Contabilizar una factura de venta
Una factura en borrador es un trabajo en curso: editable, eliminable, invisible para tus estados financieros. Contabilizarla es el momento en que se vuelve real: bloqueada contra ediciones, registrada en el libro mayor, sumando al saldo del cliente y a tus ingresos. Este artículo recorre qué comprueba la contabilización, qué registra y qué cambia en el instante en que se completa.
Acceso que necesitarás. Contabilizar facturas de venta requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (personal y responsables de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver las facturas, pero no contabilizarlas.
Los controles que se ejecutan primero
La contabilización está protegida: es mejor que te detenga ahora a tener que deshacer una contabilidad incorrecta después. En orden:
| Control | Qué lo satisface |
|---|---|
| Aprobación | El estado de aprobación es Aprobado o No requerido; de lo contrario: «Este documento requiere aprobación antes de contabilizarse.» |
| Al menos una línea | «La factura de venta debe tener al menos una línea antes de contabilizarse.» |
| El signo correcto | Las facturas y los recibos de venta al contado deben totalizar positivo; las notas de crédito, negativo; cada uno tiene su propio mensaje textual de bloqueo. |
| Libros abiertos | La fecha de la factura debe ser posterior a la fecha de cierre de cuentas por cobrar de la entidad y estar dentro de un período contable Abierto que la contenga. |
| Datos maestros en buen estado | Entidad activa, cuentas contables activas que pertenezcan a esta entidad (o globales) y una cuenta de clase cliente. |
| Cumplimiento de descuentos | Cualquier descuento a nivel de línea exige que la entidad tenga configurada una cuenta de Descuentos sobre ventas: varias normas contables nacionales exigen mostrar los descuentos por separado, y REDA Financials lo hace cumplir. |
Cada uno de esos controles se expresa con un mensaje exacto cuando te detiene. La lista completa, con sus soluciones:
| El mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| «Este documento requiere aprobación antes de contabilizarse. El estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido.» | Consigue la aprobación: las notas de crédito empiezan como Pendiente automáticamente; las facturas comunes toman No requerido de forma predeterminada. |
| «La factura de venta debe tener al menos una línea antes de contabilizarse.» | Agrega lo que se factura: una factura vacía no registra nada. |
| «{0} debe tener un total positivo. Total actual: {1}» | Una factura o un recibo de venta al contado salió en cero o negativo: revisa los importes de las líneas y los indicadores de líneas de crédito. |
| «La nota de crédito debe tener un total negativo. Usa líneas Is_Credit para producir un importe total negativo. Total actual: {0}» | La regla inversa para las notas: marca las líneas como líneas de crédito. |
| «El total de la nota de crédito es cero: no hay nada que contabilizar.» | Las líneas de la nota se cancelan entre sí; revisa las cantidades. |
| «La fecha de la transacción {0} es igual o anterior a la fecha de cierre contable de cuentas por cobrar {1}. Reabre los libros para contabilizar.» | Los libros están cerrados hasta esa fecha: usa una fecha actual o habla con tu contralor. |
| «La fecha de la transacción {0} queda fuera del período contable ({1} a {2}).» | La fecha y el período no coinciden: corrige la fecha y deja que el período se vuelva a derivar. |
| «El estado del período contable es "{0}". Solo los períodos Abiertos aceptan contabilizaciones.» | El período existe, pero no está Abierto: un administrador lo abre, o fechas la factura dentro de uno que esté abierto. |
| «La cuenta contable está inactiva. Actívala o selecciona una alternativa.» | Una línea apunta a una cuenta retirada: elige una activa. |
| «La cuenta contable pertenece a otra entidad y no puede usarse en esta transacción.» | Cada entidad contabiliza en sus propias cuentas (o en las globales): corrige la cuenta de la línea. |
| «No se puede contabilizar la factura con descuento: la entidad {0} no tiene configurada una cuenta contable de Descuentos sobre ventas. Configura la cuenta contable de Descuentos sobre ventas de la entidad antes de contabilizar cualquier factura que incluya un descuento a nivel de línea (requerido por FR PCG, DE SKR, IT piano dei conti, BR SPED, CN PRC GAAP).» | Una tarea de configuración de la entidad que se hace una sola vez: tu administrador agrega la cuenta de descuentos. |
Qué registra la contabilización
Para una factura estándar en una entidad con base devengado, por ejemplo el alquiler de junio de Corvus por USD 9,000:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar — Comerciales | $9,000.00 | |
| Ingresos por alquiler — Oficinas | $9,000.00 |
- ¿Factura con impuestos? La cuenta por cobrar se debita por el importe bruto y cada impuesto calculado acredita su propia cuenta de impuestos por pagar; la historia completa está en Impuestos en las facturas de venta.
