Crear una factura de compra a partir de una orden de compra
Cuando la factura del proveedor coincide con una orden que ya emitiste, no la vuelvas a escribir: genérala. El botón Nueva factura en una orden de compra contabilizada arma la factura a partir de la propia orden: proveedor, referencia, líneas, precios y la coincidencia, todo ya rellenado. Tú la revisas contra la factura en papel y la contabilizas.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar esto requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (personal y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
El flujo
En la orden de compra contabilizada, haz clic en Nueva factura
Se abre el conocido formulario de factura, ya rellenado a partir de la orden:
Ajusta a lo que el proveedor realmente facturó
Los proveedores rara vez facturan una orden de una sola vez. Ajusta la Cantidad de cada línea para que coincida con la factura que tienes en mano: la coincidencia permite como máximo lo que se ha recibido y aún no se ha facturado. Sterling completó una de dos visitas, así que su primera factura es cantidad 1 (USD 4,800), no 2. Elimina las líneas que la factura no incluye en absoluto.
Ingresa las fechas y los datos de referencia de la factura, y luego contabiliza
Establece la fecha de factura del proveedor, confirma la fecha de vencimiento y reemplaza la Referencia rellenada por el propio número de factura del proveedor si difiere. Contabiliza: la factura se registra como cualquier factura, y el Saldo por facturar de la orden baja por lo que facturaste.
Qué rellena el generador y qué te deja a ti
| Campo | De dónde proviene | Tu tarea |
|---|---|---|
| Entidad / Proveedor | La orden: la misma empresa, el mismo proveedor, siempre | Nada; estos no pueden diferir razonablemente de la orden |
| Orden de compra | Fijada en la orden desde la que partiste: este vínculo es la coincidencia | Déjala tal cual |
| Referencia / Descripción | Copiadas de la orden | Reemplaza la Referencia por el propio número de factura del proveedor |
| Líneas | Cada línea facturable de la orden: producto, cuenta contable, descripción, cantidad | Ajusta las cantidades a la factura en papel; elimina las líneas que no incluye |
| Precio unitario | El precio acordado en la orden, en gris | Nada; un precio facturado distinto es una disputa o una modificación de la orden, no una edición aquí |
| Fecha de factura / Fecha de vencimiento | En blanco: solo la factura en papel las conoce | Ingresa ambas; la fecha de factura determina el período contable, y la fecha de vencimiento nunca puede ser anterior a ella |
Las verificaciones que siguen ejecutándose
Generar la factura no relaja nada: las mismas reglas de coincidencia de tres vías se aplican al contabilizarla:
- Tope de cantidad: cada línea puede facturar como máximo lo que se ha recibido y aún no se ha facturado en su línea de orden. Si lo superas, la contabilización se detiene con: "La cantidad de la factura excede la cantidad restante en la Línea de la orden de compra."
- Acuerdo de precio: el precio unitario bloqueado mantiene la factura al precio de la orden; la tolerancia de sobrefacturación de la orden de compra de tu entidad solo absorbe excedentes menores.
- Misma moneda: la orden y la factura deben coincidir.
- El presupuesto acompaña: la factura generada hereda el Presupuesto de la orden, y cada línea vinculada hereda la línea de presupuesto de su línea de orden, de modo que la contabilización convierte el presupuesto comprometido en real sin doble conteo.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilizar las cantidades rellenadas sin leer la factura en papel | Registras la orden completa cuando el proveedor facturó una sola visita: la cuenta por pagar se sobreestima y la siguiente factura real se bloquea | Ajusta cada línea a lo que realmente dice la factura que tienes en mano |
| Conservar la Referencia copiada | La factura lleva el nombre de la orden en lugar del número de factura del proveedor: tanto la verificación de duplicados como las consultas al proveedor se resienten | Reemplázala por el número impreso en la factura del proveedor |
| Generar la factura antes de registrar la recepción | La contabilización se bloquea por el tope de cantidad y la factura queda en el limbo | Registra primero la entrega en la orden y luego genera |
| Agregar costos relacionados con la orden como líneas adicionales sin vincular | Se saltan todas las verificaciones de coincidencia y los saldos de la orden nunca cierran con honestidad | Mantén sin vincular solo los verdaderos incidentales (como el flete); todo lo ordenado permanece vinculado |
Quién puede generar facturas a partir de órdenes
Accounts Payable y Accounting Admin: los conjuntos de permisos que crean facturas de compra en general. Accounting Controller y Read Only pueden ver ambos documentos y el vínculo entre ellos, pero no pueden crear ni contabilizar.
¿Qué vía y cuándo?
| Vía | Ideal para |
|---|---|
| Nueva factura (este artículo) | Partes desde la orden: lo más limpio cuando las facturas siguen fielmente a las órdenes. |
| Coincidir orden de compra en una factura existente | La factura se ingresó primero (o llegó por OCR) y necesita vincularse. |
| Casilla Coincidencia automática de orden de compra | Alto volumen; el sistema encuentra y vincula la orden por sí mismo. |
Qué sigue
- Coincidencia de líneas entre orden de compra y factura de compra: las reglas detrás de la coincidencia.
- Recepción de líneas de orden de compra (activos): el paso previo requerido.
- Contabilizar y anular una factura de compra: una vez que la factura existe.
Preguntas frecuentes
Porque es el precio acordado en la orden: ese es todo el sentido de la coincidencia. Si el proveedor realmente facturó un precio distinto, disputa la factura o modifica conscientemente la orden (reábrela, cámbiala, vuelve a aprobarla y a contabilizarla) antes de facturar.
El generador ofrece las cantidades facturables de la orden; tú las ajustas a la factura. Si luego la contabilización reclama que la cantidad supera lo que resta, verifica que la recepción esté al día: solo puedes facturar lo que se ha recibido.
Sí: las facturas generadas son editables, y una línea agregada simplemente no queda vinculada a ninguna línea de la orden. Los costos relacionados con la orden permanecen vinculados; los incidentales van sin vincular en la misma factura.
Ese es el patrón normal: haz clic en Nueva factura otra vez por cada factura parcial. Cada factura generada toma otra porción del saldo facturable de la orden, y el Total facturado y el Saldo por facturar de la orden de compra llevan la cuenta acumulada. El programa de dos visitas de Sterling se convierte en dos facturas de USD 4,800.
Su Total facturado sube y su Saldo por facturar baja por el importe facturado, la factura aparece en las listas relacionadas de la orden, y todo compromiso presupuestario detrás de las líneas vinculadas se convierte en gasto real.
Sí: una vez creada es una factura de compra común, así que aplica el mismo control: solo se contabiliza cuando su Estado de aprobación es Aprobado o No requerido. Haber nacido de una orden aprobada no exime a la factura en sí.
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