Referencia de campos de Entidad
El registro de Entidad tiene 53 campos, lo que puede parecer abrumador. No dejes que te lo parezca — en la práctica completas menos de diez a mano, y el resto se hereda automáticamente o queda en su valor predeterminado. Esta es la referencia completa, agrupada por finalidad, escrita para que puedas ver de un vistazo qué campos necesitan una decisión tuya y cuáles se resuelven solos. Mantenla abierta como complemento de Crear una entidad.
Acceso que necesitarás. Editar estos campos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver una entidad, pero no cambiar sus campos.
Identidad y marca
Quién es la compañía y cómo aparece su nombre en los documentos.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Entity Name | Texto, req | El nombre de la compañía tal como lo verás dentro de REDA. |
| Entity Code | Texto, req | Un código corto, de máximo 10 caracteres, sin espacios, único entre todas las entidades (por ejemplo, MPG-GB). Aparece en la numeración de documentos y es la clave que se usa para hacer coincidir las transacciones intercompañía. No se puede cambiar una vez que la entidad ha contabilizado transacciones. |
| Company Name (PDF) | Texto | El nombre legal impreso en los documentos PDF — configúralo cuando el nombre registrado difiere del Entity Name. |
| Company Address (PDF) | Texto largo | El bloque de dirección de varias líneas impreso en el encabezado de facturas y estados de cuenta. |
| Tax Identifier | Texto | El número de impuesto/IVA/GST de la compañía, impreso en los documentos por motivos de cumplimiento. |
| Logo URL | URL | Un enlace web al logotipo de la compañía, usado en los PDF (una plantilla de documento específica puede anularlo). |
| Active | Casilla | Activada de forma predeterminada. Desmárcala para retirar una compañía disuelta o vendida — deja de aceptar transacciones nuevas, pero su historial se conserva para auditoría. |
Jerarquía
Dónde se ubica la compañía dentro de tu organización.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Territory | Lookup, req | La región a la que pertenece la compañía. Fija su calendario financiero y suministra las cuentas que hereda. No se puede cambiar una vez que la entidad está activa. |
| Parent Entity | Lookup (a sí misma) | Apunta hacia una entidad matriz del grupo para consolidación. En blanco = una compañía de nivel superior / independiente. No puede apuntar a sí misma y debe estar activa. |
| Territory Full Code | Texto | Gestionado por el sistema — una copia interna del código de territorio usada para compartir datos. No lo edites. |
Moneda, base contable y calendario
Los tres ajustes que determinan cómo y cuándo los libros registran valor — dos de los cuales se bloquean en cuanto empiezas a contabilizar.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Currency Code | Lista de selección | La moneda base (funcional) de la compañía. En un sistema de moneda única, debe coincidir con la moneda del org. Se bloquea después de la primera contabilización. Consulta Multimoneda. |
| Accounting Basis | Lista de selección, req | Devengo (Accrual) o Caja (Cash) — cuándo cuentan las ventas como ingreso. Se bloquea después de contabilizar. Consulta Base contable — Devengo vs. Caja. |
| Fiscal Year Start Month | Lista de selección (1–12), req | El mes en que comienza el año fiscal. Determina el calendario de informes; se bloquea en cuanto existen los períodos del territorio. Consulta Inicio del año fiscal. |
| AR / AP / GL Closed Through | Fecha | Las fechas hasta las cuales las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el libro mayor están cerrados. Contabilizar en o antes de una fecha cerrada queda bloqueado. El GL no puede cerrarse más allá que AR/AP. En blanco = ese libro está totalmente abierto. |
| Year-End Closed Through | Fecha | Se establece automáticamente cuando se ejecuta el cierre de año — la fecha hasta la cual el año queda finalizado. |
Cuentas contables predeterminadas (mayormente heredadas)
Las cuentas a las que REDA contabiliza automáticamente. Ninguna se exige al guardar la entidad (salvo las dos condicionales que se indican abajo) — pero la contabilización las verifica y se detiene con un mensaje claro como "Entity setup is incomplete. Missing: …" si falta una cuenta que necesita. Las de uso cotidiano llegan de los valores predeterminados del territorio; las explicaciones completas y ejemplos resueltos están en Cuentas contables predeterminadas de la entidad.