- ¿Entidad con base efectivo? El ingreso queda estacionado en Ingresos diferidos hasta que llega el dinero; consulta Reconocimiento de ingresos por base efectivo.
- ¿Factura de venta al contado (tipo Recibo)? La contabilización también crea y contabiliza su propio recibo de caja y lo aplica al instante: la factura nace saldada.
- ¿Factura en moneda extranjera? El tipo de cambio se fija al contabilizar, congelando el valor del documento en la moneda corporativa.
El caso especial de la venta al contado: una factura que nace saldada
La factura de tipo Recibo merece su propio momento, porque contabilizar una hace el trabajo de tres documentos. En el instante en que se contabiliza, REDA Financials crea un recibo de caja por ti —ya contabilizado, sin paso de borrador— y lo aplica a la factura de inmediato:
| En el recibo creado automáticamente | Se completa con |
|---|---|
| Importe / Fecha del recibo | El total de la factura y la fecha de la factura: la venta y el dinero son un mismo evento. |
| Método de pago | Efectivo. |
| Cuenta bancaria / Cuenta de caja | La cuenta bancaria de la factura si se eligió una; de lo contrario, el banco predeterminado de la entidad, y la cuenta contable de ese banco. |
| Referencia / Descripción | La referencia de la factura (o su número), y una descripción que indica su origen: «Creado automáticamente desde Recibo» más el número de la factura. |
| Factura original | La propia factura, y se activa el indicador de aplicación automática, de modo que el recibo la salda en el mismo acto. |
El resultado: una factura de venta al contado nunca queda «pendiente»: saldo por pagar $0.00 desde su origen, con un recibo real detrás para la conciliación bancaria. Si el recibo no puede crearse (una falta de configuración, normalmente el banco predeterminado de la entidad), la propia contabilización se detiene con «Error al crear el recibo automático:» y el motivo; nada queda a medias.
Qué cambia en el instante en que se contabiliza
- La factura queda bloqueada: «Las facturas de venta contabilizadas no pueden editarse. Usa la acción Anular para revertir…» (un puñado de opciones inofensivas —indicadores de aplicación automática, la plantilla de PDF— siguen siendo editables).
- Ya no puede eliminarse, solo anularse: «Las facturas de venta contabilizadas no pueden eliminarse. Anula la factura en su lugar.»
- Comienza la antigüedad: los campos Tramo de antigüedad (Corriente / 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+), Días de mora y Está vencida se activan respecto a la fecha de vencimiento.
- Ahora se le pueden aplicar pagos y notas de crédito.
- Si la entidad tiene activada la generación automática de PDF, el PDF para el cliente se genera por sí solo en segundo plano.
Reapertura (descontabilización)
Pasar de Contabilizada de vuelta a Borrador está permitido y es ordenado: se eliminan las aplicaciones de recibos y notas de crédito (los saldos se restauran del otro lado), se eliminan los asientos contables y los registros de impuestos, se deshacen los recibos creados automáticamente de las facturas de venta al contado y se revoca cualquier enlace público al PDF. Corrige la factura y vuelve a contabilizarla: todo se recalcula. El mismo control de libros cerrados se aplica a la inversa: no puedes descontabilizar hacia un período cerrado.
La limpieza se ejecuta en un orden estricto, lo que explica lo que verás desaparecer:
Primero se retiran las aplicaciones
Se elimina cada aplicación de recibo y de nota de crédito que toque esta factura, restaurando el efectivo no aplicado en los recibos y el crédito restante en las notas, y llevándose consigo sus propios asientos contables.
Se van los asientos y registros de impuestos de la propia factura
Los asientos de contabilización se eliminan y las líneas de impuesto calculadas se reinician: un borrador no lleva impuesto hasta que se vuelve a contabilizar.
