Descripción de las facturas de compra

Una factura de compra es el registro del dinero que tu empresa le debe a un proveedor: la factura de un proveedor ingresada en REDA Financials. Es el corazón de tu proceso de cuentas por pagar (CxP): cada factura de proveedor, cada gasto directo y cada crédito que un proveedor te otorga se captura como una factura de compra. Este artículo explica qué es una factura de compra, los tres tipos con los que trabajarás, cómo avanza a lo largo de su vida desde el borrador hasta el pago, y cómo mantiene tu contabilidad exacta en el camino.

Qué registra una factura de compra

Cada factura de compra en REDA Financials responde cinco preguntas:

• ¿A quién le debemos? — el proveedor (la cuenta del proveedor).
• ¿Cuál de nuestras empresas lo debe? — la entidad. Si tu organización opera varias empresas legales en REDA Financials, cada factura pertenece exactamente a una de ellas. En Meridian Properties Group, por ejemplo, una factura de limpieza de la torre de Nueva York pertenece a Meridian Properties US LLC.
• ¿Para qué fue? — las líneas de la factura, cada una apuntando a un producto o servicio y a la cuenta de gastos en la que debe registrarse.
• ¿Cuándo? — la fecha de factura (la fecha que figura en la factura del proveedor) y la fecha de vencimiento (cuándo se espera el pago, sugerida automáticamente a partir de las condiciones de pago del proveedor).
• ¿Cuánto? — los totales: subtotal, impuesto, cualquier retención de impuestos y el monto total de la factura final.

Una factura de compra contabilizada y totalmente pagada: la factura mensual de limpieza de CityClean Services para Meridian Properties US LLC. El encabezado responde quién, qué empresa, cuándo y cuánto; el panel Resumen de la factura, a la derecha, muestra de un vistazo que no queda nada por pagar — 100% liquidada.

Los tres tipos de factura

Cuando creas una factura de compra, la primera decisión que tomas es el tipo de factura. Le indica a REDA Financials qué clase de documento es y cambia cómo se comporta el sistema:

Un ejemplo práctico de Meridian Properties US LLC, que administra una torre comercial en Nueva York:

• La factura mensual de limpieza de CityClean Services ($2,200) se ingresa como Factura: se paga con cheque unas semanas después.
• La factura mensual de electricidad de MetroPower Utilities ($3,400) está en débito automático, así que se ingresa como Gasto: contabilizarla registra el costo y el pago bancario juntos.
• Cuando Summit HVAC Inc cobró $300 de más en una factura de mantenimiento, emitió una nota de crédito: se ingresó como una nota de proveedor de −$300 y se aplicó contra su factura abierta.

Una factura de tipo Gasto: la factura mensual de electricidad de Meridian. Como la empresa de servicios cobra el pago automáticamente desde la cuenta bancaria, contabilizar esta factura registra el costo y genera el pago en un solo paso: puedes verlo en Desembolsos automáticos en las listas relacionadas.

El ciclo de vida de la factura: Borrador → Contabilizada → Anulada

Cada factura de compra lleva un estado que controla qué puedes hacer con ella:

Qué ocurre cuando contabilizas

La contabilización es el momento en que ocurre el registro contable. Cuando cambias una factura de Borrador a Contabilizada, REDA Financials crea automáticamente asientos contables balanceados en tu libro mayor. Para la factura de limpieza de CityClean anterior, la contabilización registra:

Vale la pena notar dos cosas:

• El lado del gasto proviene de la cuenta contable de cada línea de la factura, de modo que una sola factura puede repartir costos entre varias cuentas (por ejemplo, reparaciones del edificio en una línea y materiales en otra).
• El lado del pasivo va automáticamente a la cuenta de cuentas por pagar de tu entidad. Nunca registras las CxP a mano. (Una factura puede sustituir la cuenta de CxP para casos especiales mediante su campo AP Account).

