Reglas de cuentas bancarias

Contralor 8 min de lectura Actualizado en julio de 2026

Cada mes aparecen las mismas líneas en el extracto de Meridian: la comisión de servicio de la cuenta, la liquidación del procesador de pagos, el interés del préstamo. Ninguna llega como documento — alguien debe crear el registro contable cada vez. A menos que le enseñes a la cuenta. Una regla de cuenta bancaria reconoce una línea recurrente del extracto por su texto y crea automáticamente el documento correspondiente — un recibo, un pago o un asiento de dos líneas — y lo concilia, en un solo paso.

Cómo llegar. Abre el Iniciador de aplicaciones (el ícono de cuadrícula en la parte superior izquierda de cualquier página) → REDA Financials Admin → la pestaña Cuentas bancarias, luego abre la cuenta y agrega reglas desde su lista relacionada Reglas de coincidencia. Las reglas se ejecutan desde el botón Run Rules del espacio de trabajo de conciliación.
Acceso que necesitarás. Crear y editar reglas requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas pero no modificarlas.

Anatomía de una regla

Campo	Significado
Campo de coincidencia + Patrón de coincidencia	Qué buscar y dónde: una coincidencia parcial sin distinguir mayúsculas en la Descripción, Referencia o Número de cheque de la línea ("SERVICE FEE"), o una expresión regular entre barras para mayor precisión.
Tipo de documento	Qué crear: Recibo de caja, Desembolso o Asiento contable (el patrón de dos líneas para comisiones/intereses).
Cuenta contable	La cuenta del libro mayor con la que trabaja la regla: en una regla de asiento, el lado de contrapartida — la cuenta de gasto de la comisión, la cuenta de ingreso por intereses; en una regla de recibo o pago, se convierte en la Cuenta de caja del documento creado.
Cuenta	El cliente/proveedor, cuando el documento creado es un recibo o un pago — obligatorio para esos dos tipos.
Contabilización automática	Sin marcar: los documentos llegan como borradores para revisión. Marcada: se contabilizan solos — automatización total para lo rutinario.
Prioridad / Activa	Las reglas se evalúan en orden de prioridad (el número más bajo primero, los campos en blanco al final, la regla más antigua gana el empate); la primera coincidencia gana; las reglas inactivas quedan fuera. Activa está marcada por defecto.
Plantilla de descripción	La descripción del documento creado, con campos de combinación como {Description}, {Amount}, {Date}, {CheckNumber}.
Veces aplicada / Fecha de última aplicación	Contadores de uso, mantenidos automáticamente — la evidencia de qué reglas justifican su existencia.

Dos estilos de patrón, un solo campo. Texto simple en Patrón de coincidencia significa coincidencia parcial sin distinguir mayúsculas: "SERVICE FEE" coincide con cualquier descripción que contenga esas palabras, en cualquier combinación de mayúsculas y minúsculas. Envuelve el patrón entre barras — /^ACH PMT \d+/ — y se trata como una expresión regular, para formatos demasiado precisos para una coincidencia parcial. Un patrón que no es una expresión regular válida simplemente nunca coincide, en silencio: prueba los patrones nuevos con las líneas reales de un mes antes de confiar en ellos.

Ejecutar las reglas

Desde el espacio de trabajo de conciliación, Run Rules recorre las líneas del extracto sin conciliar (Auto Match ejecuta las reglas automáticamente después de sus propias pasadas). Para cada línea cuyo patrón coincide:

El documento se crea como borrador — el importe proviene de la línea (siempre su valor positivo), la fecha proviene de la línea, la referencia se traslada desde la línea (recurriendo al número de cheque o al propio número de la línea si está en blanco). Una regla de recibo o pago completa la Cuenta de caja del documento a partir de la Cuenta contable de la regla e infiere el método de pago — un número de cheque en la línea significa Check, de lo contrario ACH. Una regla de asiento registra un depósito como DB banco / CR tu cuenta contable, y un retiro como DB tu cuenta contable / CR banco — precisamente el patrón de comisión e interés.
Con la Contabilización automática activada, el documento se contabiliza; la línea del extracto queda conciliada (Rule-Based) y vinculada a la regla que lo hizo.
El contador Veces aplicada de la regla y la fecha de última aplicación se actualizan — tu evidencia de qué reglas justifican su existencia.

El orden importa y es predecible: las reglas activas se prueban por Prioridad, el número más bajo primero (las prioridades en blanco van al final, y una regla más antigua le gana a una más nueva en caso de empate); la primera coincidencia gana, y ninguna segunda regla se activa jamás en la misma línea. Una regla sin Tipo de documento se omite directamente — la ejecución informa "Rule … has no Document Type. Skipped." — y todo el barrido solo se ejecuta con una conciliación abierta: "La Conciliación bancaria debe estar En curso para ejecutar las reglas."

La Contabilización automática genera contabilidad real sin ningún humano de por medio. Una regla con la Contabilización automática activada no pone en cola borradores — sus documentos se contabilizan, con sus asientos contables y todo, en el momento en que coincide el patrón. Esa es la función, y la responsabilidad: resérvala para líneas cuyo importe, cuenta y significado nunca te sorprendan, y deja que todo lo demás llegue como borrador para revisión. Solo los Accounting Admin y Accounting Controller pueden crear o modificar reglas — por eso.

