Lote de asignación de gastos
El manual de administración para compartir costos sin intervención: las facturas de compra contabilizadas marcadas para asignación automática obtienen sus asientos intercompañía generados durante la noche.
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar este lote requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verlo; todos los demás solo se encuentran con las asignaciones que produce.
Qué entra en el alcance y qué crea una ejecución
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué facturas califican? | Facturas de compra contabilizadas marcadas con Asignar gastos automáticamente con una Lista de asignación de gastos asignada. Todo lo demás se ignora: el lote es estrictamente opcional. |
| ¿Qué se crea? | Un lote de asignación contabilizado por factura, más el asiento intercompañía que traslada el costo entre entidades, idéntico a lo que produciría una ejecución manual de Asignar gastos. |
| ¿Puede ejecutarse dos veces sobre la misma factura? | No: cada factura procesada queda sellada, por lo que nunca se asigna automáticamente dos veces. |
| ¿Qué pasa si una factura falla? | Nada más se ve afectado: una factura de compra por alcance de lote significa que la falla queda aislada y la cola continúa. |
| ¿Dónde se muestran los resultados? | El registro de auditoría de la ejecución (procesadas / correctas / fallidas con motivos) y la propia pestaña Asignaciones de la factura. |
Cómo programarlo
A diario, después del lote recurrente (las facturas compartidas que procesa suelen generarse a partir de plantillas) y antes de la antigüedad. El aislamiento de una factura por alcance significa que una sola factura defectuosa nunca detiene la cola.
Una noche en acción: la factura compartida de Meridian
La entidad de grupo de Meridian Properties Group recibe una factura recurrente de servicios compartidos que las cuatro entidades de país deberían asumir en parte. La configuración se hizo una sola vez, en la plantilla recurrente: la Lista de asignación de gastos correcta adjunta y la marca Asignar gastos automáticamente activada. A partir de entonces, cada mes cuenta la misma historia: el lote recurrente genera y contabiliza la factura de compra temprano en la noche; un poco después este lote la recoge, crea el lote de asignación y contabiliza el asiento intercompañía que traslada la parte de cada entidad a sus propios libros usando las cuentas intercompañía por cobrar y por pagar. La factura obtiene su sello de finalización; la pestaña Asignaciones muestra lo que se generó. Si a la entidad de Brasil le faltaran sus cuentas intercompañía, solo la asignación de esa factura fallaría —nombrada, con su motivo, en el registro de auditoría— mientras que todas las demás facturas de la cola se procesarían con normalidad.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Marcar facturas pero no asignar ninguna lista de asignación | El lote no tiene receta: la factura se omite noche tras noche | Siempre las dos mitades: la marca y la Lista de asignación de gastos |
| Esperar que las facturas en borrador se asignen | Solo las facturas de compra contabilizadas entran en el alcance | Contabiliza primero (o deja que las plantillas de contabilización automática lo hagan); la asignación sigue después |
| Dejar entidades receptoras sin cuentas intercompañía | El asiento intercompañía no puede contabilizarse; la factura falla con un error de cuenta | Configura por adelantado las cuentas intercompañía por cobrar/pagar de cada entidad; la plantilla global en Configuración financiera es donde las nuevas entidades las heredan |
| Volver a marcar una factura procesada para "ejecutarla de nuevo" | El sello de finalización protege contra la doble asignación, por diseño | Ajusta mediante los propios registros de asignación, no forzando una nueva ejecución |
| Programarlo antes del lote recurrente | Las facturas compartidas de la noche aún no existen; la asignación espera un día entero | Primero el recurrente, después la asignación: generación antes que distribución |
Cómo supervisarlo
Verde significa: la tarjeta muestra Programado, la marca de tiempo de la última ejecución corresponde a la ventana esperada y el icono de resultado es informativo. Cualquier otra cosa, haz clic en Ver registro de auditoría: el registro de la ejecución lista procesadas / correctas / fallidas con un motivo por cada falla. Las fallas nombran su factura; las causas clásicas son una lista de asignación cuyos porcentajes ya no suman correctamente o una entidad receptora mal configurada para intercompañía.
Solución de problemas
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| La factura se omite cada noche | No está marcada con Asignar gastos automáticamente, no tiene lista asignada o ya lleva su sello de finalización. Las tres están en la factura. |
| Errores de cuenta intercompañía en el registro | Una entidad receptora carece de sus cuentas intercompañía por pagar/cobrar predeterminadas: configúralas en la entidad y usa Ejecutar ahora. |
Qué sigue
- Lote de asignación de gastos: qué hace el lote, en profundidad.
- Pestaña Operaciones: la consola.
- Registro de auditoría: cómo leer el historial de ejecuciones.
Preguntas frecuentes
Es un aislamiento de errores deliberado: una falla en una factura compartida nunca afecta a la siguiente. La descripción de la propia tarjeta lo nombra: "Una factura de compra por alcance de lote para aislamiento de errores." La confiabilidad supera al rendimiento bruto en las contabilizaciones intercompañía.
Tres candidatos, todos visibles en la propia factura: en realidad no está marcada con Asignar gastos automáticamente, no tiene una Lista de asignación de gastos asignada, o ya lleva su sello de finalización de una ejecución anterior.
Una entidad receptora carece de sus cuentas intercompañía por pagar/cobrar predeterminadas, por lo que su porción del asiento no puede contabilizarse. Configúralas en la entidad y haz clic en Ejecutar ahora: solo la factura fallida necesita ponerse al día.
No: crea el mismo lote de asignación contabilizado y el mismo asiento intercompañía que produciría una ejecución manual. Revisa la pestaña Asignaciones de la factura en cualquier caso.
En las Listas de asignación de gastos, las recetas que aplica el lote. Consulta Configuración de reglas de asignación para crearlas y Ejecución de la asignación automática para conocer el comportamiento completo.
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