla revierte toda la generación y queda registrada para el administrador.
La generación la realiza el programador de transacciones recurrentes que ejecuta tu administrador (cadencia y registros en la Consola de administración): Lote de transacciones recurrentes.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilización automática en un patrón de importe variable | El número de la plantilla se contabiliza en el libro mayor cada período, correcto o no | La Contabilización automática es para importes que nunca varían; de lo contrario, deja que cada ejecución entregue un Borrador para editar ese único número |
| Olvidar crear los períodos del próximo año | La ejecución de enero falla ("No se encontró ningún período contable abierto…") y queda a la espera | Haz que el administrador genere los períodos del nuevo año antes de que cambie el año |
| Esperar que las acumulaciones generadas se reviertan solas | La Fecha de reversión es una decisión por asiento — la plantilla no establece ninguna | Revisa cada borrador de Ajuste generado, asígnale su Fecha de reversión y luego contabiliza |
| Retirar una plantilla eliminándola | El historial de generación y el linaje se van con ella | Pausa con Estado = Borrador, o deja que la Fecha de fin / el número de ocurrencias la retire — el historial permanece |
| Una plantilla para trabajo "más o menos mensual" | Los asientos que necesitan criterio cada período se generan sin él | Plantillas para el pulso constante; la clonación para los casi repetidos |
Qué sigue
- Asientos contables de reversión — combínalos con plantillas de tipo Ajuste para acumulaciones que se limpian solas.
- Clonar un asiento contable — repetición sin un calendario.
- Lote de transacciones recurrentes — la maquinaria.
Preguntas frecuentes
Configura el Tipo de asiento de la plantilla como Ajuste y asigna a cada asiento generado su Fecha de reversión cuando revises el borrador; el lote de reversión automática se encarga del resto. (Un ciclo totalmente automático de acumular y revertir requiere ese único ajuste manual por ciclo, por diseño: la fecha de reversión es una decisión por asiento.)
Esa ejecución falla de forma limpia y queda registrada ("No se encontró ningún período contable abierto para la fecha de generación y la entidad."); genera el período y la siguiente ejecución continúa. No queda nada creado a medias.
Vuelve a poner su Estado en Borrador para pausarla (puedes reactivarla en cualquier momento); deja que alcance su Fecha de fin o su número de ocurrencias para retirarla. El historial permanece en la plantilla en ambos casos.
Sí; los asientos generados son asientos contables normales. Los borradores se editan libremente (ese es el flujo de revisión); los ya contabilizados siguen la ruta habitual de reabrir, corregir y volver a contabilizar. El vínculo con la plantilla se mantiene en ambos casos.
El nombre de la plantilla más un número de ejecución — "Amortización mensual de seguro-3" para la tercera ejecución — con la fecha de generación, en el período al que resuelva esa fecha. La lista de documentos generados de la plantilla los reúne todos, así que el historial completo está a un clic.
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