Descripción de los asientos contables
La mayor parte de tu contabilidad se escribe sola: contabiliza una factura y REDA Financials crea los movimientos del libro mayor. Pero algunos hechos no llegan como documentos: una factura de electricidad de junio que no apareció para el cierre del mes, un aporte de capital de un socio, un costo registrado en la cuenta equivocada. Para esos casos, los contadores recurren a la herramienta original del oficio: el asiento contable, una escritura directa y deliberada en el libro mayor, donde tú dices qué cuentas se mueven y por cuánto.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede ver los asientos contables; crearlos, contabilizarlos y anularlos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlos, pero no modificarlos.
Anatomía: un encabezado y líneas cuadradas
Un asiento contable es un encabezado (entidad, fecha, descripción) más dos o más líneas, cada una impactando en una cuenta contable con un débito o un crédito. Rige la regla de hierro de la contabilidad de partida doble: el total de débitos debe igualar al total de créditos; el valor nunca aparece ni desaparece, solo se mueve entre cuentas. REDA Financials lo exige de forma absoluta; un asiento descuadrado no puede contabilizarse.
Aquí está la acumulación de junio de Meridian: la factura de servicios no había llegado para el cierre del mes, así que el contador registró el costo estimado donde corresponde (junio) con la promesa de deshacerlo cuando llegue la factura real:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Servicios — Edificios | $3,200.00 | |
| Gastos acumulados y otras cuentas por pagar | $3,200.00 |
Léelo en voz alta y queda claro: junio consumió $3,200 de electricidad (sube el gasto), que debemos pero que aún no nos han facturado (sube el pasivo).
El encabezado de un vistazo
Cada campo del encabezado del asiento se gana su lugar. Tres son obligatorios al guardar — Entidad, Fecha del asiento y Estado — y el sistema completa la mayoría del resto sin que lo notes:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Nombre del asiento contable | El número de documento del asiento. Cuando la entidad tiene una secuencia de documentos para asientos contables, se asigna automáticamente al guardar y queda bloqueado; sin ella, lo escribes tú, y se rechazan los duplicados por entidad. |
| Entidad (obligatorio) | En qué libros escribe el asiento. Debe estar activa. Al elegirla también se establece el Libro mayor de forma predeterminada. |
| Fecha del asiento (obligatorio) | A qué momento pertenece el hecho. Determina el Período contable automáticamente. |
| Estado | Borrador → Contabilizado → Anulado: el ciclo de vida que se describe abajo. |
| Tipo | La etiqueta de propósito del asiento; consulta la tabla de la siguiente sección. Opcional; su valor predeterminado es Estándar. |
| Período contable | Se deriva de la Fecha del asiento; se vuelve a derivar si cambias la fecha o dejas el campo en blanco. Puedes elegir uno tú, pero debe contener la fecha y pertenecer al territorio de la entidad. |
| Libro mayor | Toma como valor predeterminado el Libro mayor predeterminado de la entidad; debe estar activo. |
| Referencia / Descripción | Tu referencia cruzada y tu testimonio: qué es este asiento y por qué. |
| Fecha de reversión | Cuándo debe el sistema deshacer el asiento; obligatoria para los asientos De ajuste. Consulta Reversión de asientos contables. |
| Total de débitos / Total de créditos | Sumas calculadas de las líneas: nunca las escribes tú. |
| Está cuadrado | Una casilla calculada: Total de débitos = Total de créditos. Se ubica en el panel de resumen del registro como indicador de salud siempre activo. |
| Importe total de impuestos | Suma de cualquier impuesto a nivel de línea que haya calculado el motor de impuestos (en la mayoría de los asientos: cero). |
| Asiento contable de origen | Para reversiones y clones: el asiento del que proviene este. La vista espejo es la lista relacionada Asientos de reversión en el asiento de origen. |
Tipos de asiento
El campo Tipo etiqueta el propósito del asiento; es útil para filtrar y revisar:
| Tipo | Se usa para |
|---|---|
| Estándar | El asiento manual de todos los días: correcciones, aportes, transferencias. |
| De ajuste | Acumulaciones y ajustes de fin de período; requiere una Fecha de reversión para que el sistema lo deshaga en el período siguiente. |
| De reversión | El deshacer, creado por el sistema, de un asiento de ajuste; este no lo eliges tú. |
| Recurrente | Generado a partir de una plantilla recurrente. |
| Intercompañía | Asientos cuyas líneas abarcan más de una entidad; consulta Asientos contables intercompañía. |
| De cierre / Asignación de gastos / Conciliación bancaria | Creados por procesos del sistema (cierre de fin de año, lotes de asignación, ajustes de conciliación bancaria). |
Dos tipos traen consigo un comportamiento real; el resto son etiquetas para filtrar y revisar:
- De ajuste hace obligatoria la Fecha de reversión: un asiento de ajuste es una verdad temporal, y el sistema insiste en que digas cuándo caduca.