La regla de comisiones de Meridian, de principio a fin

Los $45 de MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE del extracto de julio son el caso de manual. En julio, Meridian la registró como un ajuste puntual. A partir de agosto, la cuenta la aprende:

Campo de la regla	Valor de Meridian	Por qué
Campo de coincidencia / Patrón de coincidencia	Descripción / MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE	La redacción exacta del banco — lo bastante distintiva como para que nada más la active
Tipo de documento	Asiento contable	Una comisión es un asiento de dos líneas, no un recibo de cliente ni un pago a proveedor
Cuenta contable	Bank Charges and Fees	El lado de contrapartida — la misma cuenta que usó el ajuste de julio
Contabilización automática	Activada, tras un mes de prueba revisando los borradores	Pequeña, estable, inequívoca — la candidata ideal para la Contabilización automática

Al mes siguiente llega la línea de la comisión, se activa Run Rules (o Auto Match la encadena), y un asiento se contabiliza solo — débito a Bank Charges and Fees $45.00, crédito a caja $45.00, porque un retiro se registra como DB tu cuenta contable / CR banco — con la línea del extracto marcada como Rule-Based y vinculada a la regla. La línea que alguna vez tuvo secuestrado a julio ahora se explica sola antes de que nadie abra las colas del espacio de trabajo.

Escribe patrones ajustados. "FEE" coincide con más de lo que piensas ("TRANSFEE", "COFFEE SUPPLY CO"). Usa el fragmento distintivo de la redacción del banco — "MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE" — o una expresión regular cuando el formato sea preciso. Y mantén las prioridades con sentido: las reglas más específicas primero, ya que la primera coincidencia gana.

Errores comunes que se deben evitar

Error	Por qué perjudica	Haz esto en su lugar
Un patrón que es una palabra común ("FEE", "TRANSFER")	La coincidencia parcial significa que se activa con todo lo que la contenga — un beneficiario llamado "Coffee Supply Co" se convierte en una comisión bancaria	Usa el fragmento distintivo de la redacción exacta del banco, o una expresión regular entre barras para formatos precisos
Contabilización automática en una regla recién creada	Un patrón mal dirigido no solo coincide de forma errónea — contabiliza documentos de forma errónea, uno por cada coincidencia	Ejecuta un mes de prueba con la Contabilización automática desactivada; revisa los borradores; luego gradúala
Una regla de recibo/pago sin su Cuenta	No se crea nada — los recibos y pagos necesitan su cliente o proveedor	Completa la Cuenta en cada regla de Recibo de caja y Desembolso; solo las reglas de asiento pueden prescindir de ella
Reglas generales por encima de las específicas	La primera coincidencia gana: si "FEE" (prioridad 1) está por encima de "MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE" (prioridad 5), la regla específica nunca se activa	Numera las prioridades para que el patrón más específico tenga el número más bajo
Crear una regla para un evento único	Una regla es una instrucción permanente — se activará de nuevo con la próxima línea vagamente similar, meses después, cuando todos ya lo hayan olvidado	Los eventos únicos son ajustes; las reglas son para líneas con una periodicidad

Reglas frente a ajustes frente a IA

Tres herramientas para la línea sin conciliar: una regla para lo recurrente (la mejor opción — permanente, automática), un ajuste puntual para lo ocasional, y sugerencias de IA para detectar candidatos de ambos tipos. La comisión de servicio de Meridian empezó como un ajuste en el primer mes y se convirtió en una regla en el segundo — la progresión natural.

Qué sigue

Emparejamiento automático con IA — dónde encajan las reglas en el conjunto de conciliación.
Completar una conciliación — la alternativa puntual.
Configuración de la cuenta bancaria — la cuenta a la que pertenecen las reglas.

Preguntas frecuentes

Para líneas estables, pequeñas e inequívocas (la comisión de servicio) — sí, para eso está la función. Para cualquier cosa variable o que requiera criterio, déjala desactivada y revisa los borradores. Puedes graduar una regla a Contabilización automática una vez que haya demostrado su fiabilidad durante varios ciclos.

La que tenga la mejor (menor) Prioridad; en caso de empate, gana la regla más antigua. Solo una regla se activa por línea — diseña tus prioridades para que lo específico gane a lo general.

Desvincula la línea y elimina/anula el borrador creado (o anula el documento contabilizado), corrige el patrón de la regla y vuelve a ejecutarla. Las reglas son registros ordinarios en la cuenta bancaria — audita su trabajo a través de las líneas del extracto que han marcado.

Cualquier texto, más campos de combinación tomados de la línea del extracto: {Description}, {Reference}, {Amount}, {Date}, {CheckNumber}, {Payee} y {Category}. "Bank fee {Date} — {Description}" le da a cada asiento creado automáticamente una descripción autoexplicativa, que tu yo futuro agradecerá en el libro mayor.

En la cuenta bancaria — las reglas pertenecen a una sola cuenta, en su lista relacionada Reglas de coincidencia. Eso es intencional: el patrón que significa "comisión de servicio" en un banco es el nombre de un beneficiario en otro. Las reglas de una cuenta viajan con sus extractos.

Primero revisa que la regla esté completa: si falta el Tipo de documento, la regla se omite ("Rule … has no Document Type. Skipped."), y las reglas de recibo/pago necesitan su Cuenta completada. Ten en cuenta que Veces aplicada cuenta la coincidencia del patrón — avanza incluso cuando la creación del documento luego falla, así que un contador que sube sin documentos es exactamente este síntoma.

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