Creación de depósitos bancarios
Un viernes en la oficina de Meridian: los cheques de tres inquilinos van en un mismo sobre, una boleta de depósito, un solo viaje al banco. El extracto del lunes muestra una línea por el total, pero los libros contienen tres recibos. El registro de Depósito bancario resuelve exactamente esto: agrupa los recibos en el depósito que ocurrió físicamente, y la conciliación empareja el grupo con la única línea del extracto.
Acceso que necesitarás. Crear, editar y contabilizar depósitos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los depósitos, pero no crearlos ni contabilizarlos.
Qué es un depósito (y qué no es)
- Es una agrupación, no un evento contable. Los recibos ya contabilizaron sus asientos de efectivo; el depósito solo dice "estos viajaron juntos al banco." Contabilizar un depósito no mueve saldos contables: bloquea la agrupación para la conciliación.
- Su total es el total de sus miembros, calculado en vivo a medida que agregas y quitas elementos, para compararlo con la boleta de depósito que tienes en mano.
- Concilia como una sola unidad. En la conciliación, el depósito contabilizado es un único candidato para la única línea de extracto; sus recibos miembros salen del grupo de conciliación ("concilia a través del depósito, no individualmente").
Qué contiene un depósito bancario
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| Cuenta bancaria (obligatorio) | Adónde fue el dinero físicamente. Debe pertenecer a la misma entidad que el depósito, y determina qué recibos son siquiera elegibles. |
| Fecha de depósito (obligatorio) | El día en que el dinero viajó al banco: la fecha que llevará la línea del extracto. |
| Estado | Borrador (membresía abierta) o Contabilizado (membresía bloqueada, el depósito es candidato de conciliación). Los depósitos nuevos empiezan en Borrador. |
| Referencia / Descripción | El número de la boleta de depósito y cualquier nota: la referencia es con lo que una línea de extracto puede conciliar. |
| Entidad | Se registra automáticamente a partir de la cuenta bancaria. |
| Monto total / Cantidad de elementos | Totales en vivo de los miembros: los montos de los recibos más los débitos de líneas de asiento, y cuántos elementos hay. Compara el Monto total con la boleta antes de contabilizar. |
| Línea de extracto bancario / Conciliación bancaria | Se registra cuando el depósito concilia durante la conciliación; aparece una insignia Conciliado en el depósito. Vacío hasta entonces. |
Cómo crear uno
Nuevo depósito bancario: cuenta + fecha
Elige la Cuenta bancaria y la Fecha de depósito (el día en que fue al banco); agrega el número de la boleta como Referencia. El registro comienza como Borrador.
Agregar elementos
El selector ofrece lo que es elegible: recibos de caja contabilizados y no anulados en esta cuenta bancaria que no estén en otro depósito ni ya conciliados, más débitos de líneas de asiento contables del catálogo del banco para los casos excepcionales. Los elementos no elegibles indican el motivo ("ya está en otro depósito", "ya está conciliado con una línea de extracto bancario"). Marca los tres cheques; verifica que el Monto total coincida con la boleta.
Contabilízalo
Contabilizar (que requiere al menos un elemento) bloquea la membresía: "Depósito bancario contabilizado correctamente." Sin movimiento contable, como se prometió; el depósito ahora es candidato de conciliación a la espera del extracto del lunes.
Quién puede entrar a un depósito
El selector de Agregar elementos tiene dos pestañas, y cada una aplica su propia prueba de elegibilidad, mostrando el motivo por elemento para todo lo que quede excluido:
| Pestaña | Elegible cuando… |
|---|---|
| Recibos de caja | Está contabilizado, es un recibo de dinero real (no un certificado de retención de impuestos), está en esta misma cuenta bancaria, no está anulado, no está ya en otro depósito, no está ya conciliado con una línea de extracto, y, en organizaciones multimoneda, está en la moneda de la cuenta bancaria. |
| Líneas de asientos contables | El asiento contable padre está contabilizado, la línea está en la cuenta contable de este banco, es un débito (entrada de dinero), y no está ya depositada ni conciliada. Esta es la ruta para el efectivo que entró a los libros mediante un asiento en lugar de un recibo. |
Los estados vacíos lo dicen claramente: "No se encontraron Recibos de caja elegibles para esta Cuenta bancaria." / "No se encontraron Líneas de asientos contables elegibles para esta Cuenta bancaria." — y un depósito recién creado muestra "Aún no hay elementos en este depósito. Haz clic en Agregar elementos para asociar Recibos de caja o Líneas de asientos contables." Los elementos excluidos tampoco son un misterio oculto: el selector devuelve el motivo, como "ya está en otro depósito" o "ya está conciliado con una línea de extracto bancario".
Cambios y reversiones
- Editar la membresía requiere el estado Borrador ("El Depósito bancario debe estar en estado Borrador para agregar o quitar elementos.") — Reabre un depósito contabilizado para ajustarlo, a menos que ya esté conciliado ("Elimina primero la asociación de conciliación.").
- Un recibo concilia a través de su depósito o directamente, nunca ambos: la validación es explícita: "Un registro no puede estar vinculado a la vez a un Depósito bancario y a una Línea de extracto bancario."
- Disciplina de moneda como en toda la banca: el depósito, su cuenta bancaria y sus miembros deben coincidir.
