Reprocesar extracciones fallidas
Algunos documentos fallan: un escaneo demasiado borroso, un proveedor que aún no existía, un contratiempo transitorio del servicio. Los fallos aparecen en la vista Errores de la Bandeja de OCR con el motivo registrado, y la acción Reprocesar le da a cada documento una segunda oportunidad después de que corriges la causa. No se pierde nada; nada necesita reenviarse por correo.
Acceso que necesitarás. Reprocesar elementos de OCR requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los elementos, pero no actuar sobre ellos.
Clasificación por mensaje de error
| El mensaje dice… | Significa… | Corrige y luego reprocesa |
|---|---|---|
| "…no parece ser una factura." | La IA te protege de un estado de cuenta, un folleto, un contrato | Si realmente no es una factura, márcala como Rechazada. Si lo es (diseño inusual), reprocesa, o crea la factura manualmente con el archivo adjunto |
| "El servicio de IA está temporalmente limitado por tasa / sobrecargado…" | Presión transitoria del servicio | Solo reprocesa en unos minutos: nada está mal de tu lado |
| "Se ha alcanzado el límite mensual de procesamiento de documentos con IA." | El medidor de documentos de la organización está agotado | Nuevo mes o un plan más grande; la cola espera |
| "La clave de API de IA no está configurada…" | Licencia no activada (o vencida) | Consola de administración → Suscripción → activar; consulta a tu administrador |
| Un fallo de análisis/extracción | El documento venció al lector (escaneo rotado, imagen de una imagen) | Consigue una copia más limpia si es posible; de lo contrario, ingreso manual con el archivo adjunto |
La referencia completa de mensajes
La tabla anterior es la vista de clasificación; esta es el catálogo completo, palabra por palabra tal como los mensajes aparecen en el registro (o, para las respuestas de recepción, en el buzón del remitente). Los marcadores de posición como {0} se rellenan con el detalle específico en el momento del fallo:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "El servicio de IA está temporalmente limitado por tasa. Vuelve a intentarlo en unos momentos." | Demasiado a la vez, normalmente una ráfaga de documentos. Nada que corregir; reprocesa tras una breve espera. |
| "El servicio de IA está temporalmente sobrecargado. Vuelve a intentarlo en breve." | El propio servicio está ocupado. El mismo remedio: espera un momento y reprocesa. |
| "El servicio de IA devolvió una respuesta vacía. Vuelve a intentarlo." | Una respuesta en blanco puntual. Reprocesa; escala al soporte solo si se repite en el mismo documento. |
| "El servicio de IA devolvió un error (HTTP {0}): {1}" | Un error inesperado del servicio: los marcadores de posición llevan el código y el detalle. Reprocesa una vez; si persiste, comparte el mensaje exacto con tu administrador. |
| "No se pudo analizar la respuesta de extracción de la IA: {0}" | La respuesta de la IA no se pudo volver a leer, normalmente un documento que la venció (escaneo rotado, foto de una foto). Reprocesa; si se repite, consigue una copia más limpia. |
| "El documento cargado no parece ser una factura. Carga un documento de factura válido." | La comprobación de primera pasada que te protege de estados de cuenta, folletos y contratos. Si realmente no es una factura, marca el registro como Rechazado. |
| "No se pudo encontrar el archivo cargado. Intenta cargarlo de nuevo." | El archivo del documento no está en el registro, normalmente una carga interrumpida. Vuelve a cargar el archivo en el formulario Nueva factura de compra. |
| "Registro de la Bandeja de OCR no encontrado." | El registro se eliminó mientras alguien actuaba sobre él. Actualiza; si el documento aún importa, vuelve a enviarlo. |