- De reversión no puede elegirse a mano: pertenece únicamente a los asientos que llevan un Asiento contable de origen, es decir, reversiones genuinas de algo.
- Todo lo demás — Estándar, Intercompañía, Recurrente y los tipos del sistema — se contabiliza de forma idéntica. El tipo les dice a los revisores por qué existe el asiento; las líneas le dicen al libro mayor qué pasó.
Ciclo de vida
- Borrador: editable, eliminable, sin efecto en el libro mayor. El número de documento ya está asignado a partir de la secuencia de la entidad.
- Contabilizado: una transacción contable por línea impacta en el libro mayor; el asiento se bloquea. Para cambiarlo, reábrelo a Borrador (los registros se eliminan), edítalo y contabilízalo de nuevo; el botón Editar te guía por exactamente eso.
- Anulado: cancelado, los registros se eliminan, el asiento queda bloqueado pero se conserva archivado. Un asiento anulado puede reabrirse como Borrador si al final resulta que lo necesitas.
Un mes de asientos en Meridian
Cuatro asientos de los libros de EE. UU. de Meridian muestran los tipos trabajando juntos: una sola historia, contada en asientos:
| Asiento | Tipo | Qué registra | Importe | Estado |
|---|---|---|---|---|
| MJE001001 | Estándar | El aporte de capital inicial de los socios: un clásico hecho de "no existe ningún documento para esto" | $750,000.00 | Contabilizado |
| MJE001002 | De ajuste | La acumulación de electricidad de junio (el asiento de arriba), con Fecha de reversión 01/07/2026 | $3,200.00 | Contabilizado |
| MJE001003 | Estándar | Reclasificación de los costos de seguridad a la cuenta de reparaciones: aún en revisión | $1,150.00 | Borrador |
| MJE001004 | De reversión | El deshacer de MJE001002, con fecha 02/07/2026 en el nuevo período, enlazado mediante Asiento contable de origen | $3,200.00 | Contabilizado |
Fíjate en lo que te dicen los estados: los dos asientos contabilizados están en los libros de junio y de julio respectivamente; la reclasificación en borrador todavía no afecta nada. Y el par de reversión — MJE001002 y MJE001004 — demuestra la disciplina que hace seguras las acumulaciones: junio lleva la estimación, julio la cancela antes de que llegue la factura real.
Las reglas que mantienen limpio un asiento
Estos son mensajes reales que puedes encontrar, citados tal cual, con la salida al lado. Ninguno de ellos puede saltarse mediante una importación o integración:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «El asiento contable no puede contabilizarse porque el Total de débitos no es igual al Total de créditos. Asegúrate de que todas las líneas estén guardadas y de que el asiento cuadre antes de contabilizar.» | La regla de hierro. Revisa el indicador de Diferencia del formulario; una línea sin guardar y olvidada suele ser la culpable. |
| «La Fecha del asiento debe estar dentro del Período contable seleccionado. Corrige la fecha o deja en blanco el campo Período contable para que el sistema lo derive automáticamente.» | La fecha y el período no coinciden; dejar en blanco el período suele ser el arreglo más rápido. |
| «El Período contable seleccionado no pertenece al mismo territorio que la Entidad. Deja en blanco el campo del período para que el sistema derive el período correcto automáticamente a partir de la Fecha del asiento.» | Se eligió a mano un período del calendario equivocado; deja que el sistema lo vuelva a derivar. |
| «La entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Selecciona una entidad activa o comunícate con tu administrador para reactivarla.» | Las empresas dadas de baja no admiten nueva contabilidad. |
| «El libro mayor está inactivo y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Selecciona un libro mayor activo o comunícate con tu administrador.» | El gemelo, del lado del libro mayor, de la misma disciplina. |
| «La Fecha de reversión debe ser posterior a la Fecha del asiento. Normalmente es el primer día del período siguiente.» | Un deshacer no puede ser anterior a aquello que deshace. |
| «No se puede modificar un asiento contable contabilizado. Usa la acción Recontabilizar para corregir un asiento contabilizado.» | Contabilizado = bloqueado. En la práctica: haz clic en Editar y la confirmación te guía para reabrir a Borrador y contabilizar de nuevo. |
| «No se puede modificar un asiento contable anulado.» | Anulado también está bloqueado; reábrelo como Borrador primero si resulta que lo necesitas. |