| Campo | Se usa para |
|---|---|
| Default AR / AP Account | Lo que te deben los clientes / lo que les debes a los proveedores |
| Default Cash Account | La cuenta contable de caja donde queda registrado el dinero en recibos y pagos |
| Default Bank Account | El registro de Bank Account (no una cuenta contable) que se selecciona automáticamente en los recibos y pagos nuevos |
| Default Revenue / Expense Account | Cuenta de respaldo de ingreso/costo cuando una línea no tiene cuenta de producto |
| Default Deferred Revenue (req para base Cash) | Retiene el ingreso hasta que te pagan (base caja) |
| Default Retained Earnings | Adónde va la utilidad del año en el cierre anual |
| Default Unapplied Cash / Payments | Anticipos de clientes / anticipos a proveedores |
| Sales / Purchase Discount | Descuentos que das / que recibes |
| Default FX Gain/Loss (req en multimoneda) · Realized FX · Unrealized FX | Ganancias y pérdidas por tipo de cambio |
| Default IC Receivable / Payable | Saldos intercompañía (se configuran como par) |
| Default WHT Payable / Receivable | Retención de impuestos que debes / que puedes reclamar |
| Default Dimension Clearing Account | Una cuenta técnica de compensación usada cuando las contabilizaciones se rebalancean entre valores de dimensión |
Libro mayor, marco de informes, impuestos y retenciones
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Default Ledger | El libro de registro al que se contabiliza todo salvo que se indique otro — la contabilización se detiene si no hay uno (salvo que exista un libro mayor predeterminado a nivel de org). Heredado. |
| Default Reporting Framework | El diseño usado para los estados financieros de esta compañía. Heredado. |
| Tax Jurisdiction | La autoridad fiscal de origen de la compañía — usada como la ubicación del vendedor cuando vende. |
| Party Tax Profile | Cómo se comporta la compañía frente al impuesto como vendedora (su tipo de contribuyente y régimen). |
| Payer Regime | Su régimen de retención de impuestos (por ejemplo, Brasil Lucro Real / Presumido / Simples), usado para hacer coincidir las reglas de WHT correctas. |
| WHT Enabled (Sales) / (Purchase) | Interruptores que muestran las opciones de retención de impuestos en los documentos de venta / compra. |
Interruptores de política y automatización de PDF
Reglas de negocio opcionales por compañía — todas cubiertas en Configuración de políticas a nivel de entidad.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Enforce Budget Controls | Bloquea una orden de compra si superaría el presupuesto. |
| Include In Aging | Incluye a esta compañía en las instantáneas de antigüedad (saldos vencidos). |
| Allow Cross-Entity Settlement (AR) / (AP) | Permite que los pagos de otra compañía liquiden las facturas de esta — para grupos que pagan de forma centralizada. |
| PO Over-Invoice Tolerance % | Cuánto puede exceder una factura a la orden de compra con la que se emparejó. |
| Auto-Gen PDF: SI · CR · CM · PO · CD | Cinco interruptores que crean automáticamente un PDF cuando se contabiliza cada tipo de documento. |
Default Bank Account – Expenses
Un lookup a una cuenta bancaria que, cuando está configurado, se convierte en el banco pagador de los pagos de gastos de la entidad — Comprobantes de egreso, la ejecución de pagos por lote y los pagos automáticos de facturas de compra tipo Expense — en lugar del Default Bank Account habitual de la entidad. Déjalo en blanco para reutilizar el Default Bank Account. La cuenta elegida debe estar activa y pertenecer a esta entidad. Editable por los conjuntos de permisos Accounting Admin y Controller. La configuración completa está en Cuentas contables predeterminadas de la entidad.
Qué sigue
- Crear una entidad — completa estos campos en contexto.
- Cuentas contables predeterminadas de la entidad — los campos de GL, explicados en profundidad.
- Configuración de políticas a nivel de entidad — los interruptores de política en detalle.
- Base contable — Devengo vs. Caja — el campo de base contable explicado.
- Cómo funcionan las entidades — los conceptos detrás del registro.
Preguntas frecuentes
No. En la práctica completas menos de diez a mano — Entity Name, Entity Code, Company Name, Territory, Currency, Accounting Basis, Fiscal Year Start Month, Tax Jurisdiction y Party Tax Profile. Todo lo demás se hereda de los valores predeterminados del territorio o queda en un valor opcional razonable.
Técnicamente sí, en cualquier momento: nada en el producto lo impide, ni siquiera después de que la entidad haya contabilizado transacciones. Aun así trátalo como fijo una vez que la entidad está en marcha: aparece en la numeración de documentos y es la clave que se usa para hacer coincidir las transacciones intercompañía, así que cambiarlo deja los documentos existentes numerados con el código antiguo mientras los nuevos usan el nuevo, y puede romper la conciliación intercompañía. Decide el código antes de la puesta en marcha.
Se heredan de los Accounting Defaults del territorio al guardar. Ninguna se exige al momento de guardar, salvo las dos condicionales — Default Deferred Revenue para entidades en base Cash y Default FX Gain/Loss para multimoneda —, pero la contabilización verifica el resto y se detiene con un mensaje claro si todavía falta una cuenta que necesita.
Currency y Accounting Basis se bloquean después de la primera transacción contabilizada de la entidad, Fiscal Year Start Month se bloquea en cuanto existen períodos contables para el territorio de la entidad, y Territory no se puede cambiar en una entidad activa.
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