Clonar un asiento contable
Algunos asientos riman: la amortización del seguro de este trimestre se parece a la del trimestre pasado; la provisión de nómina de este mes refleja la de mayo. Clonar con líneas abre el formulario del asiento precargado con el encabezado y las líneas de un asiento existente: ajustas lo que cambia y lo contabilizas. (Para los asientos que se repiten en un calendario exacto, una plantilla recurrente es mejor que clonar; el clon es para los que se repiten casi igual.)
Acceso que necesitarás. Clonar y contabilizar asientos contables requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los asientos, pero no clonarlos ni contabilizarlos.
Cómo funciona
Haz clic en Clonar con líneas en cualquier asiento contable
Borrador, contabilizado, incluso anulado: la fuente es solo un molde. El formulario Crear asiento contable se abre precargado con sus datos; nada existe hasta que guardas.
Revisa lo que el clon cambió por ti
La Fecha del asiento es hoy (el período se vuelve a derivar), la descripción dice "Clon de <fuente> — …" para que la procedencia quede visible, el asiento recibirá su propio número y se conserva un vínculo con la fuente para la trazabilidad. Las líneas llegan exactamente como estaban: cuentas, lados, importes, centros de costos.
Conviértelo en el asiento de este período
Ajusta los importes que cambian, reescribe la descripción para decir qué es este asiento (no dejes "Clon de…" como registro permanente) y luego usa Guardar borrador o Contabilizar.
Qué se copia, qué se reinicia
| Detalle | |
|---|---|
| Se copia de la fuente | Entidad, Libro mayor, Tipo y cada línea exactamente como estaba: cuentas, lados de débito/crédito (sin invertir), importes, centros de costos, descripciones de línea. Los detalles del encabezado, como la Referencia y cualquier Fecha de reversión, también se traspasan; revísalos. |
| Se establece de nuevo | Fecha del asiento = hoy (el período se vuelve a derivar de ella) · Estado = Borrador · un número nuevo de la secuencia de la entidad al guardar · Descripción precargada "Clon de <fuente> — <descripción original>" y Referencia "Clon de <fuente>" |
| Se conserva para la trazabilidad | El campo Asiento contable de origen apunta al original, de modo que la procedencia sobrevive incluso después de que reescribas la descripción |
| Nunca se copia | El estado, las filas del libro mayor, los registros de impuestos: la contabilidad siempre proviene de contabilizar el asiento nuevo, nunca del antiguo |
| Una excepción | Clonar un asiento de Reversión borra el Tipo: una copia de una reversión no es una reversión |
Vale la pena saber
- Clonar una reversión produce un asiento normal: el tipo Reversión se borra deliberadamente; una copia de una reversión no es una reversión.
- El estado nunca se copia: los clones nacen como Borrador, sin efecto en el libro mayor.
- El botón Duplicar simple (estándar de Salesforce) copia solo el encabezado; Clonar con líneas es casi siempre lo que necesitas.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Dejar "Clon de …" como descripción permanente | El testimonio del libro mayor se lee como una fotocopia: los revisores deben rastrear la fuente para enterarse de algo | Reescribe la descripción para decir qué registra este asiento |
| Contabilizar el clon sin tocar los importes | Las cifras del período anterior se vuelven las de este período: parecen verosímiles y son incorrectas | Recorre cada línea; ajusta lo que cambia antes de Guardar borrador o Contabilizar |
| No revisar una Fecha de reversión copiada | El clon hereda la instrucción de auto-reversión de la fuente: el programador reversará también el asiento nuevo | Borra o vuelve a fechar la Fecha de reversión para que corresponda al período del asiento nuevo (o elimínala para las partidas que no son provisiones) |
| Clonar cuando querías reversar | Un clon repite el efecto (con los lados intactos); una reversión lo cancela (con los lados invertidos): clonar duplica lo que querías deshacer | Usa Reversar asiento para deshacer; clona solo para "otro igual" |
| Usar el botón Duplicar simple | Obtienes el encabezado sin líneas: medio asiento | Clonar con líneas, casi siempre |
Qué sigue
- Asientos contables recurrentes: cuando la repetición es realmente programada.
- Crear un asiento contable: el formulario en el que aterriza el clon.
- Reversar asientos contables: el otro derivado de un solo clic.
Preguntas frecuentes
Reversar deshace un asiento (con los lados invertidos). Clonar repite un asiento de forma irregular (con los lados intactos). Una plantilla recurrente repite un asiento según un calendario sin que hagas clic en nada. Los tres terminan en el mismo formulario; se diferencian en qué se precarga y cuándo.
El clon conserva la entidad de la fuente; cámbiala en el formulario precargado antes de guardar. Presta atención a las cuentas contables y los centros de costos acotados a la entidad: la validación del formulario marcará cualquier línea cuya cuenta no corresponda a la nueva entidad.
Sí: el campo Asiento contable de origen registra de dónde proviene, y la descripción precargada también lo indica. La trazabilidad queda visible sin tener que investigar.
Sí: el estado de la fuente no importa porque la fuente es solo un molde. Clonar un asiento anulado es incluso una práctica ordenada: el error queda anulado en el registro y su versión corregida nace como un nuevo Borrador.
No cuando la entidad usa una secuencia de documentos: el clon toma el siguiente número disponible, como cualquier asiento nuevo, y el número queda bloqueado. La conexión con la fuente vive en el campo Asiento contable de origen y en la descripción precargada, no en la numeración.
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