| "Se ha alcanzado el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Comunícate con tu administrador." | El medidor de documentos de toda la organización para el mes está agotado. Nuevo mes o un plan más grande; la cola espera. |
| "La clave de API de IA no está configurada. Activa tu licencia de REDA Financials AI." | La licencia no está activa (o venció). Tu administrador la activa en la pestaña Suscripción de la Consola de administración, y luego reprocesas. |
| "No se encontraron archivos PDF adjuntos en el correo. Solo se procesan archivos PDF para la extracción de facturas." | Devuelto al remitente por correo: el canal de correo solo acepta PDF. Pide al proveedor que lo reenvíe en PDF, o carga tú mismo el archivo en el formulario Nueva factura de compra (que también acepta JPG y PNG). |
| "Ocurrió un error al procesar los archivos adjuntos de tu correo: {0}" | La copia del fallo que recibe el remitente. Aun así se creó un registro con estado Error con el mismo motivo capturado: búscalo en la vista Errores y trabájalo desde ahí. |
| "Tipo de archivo no admitido. Carga un archivo PDF, JPG, JPEG o PNG." | La carga manual solo acepta estos cuatro formatos. Convierte o vuelve a exportar el documento y cárgalo de nuevo. |
Por qué los errores nunca se reintentan solos
El ciclo de procesamiento automático —la tarjeta "Procesamiento de documentos OCR" en la pestaña Operaciones de la Consola de administración, que se ejecuta cada 15 minutos— solo toma registros en estado Pending y Extracting. Un registro marcado como Error queda deliberadamente fuera de su alcance: reintentar un documento cuyo proveedor no existe fallaría de forma idéntica cada 15 minutos para siempre. Los errores esperan a una persona, y Reprocesar es cómo esa persona responde.
Ese diseño también protege la cola: cuando un documento falla, solo ese registro se marca como Error (con el motivo en su campo Mensaje de error) y el ciclo continúa con el siguiente documento. Un escaneo ilegible nunca bloquea las cincuenta facturas buenas que están detrás. Tu administrador también puede vigilar el daño desde la distancia: la tarjeta Operaciones muestra los contadores de la Cola de documentos para Pending, Extracting y Errores, de modo que un recuento de Errores en aumento es visible sin abrir la pestaña Bandeja de OCR.
Ejecutar un reprocesamiento
Corrige la causa primero
El caso clásico: el proveedor no existía → crea la cuenta del proveedor. Desajuste de entidad → verifica que la factura estaba dirigida a una entidad que has configurado. Los errores transitorios no necesitan ninguna corrección.
Haz clic en Reprocesar en el registro
La extracción se reinicia y vuelve a ejecutar ambas fases contra el documento almacenado ("Reprocesando documento..."), y luego abre el formulario de factura precargado exactamente igual que un Crear factura nuevo. Reprocesar también es lo indicado en extracciones exitosas pero incorrectas, después de que corriges los datos maestros que la desviaron.
Higiene de la cola
- Revisa la vista Errores a diario: la mayoría de los elementos son reintentos de un clic; el resto son tareas pendientes de datos maestros que mejoran cada extracción futura.
- Presta atención a los patrones: que el mismo proveedor falle repetidamente significa que su diseño de factura necesita revisión (o un registro de guía de territorio, a través de tu administrador) en lugar de reintentos documento por documento.
- Reprocesar no consume nuevo crédito de documentos del mes medido al volver a ejecutar un documento almacenado: la lectura ya se contó en la recepción.