| «No se puede eliminar un asiento contable contabilizado o anulado.» | Solo se eliminan los borradores. Todo lo que alguna vez impactó (o fue cancelado formalmente de) los libros queda archivado. |
| «Este asiento contable no puede descontabilizarse porque tiene líneas conciliadas. Elimina primero la conciliación.» | Los asientos conciliados con el banco están protegidos; desvincúlalos deliberadamente en la conciliación antes de reabrir el asiento. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué duele | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Registrar dinero de clientes o proveedores como asiento | Sin antigüedad, sin aplicaciones, sin estado de cuenta: el libro auxiliar queda ciego | Recibos de caja, pagos y facturas para el dinero de terceros; asientos para el resto |
| Escribir un signo menos para invertir la dirección de una línea | La línea se rechaza: cada línea toma un solo lado, siempre positivo | Mueve el importe a la otra columna (Débito ↔ Crédito) |
| Reversar manualmente un asiento que ya tiene una Fecha de reversión | El programador también lo reversará: la acumulación puede terminar deshecha dos veces | Los asientos con una Fecha de reversión pertenecen al programador; reversa manualmente solo los que no tienen una |
| Una descripción que dice "ajuste" | Un año después, nadie — tú incluido — sabe por qué se movió el libro mayor | Escribe el testimonio: qué, qué período, por qué y la referencia del papel de trabajo |
| Fechar el asiento cuando lo escribiste, no cuando corresponde el hecho | El costo cae en el mes equivocado y los informes de ambos meses engañan | Féchalo en el período que se corrige mientras ese período esté abierto; de lo contrario, usa el período abierto actual |
Quién trabaja con los asientos
Esta es la única transacción donde el Accounting Controller lleva la pluma: los Controllers y los Accounting Admins crean, contabilizan y anulan asientos contables. Los usuarios AP, AR y Read Only pueden verlos: los equipos de auxiliares trabajan en sus libros auxiliares, y las correcciones a nivel del libro mayor quedan en manos de quienes son responsables de los libros.
Qué sigue
- Creación de un asiento contable: el formulario, la barra de cuadre, la carga de CSV.
- Líneas de asiento (Débito y Crédito): las reglas por las que se rige cada línea.
- Contabilizar y descontabilizar asientos: barreras, efectos y reapertura.
- Reversión de asientos contables: acumulaciones que se limpian solas.
Preguntas frecuentes
Piensa "¿a dónde fue el valor / de dónde vino?". Los débitos aumentan los activos y los gastos; los créditos aumentan los pasivos, el patrimonio y los ingresos. Cada asiento nombra ambos lados: la acumulación de arriba dice "sube el gasto (débito), sube el importe adeudado (crédito)". La barra de cuadre del formulario te avisa mucho antes de que necesites dominar la teoría a la perfección.
No hay una barrera de aprobación integrada en los asientos contables (a diferencia de las notas de crédito). Las organizaciones que desean una suelen restringir quién tiene los conjuntos de permisos Controller/Admin: el derecho a contabilizar es la aprobación.
Sí: una línea con un Producto y un Lado del impuesto (Ventas o Compras) pasa por el motor de impuestos al contabilizar, dividiendo el importe en neto + impuesto exactamente como lo haría la línea de una factura. Es un patrón avanzado; la mayoría de los asientos nunca lo usa.
La lista relacionada Transacciones contables: una fila por línea, exactamente lo que impactó en cada cuenta. Se vacía cuando el asiento se reabre o se anula.
Solo mientras esté en Borrador. Los asientos contabilizados y anulados rechazan la eliminación («No se puede eliminar un asiento contable contabilizado o anulado.»): todo lo que llegó a los libros, o fue cancelado formalmente de ellos, queda archivado para dejar rastro. Si un asiento contabilizado no debe mantenerse, anúlalo.
Un cálculo en vivo: Total de débitos = Total de créditos. Está en el panel de resumen del registro, así que de un vistazo sabes si el asiento es aritméticamente correcto; es útil en los borradores, donde un estado descuadrado solo significa "aún sin terminar". La contabilización aplica la misma regla con un bloqueo tajante.
Ambas acciones eliminan las filas del asiento en el libro mayor. Reabre a Borrador cuando el asiento está bien en esencia pero mal en el detalle: lo corregirás y lo volverás a contabilizar. Anula cuando nunca debió mantenerse: queda archivado, claramente cancelado, y aún puede reabrirse como Borrador más adelante si la historia cambia.
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