Las reglas que mantienen limpios los depósitos
El ciclo de vida del depósito está protegido de principio a fin. Textual, con la forma de resolverlo:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "El Depósito bancario debe estar en estado Borrador para agregar o quitar elementos." | Contabilizado significa membresía sellada. Reabre a Borrador primero si la agrupación realmente necesita cambiar. |
| "El Depósito bancario debe contener al menos un Recibo de caja o una Línea de asiento contable antes de poder contabilizarse." | Un depósito vacío no agrupa nada: agrega los elementos y luego contabiliza. |
| "El Depósito bancario no se puede editar mientras esté en estado Contabilizado. Reábrelo a estado Borrador primero." | El mismo sello, que cubre los campos propios del depósito. |
| "Los Depósitos bancarios contabilizados no se pueden eliminar. Reábrelos a estado Borrador primero." | La eliminación es un acto exclusivo de Borrador: un proceso deliberado en dos pasos, nunca accidental. |
| "El Depósito bancario debe estar en estado Contabilizado para poder reabrirse." | Reabrir es la reversión del depósito contabilizado; un Borrador ya está abierto. |
| "No se puede reabrir este Depósito bancario porque está asociado a una Línea de extracto bancario o a una Conciliación bancaria. Elimina primero la asociación de conciliación." | Una vez que el depósito está conciliado, la conciliación depende de él: desconcilia ahí primero, de forma deliberada. |
| "Un registro no puede estar vinculado a la vez a un Depósito bancario y a una Línea de extracto bancario. Puede conciliarse a través de un depósito o directamente, pero no ambos." | Una ruta por recibo: a través de su grupo, o directamente, nunca las dos a la vez. |
| "La moneda del Depósito bancario debe coincidir con la moneda de la Cuenta bancaria." | La moneda de la cuenta es ley para todo lo bancario; los depósitos no son la excepción. |
| "La Cuenta bancaria debe pertenecer a la misma entidad que el Depósito bancario." | Cada compañía deposita en sus propias cuentas: elige el banco de esta entidad. |
| "La Cuenta bancaria está inactiva. Selecciona una cuenta bancaria activa o contacta a tu administrador para reactivarla." | Las cuentas retiradas no reciben depósitos nuevos. |
Las confirmaciones del camino exitoso son igual de explícitas: "Elementos agregados al depósito correctamente.", "Elemento eliminado del depósito.", "Depósito bancario contabilizado correctamente.", "Depósito bancario reabierto como Borrador."
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Agrupar por conveniencia en lugar de por boleta | El total del depósito no coincide con ninguna línea de extracto: el banco muestra lo que llegó físicamente junto, no lo que era prolijo en tus libros | Una boleta de depósito física = un Depósito bancario, exactamente con sus elementos |
| Incluir recibos electrónicos en los depósitos | Las transferencias y los ACH llegan uno por línea de extracto; agrupados, el total de su depósito no coincide con nada, y las líneas individuales no encuentran candidatos (los miembros salieron del grupo) | Los depósitos son para dinero agrupado físicamente; deja que los recibos electrónicos concilien directamente |
| Contabilizar antes de verificar el Monto total contra la boleta | Un cheque faltante o de más aparece semanas después como una línea de extracto que está "desfasada por un miembro": el tipo de discrepancia más difícil de detectar | El total en vivo existe exactamente para este momento: boleta en mano, totales coinciden, luego contabiliza |
| Dejar los depósitos en Borrador indefinidamente | Un depósito en Borrador no es candidato de conciliación: sus recibos están fuera del grupo y el depósito no puede emparejarse; la línea de extracto no espera nada | Contabiliza el depósito el mismo día en que va al banco |
| Conciliar un recibo miembro directamente "porque era más rápido" | Bloqueado ("…conciliarse a través de un depósito o directamente, pero no ambos.") — y si el recibo realmente debía estar solo, su depósito ahora queda incompleto | Decide la ruta primero: los recibos solos concilian directamente, los recibos agrupados concilian a través de su depósito |
Qué sigue
- Emparejamiento automático con IA — los depósitos como candidatos de conciliación.
- Crear un recibo de caja — los miembros.
- Descripción de la conciliación — dónde los depósitos demuestran su valor.
Preguntas frecuentes
No: los recibos electrónicos llegan uno por línea de extracto y se concilian directamente. Los depósitos existen para dinero agrupado físicamente: cheques y efectivo en una sola boleta.
La línea del extracto llega por un monto menor. Reabre el depósito (si no está conciliado), quita el recibo del cheque rechazado, vuelve a contabilizar, concilia; luego resuelve el rechazo en sí anulando ese recibo (el flujo de reversión), lo que reabre la factura del inquilino.
El selector te indica el motivo de cada elemento; lo más común es que esté en borrador (contabilízalo), esté en otra cuenta bancaria, ya esté en otro depósito, o ya esté conciliado directamente con una línea de extracto.
Como una sola unidad: el depósito contabilizado es un único candidato para la única línea de extracto, mientras que sus miembros quedan excluidos del grupo y de los depósitos en tránsito como elementos individuales. Cuando concilia, el depósito queda vinculado a la línea de extracto y a la conciliación, y muestra su insignia Conciliado.
Sí: la segunda pestaña del selector ofrece líneas de asientos contables: contabilizadas, con débito en la cuenta contable de este banco, que no estén ya depositadas ni conciliadas. Así es precisamente como el efectivo registrado por asiento contable se agrupa en la misma boleta que los recibos.
Nunca su contabilización: los recibos ya registraron sus propios asientos y los conservan de todas formas. Reabrir o eliminar un depósito solo cambia la agrupación: los miembros simplemente regresan al grupo elegible, libres para volver a agruparse o conciliarse directamente.
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