Una revisión de los viernes de la vista Errores de Meridian
La entidad del Reino Unido de Meridian Properties Group despeja su vista REDA: Errores todos los viernes. La cosecha de esta semana muestra cuán diferentes pueden ser las correcciones para una cola que se ve igual:
| Registro | El mensaje de error dice | Qué pasó en realidad | La solución |
|---|---|---|---|
| OCR #00000198 | "El servicio de IA está temporalmente limitado por tasa. Vuelve a intentarlo en unos momentos." | Un proveedor de mantenimiento envió doce facturas por correo en una ráfaga el martes; dos alcanzaron el límite | No se necesita corrección: Reprocesa cada una; ambas se extraen sin problemas en el reintento |
| OCR #00000201 | "No se pudo analizar la respuesta de extracción de la IA: …" | Un recibo fotografiado, torcido, de un contratista ocasional | Pide al contratista un PDF adecuado; reprocesa cuando no se pueda conseguir uno y haz el ingreso manual si el reintento también falla |
| OCR #00000203 | "El documento cargado no parece ser una factura. Carga un documento de factura válido." | El resumen de un contrato de arrendamiento de un inquilino reenviado por error a la dirección de recepción | Nada que reprocesar: márcalo como Rechazado e indícale a quien lo reenvió a dónde van realmente los documentos de arrendamiento |
| OCR #00000205 | "La clave de API de IA no está configurada. Activa tu licencia de REDA Financials AI." | La licencia había vencido durante la noche antes de que se aplicara la clave de renovación | El administrador activa la nueva clave en la pestaña Suscripción de la Consola de administración; luego reprocesa |
Tiempo total: unos diez minutos, y nota que solo uno de los cuatro (el recibo torcido) fue un problema con un documento. La vista Errores es sobre todo una lista de reintentos, ocasionalmente una lista de tareas pendientes, y solo raramente una lista de malas noticias.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Reprocesar de inmediato sin leer el Mensaje de error | Los fallos de datos maestros (proveedor faltante, entidad no coincidente) fallan de forma idéntica en el reintento: solo pierdes tiempo | Lee primero el mensaje; los errores transitorios del servicio son los únicos que no necesitan corrección |
| Reenviar el documento por correo en lugar de reprocesar | Cada recepción por correo crea un registro nuevo y cuenta un documento nuevo contra el límite mensual: reprocesar el registro existente no cuesta nada adicional | Reprocesa: el archivo ya está almacenado en el registro |
| Eliminar registros de Error para ordenar la vista | Pierdes el mensaje de error, el documento y la prueba de lo que llegó, y el conteo de uso del mes deja de coincidir con los registros que lo respaldan | Marca los callejones sin salida como Rechazado; no cuesta nada conservarlos |
| Esperar a que el ciclo reintente los errores | Nunca lo hará: el ciclo solo procesa registros en estado Pending y Extracting | La vista Errores es territorio humano; revísala según un cronograma |
| Reprocesar para "corregir" una factura que ya existe | Bloqueado por diseño: "No se puede reprocesar: ya se ha creado una factura de compra a partir de este registro." | Edita directamente el borrador de la factura de compra: es un borrador ordinario |
Qué sigue
- Bandeja de OCR y cola de documentos — el hogar de la vista Errores.
- Crear una factura a partir de OCR — a dónde llega un reprocesamiento exitoso.
- Programador de operaciones — el ciclo que procesa la cola.
Preguntas frecuentes
Reemplaza el resultado de la extracción del registro con la nueva lectura; el documento y el historial de recepción permanecen. Como todavía no existe ninguna factura (la validación lo garantiza), no se toca nada en tus libros contables.
Reprocesar es por registro (abre el formulario de revisión), así que una ráfaga por una interrupción del servicio se resuelve abriendo cada elemento desde la vista Errores. Evita reenviar los mismos correos como atajo: cada PDF que llega crea un nuevo registro de recepción y cuenta contra el medidor mensual de documentos; reprocesar el registro existente no lo hace.
Una vez que se ha creado una factura de compra a partir del registro: "No se puede reprocesar: ya se ha creado una factura de compra a partir de este registro." En ese punto, la factura es la fuente de la verdad; corrígela directamente en lugar de volver a leer el documento que está debajo.
El medidor cuenta los documentos a medida que entran a la cola; cada registro de recepción incrementa una vez el uso del mes. Reprocesar vuelve a leer un documento que ya se contó, sobre su registro existente.
Ambas opciones funcionan. Crear factura te permite elegir el proveedor a mano en el formulario ahora mismo; Reprocesar vuelve a ejecutar la extracción completa para que la coincidencia del proveedor (y el historial de codificación de ese proveedor) se aplique automáticamente. Si esperas más facturas de este proveedor, reprocesa una vez: así se inicia correctamente el ciclo de aprendizaje.
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