Contabilizar y descontabilizar asientos
Un asiento en borrador es una propuesta; la contabilización lo convierte en el registro. Como un asiento contable escribe directamente en el libro mayor sin ningún documento detrás, los controles de contabilización que aquí se aplican son los más estrictos del sistema, y la vía de reapertura está controlada con el mismo cuidado. Aquí tienes ambas direcciones.
Acceso que necesitarás. Contabilizar, reabrir y anular asientos contables requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los asientos, pero no cambiar su estado.
Los controles de contabilización
La contabilización es todo o nada: primero se ejecutan las validaciones y, si alguna falla, no se escribe nada. Estos son los controles que un asiento supera, con cada mensaje de bloqueo citado tal cual:
| Control | Lo que dice el mensaje de bloqueo |
|---|---|
| Datos esenciales presentes | La entidad, el período contable, la fecha del asiento y el libro mayor deben poder resolverse. Un libro mayor faltante dice: «No hay un libro mayor configurado. Establece un libro mayor predeterminado en la entidad.» |
| Al menos una línea | «El asiento contable debe tener al menos una línea.» / «Se requiere al menos una línea antes de contabilizar.» |
| Cada línea de un solo lado y distinta de cero | «Línea …: solo puede establecerse débito o crédito, no ambos.» · «Línea …: el débito o el crédito debe ser mayor que cero.» |
| Balanceado | «El total de débitos debe ser igual al total de créditos.» — y si las líneas se modificaron por detrás de los totales: «La transacción no cuadra: débitos … != créditos ….» |
| Distinto de cero | «El monto total a contabilizar es cero. Agrega al menos una línea distinta de cero.» |
| Fecha dentro del período | «La fecha de la transacción … queda fuera del período contable (… a …).» |
| Libros abiertos | «La fecha de la transacción … es igual o anterior a la fecha de cierre del libro mayor …. Reabre los libros para contabilizar.» — la fecha Libro mayor cerrado hasta de la entidad protege los períodos finalizados. |
| Cuenta contable en cada línea | «Se requiere una cuenta contable en cada línea de contabilización.» |
| Cuenta contable activa | «La cuenta contable está inactiva. Actívala o selecciona una alternativa.» |
| Cuenta contable dentro del alcance | «La cuenta contable pertenece a otra entidad y no se puede usar en esta transacción.» |
| Balance por entidad (intercompañía) | «La contabilización intercompañía está descuadrada para la entidad …: débitos … != créditos ….» |
| La fecha de reversión tiene un período (asientos de ajuste) | «No se encontró un período contable abierto para la fecha de reversión …. Crea o abre el período primero.» |
Todo lo que los controles detecten regresa envuelto como «La contabilización falló: …» con el motivo específico dentro. Corrige lo que indique y contabiliza de nuevo — nada quedó escrito a medias.
Qué hace la contabilización
- Escribe una transacción contable por línea — los registros reales del libro mayor, visibles en la lista relacionada Transacciones contables.
- Ejecuta el motor de impuestos para cualquier línea que lleve un producto y un lado de impuesto, separando el neto del impuesto — el impuesto se registra como sus propios registros del libro mayor (impuesto de salida / impuesto de entrada) en las cuentas de impuestos asignadas.
- Traslada las dimensiones — el centro de costos de cada línea viaja a su registro del libro mayor, para que los informes dimensionales vean el asiento.
- Marca la intercompañía — cuando la entidad de alguna línea difiere de la del encabezado, los registros del libro mayor se marcan como intercompañía para el trabajo de consolidación.
- Estampa el tipo de cambio en los asientos en moneda extranjera (organizaciones multimoneda) en el momento de la contabilización, de modo que la tasa utilizada quede en el registro.
- Bloquea el asiento: el encabezado y las líneas rechazan ediciones hasta que se reabra — «No se puede modificar un asiento contable contabilizado.»
Seguir un asiento de principio a fin
El devengo de junio de Meridian, MJE001002, en el momento de la contabilización:
| Registro del libro mayor | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1 (de la línea 1) | Servicios públicos — Edificios | $3,200.00 | |
| 2 (de la línea 2) | Gastos devengados y otras cuentas por pagar | $3,200.00 |
Dos líneas que entran, dos registros del libro mayor que salen — los asientos son el único documento donde lo que escribes es literalmente lo que se contabiliza. El estado del registro cambia a Contabilizado, la lista Transacciones contables muestra los dos registros, y la balanza de comprobación de junio se mueve $3,200 en cada lado. Reabre el asiento y los dos registros se eliminan de nuevo; el libro mayor queda exactamente como si la contabilización nunca hubiera ocurrido.
Reapertura (descontabilización)
Haz clic en Editar en un asiento contabilizado y REDA Financials es explícito sobre el trato: «Al continuar se revertirán las transacciones contables de este asiento y volverá a Borrador para que puedas editarlo. Vuelve a contabilizar el asiento cuando termines.» La reapertura elimina los registros del libro mayor del asiento (y cualquier registro de impuestos que haya creado), lo devuelve a Borrador, y tú lo corriges y vuelves a contabilizar. Tres resguardos:
- Libros cerrados — un asiento con fecha en la fecha de cierre del libro mayor o antes no se puede reabrir; en su lugar, corrígelo con un asiento nuevo en el período abierto.