Se deshacen los recibos creados automáticamente
El recibo nacido contabilizado de una factura de venta al contado se descontabiliza y se elimina junto con ella. Si ese recibo no puede eliminarse (por ejemplo, porque está conciliado en el banco), la descontabilización se detiene: «No se puede descontabilizar ni anular esta factura de venta porque no se pudo eliminar su recibo de caja generado automáticamente:» más el motivo. Los recibos que registraste tú mismo mediante Recibir pago no se eliminan: la pantalla te pregunta qué hacer con ellos.
Se revoca el enlace al PDF
Cualquier enlace público al PDF generado deja de funcionar: un documento en revisión no debería circular. El archivo en sí permanece en el registro.
Errores comunes que conviene evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Dejar facturas en Borrador durante días | Los borradores son invisibles para la antigüedad, los estados de cuenta y los ingresos: los libros van por detrás de la realidad | Contabiliza el día en que emites; usa Borrador solo mientras algo esté genuinamente sin resolver |
| Descontabilizar una factura que el cliente ya recibió | El documento enviado y tus libros divergen en silencio: el cliente concilia contra un papel que tú reescribiste | Corrige con una nota de crédito; descontabiliza solo lo que nunca salió de la empresa |
| Poner una fecha anterior para «ubicar el ingreso donde corresponde» | Los controles de libros cerrados y de período lo rechazarán, y cuando no lo hacen, las cifras ya reportadas cambian | Fecha los documentos cuando ocurren; los ajustes de período son decisión de tu contador |
| Usar una factura de tipo Recibo para dinero que aún no tienes en mano | Contabiliza efectivo que no existe: un recibo nacido contabilizado afirma que el banco lo recibió hoy | El tipo Recibo es para la realidad del punto de venta; factura todo lo demás con el tipo Factura y cobra con normalidad |
| Reintentar una contabilización fallida sin leer el mensaje | Cada mensaje de arriba indica su causa exacta: adivinar desperdicia la tarde | Corrige lo que dice el mensaje y luego contabiliza; los controles pasan sin ruido una vez satisfechos |
Qué sigue
- Anular una factura de venta: cuando el documento no debería subsistir en absoluto.
- Aplicar recibos a las facturas: el lado del pago.
- PDF de la factura de venta: el documento para el cliente.
- Cierre contable: por qué existe el control de la fecha de cierre.
Preguntas frecuentes
Contabilizar es un cambio en la factura, así que lo permiten los mismos conjuntos de permisos que editan documentos de cuentas por cobrar: Accounts Receivable y Accounting Admin. Los usuarios con Accounting Controller y Read Only lo ven todo, pero no contabilizan nada.
El período contable se deriva automáticamente de la fecha de la factura. Si la combinación se ve mal, corrige la fecha: el período la sigue. Contabilizar en un período que no está Abierto se rechaza indicando en el mensaje el estado del período.
La generación automática es opcional por entidad; si está desactivada, genera el PDF cuando lo necesites con el botón Generar PDF (consulta PDF de la factura de venta). La generación automática tampoco bloquea nunca una contabilización: si encuentra un error, la factura se contabiliza igual y el error queda registrado en el registro.
Sí: la herramienta de Actualización masiva de estados contabiliza en una sola ejecución un lote filtrado de borradores, con un informe de resultados por documento. Consulta Actualización masiva de estados.
Solo las opciones que no tocan la contabilidad: los indicadores de aplicación automática (Auto Apply Memo), Match Lines on Apply, Dimension Match y la Plantilla de PDF. Los importes, las fechas, el cliente y las líneas quedan bloqueados. Cualquier cambio de fondo implica descontabilizar (si nunca salió de la empresa) o una nota de crédito.
Es el comportamiento del tipo Recibo funcionando según lo previsto: la contabilización creó un recibo de caja ya contabilizado (con método de pago Efectivo) y lo aplicó al instante. Está vinculado a la factura mediante su campo Original Invoice, y se deshace automáticamente si alguna vez descontabilizas la factura.
Sí, pero ten claro qué ocurre: se elimina la aplicación del pago, por lo que el dinero vuelve al recibo como efectivo no aplicado. El recibo en sí permanece contabilizado. Cuando vuelvas a contabilizar la factura corregida, vuelve a aplicar el dinero (o deja que lo haga la aplicación automática).
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