- Líneas conciliadas — «Este asiento contable no se puede descontabilizar porque tiene líneas conciliadas. Elimina la conciliación primero.»
- Cuidado en masa — la contabilización y la reapertura también funcionan de forma masiva desde la vista de lista; cada registro pasa los mismos controles de forma individual (Actualización masiva de estados).
Anulación
Anular es la opción de «esto nunca debió sostenerse»: los registros del libro mayor se eliminan y el registro se bloquea, claramente cancelado, sin necesidad de un campo de motivo. La propia información sobre herramientas de la acción expone el trato con claridad: «Anular este asiento contable. Las transacciones contables se eliminan y el asiento queda inmutable hasta que se reabra.» Y el aviso en un registro anulado deja abierta la vía de regreso: «Este asiento contable está anulado y no se puede editar directamente. Para hacer cambios, reábrelo como Borrador — el asiento volverá a ser editable y podrás volver a contabilizarlo cuando termines.» Los asientos en Borrador se pueden simplemente eliminar; los contabilizados y los anulados no — el rastro numerado permanece intacto.
La anulación nunca escribe un asiento de compensación — las líneas originales simplemente se eliminan. Cuando necesitas que la reversión sea visible en el libro mayor (un devengo que se deshace cruzando el límite de un período, por ejemplo), eso es una reversión, no una anulación.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué duele | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Reabrir un asiento contabilizado solo para «echar un vistazo» con Editar | Confirmar el aviso de Editar realmente elimina los registros del libro mayor — un clic casual descontabiliza contabilidad real | Lee los asientos contabilizados desde la página del registro; confirma Editar solo cuando de verdad quieras cambiar y volver a contabilizar |
| Intentar corregir un asiento de un período cerrado reabriéndolo | El control de cierre lo bloquea — los meses finalizados siguen finalizados | Contabiliza un asiento de corrección en el período abierto actual, con una descripción que vincule ambos |
| Descontabilizar un asiento que ya fue conciliado con el banco | Bloqueado — los libros y el estado de cuenta bancario se separarían | Elimina primero la coincidencia de conciliación, de forma deliberada, y luego reabre |
| Anular cuando se necesita una reversión visible | La anulación elimina registros en silencio; los auditores que revisen el libro mayor no ven nada donde ocurrió la corrección | Usa Reversar asiento — el original y el reflejo quedan ambos visibles |
| Dejar un asiento en Borrador «hasta el cierre de mes» | Los asientos en Borrador son invisibles para todos los informes — las cifras de junio están mal hasta que se contabiliza | Contabiliza cuando el asiento esté correcto; los informes solo ven la contabilidad contabilizada |
Quién puede contabilizar
Los conjuntos Accounting Controller y Accounting Admin contabilizan, reabren y anulan asientos contables — los mismos dos roles que los crean. No hay un paso de aprobación aparte en el sistema: tener el derecho de contabilización es el control, así que las organizaciones que quieren una revisión a cuatro ojos la gestionan según quién tenga estos conjuntos de permisos.
Qué sigue
- Crear un asiento contable — cómo llegar a un borrador contabilizable.
- Actualización masiva de estados — contabilizar un lote de una sola vez.
- Cierre contable — de dónde sale la fecha de cierre.
Preguntas frecuentes
No intentes reabrirlo: el control de cierre existe precisamente para impedirlo. Contabiliza un asiento de corrección en el período abierto actual (que revierta el efecto y lo vuelva a registrar correctamente), con una descripción que vincule ambos.
Las operaciones masivas pasan cada registro por todos los controles de forma independiente: la lista de fallos muestra el mensaje exacto de cada asiento (sin balancear, período cerrado, cuenta inactiva…). Corrige esos y vuelve a ejecutar sobre el subconjunto que falló.
No: anular un asiento contable simplemente elimina sus registros del libro mayor (no hay un estado de cuenta bancario que reflejar, a diferencia de los recibos de caja). Si necesitas un asiento de compensación para dejar constancia, para eso sirve una reversión manual.
Se van junto con los registros del libro mayor: la reapertura elimina tanto las transacciones contables como cualquier registro de impuestos que la contabilización haya creado. Volver a contabilizar recalcula todo desde cero a partir de las líneas tal como estén en ese momento.
Sí, pasando por Borrador: reabre el asiento anulado (el aviso ofrece exactamente esto), vuelve a ser editable y puedes volver a contabilizarlo cuando termines. Anular no es una trituradora: es una posición de espera claramente identificada.
La misma protección, en ambos sentidos. Contabilizar en libros cerrados se rechaza («…en la fecha de cierre del libro mayor o antes…»), y también se rechaza descontabilizar un asiento con fecha dentro de ellos («Los asientos contabilizados con fecha en la fecha de cierre o antes no se pueden descontabilizar.»). Una vez que un mes queda aprobado, su contabilidad no se mueve en ninguna dirección.
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