Puedes inspeccionar los asientos exactos que creó cualquier factura abriendo sus Transacciones contables desde los Vínculos rápidos de listas relacionadas. Si a las líneas se les aplican impuestos, los montos de impuesto también se contabilizan en sus propias cuentas de impuestos; consulta Impuestos de la factura de compra y perfiles fiscales.

La barrera de aprobación

Aparte del estado, cada factura tiene un estado de aprobación: No requerido, Pendiente, Aprobado o Rechazado. Una factura solo puede contabilizarse cuando su estado de aprobación es Aprobado o No requerido. Esto permite que tu organización exija una autorización sobre las facturas antes de que lleguen a la contabilidad, sin bloquear la captura de datos del día a día.

Cómo una factura hace el seguimiento de su propio pago

Una vez contabilizada, una factura de compra lleva la cuenta de todo lo que la liquida:

• Saldo pendiente de la factura: lo que aún está sin pagar, después de contar cada pago y cada crédito de nota.
• Pestaña Aplicaciones: muestra cada pago y cada nota de proveedor aplicados a esta factura, con fechas y montos.
• Tramo de antigüedad: la factura se clasifica automáticamente como Pagada, Al día, 1-30, 31-60, 61-90 o 90+ días de atraso, y se marca a sí misma como vencida cuando pasa la fecha de vencimiento. Estos campos alimentan tus informes de antigüedad de CxP en tiempo real.
• Panel Resumen de la factura: la tarjeta a la derecha de la página del registro muestra de un vistazo el porcentaje liquidado, el monto pagado, los créditos de notas aplicados y el saldo pendiente.

En Meridian, la factura de renovación del vestíbulo de Apex Construction Co ($48,000) se pagó en parte con una transferencia bancaria de $24,000, así que su registro muestra un Saldo pendiente de la factura de $24,000, una barra de progreso 50% liquidada y la transferencia listada en Aplicaciones.

Cómo una factura se encuentra con el presupuesto

Una factura de compra puede vincularse a un presupuesto, exactamente igual que una orden de compra. El campo Presupuesto de la factura apunta a uno de tus presupuestos contabilizados (solo los presupuestos contabilizados son elegibles) y decide contra qué línea presupuestaria se mide el costo de la factura. Hay dos maneras en que una factura llega a su presupuesto, y ambas mantienen las cifras honestas:

• Una factura emparejada con una orden de compra hereda el presupuesto de la orden y su línea presupuestaria. Cuando la orden se contabilizó, su valor se reservó como un compromiso; cuando la factura emparejada se contabiliza, ese compromiso se convierte en gasto real: el mismo dinero, contado una sola vez. No consume el presupuesto por segunda vez.
• Una factura de gasto directo —una sin una orden detrás— lleva su propio presupuesto. Cada línea encuentra su línea presupuestaria por su cuenta de gastos y sus dimensiones (su centro de costos y cualquier otra etiqueta que tu administrador rastree), y la contabilización registra el real directamente en esa línea.

Así, el control presupuestario fluye de la orden a la factura: el compromiso se acumula cuando la orden se contabiliza, el real se acumula cuando la factura se contabiliza, y cada uno llega a la línea presupuestaria correcta. En Meridian, la orden de limpieza de fachada de Sterling Facility Services comprometió su presupuesto cuando se emitió; luego la factura emparejada de cada visita convirtió ese compromiso en gasto real a medida que se facturaba. En cambio, una factura de servicios directa sin orden —la electricidad de MetroPower de Meridian— empareja su propia línea presupuestaria y registra el real por sí misma.

Mientras la factura es un Borrador, esto se mantiene flexible: cambia la cuenta de gastos o una dimensión de una línea y la factura vuelve a encontrar la línea presupuestaria correcta; cambia el presupuesto del encabezado y sus líneas se vuelven a resolver contra el nuevo. Una vez que contabilizas, el presupuesto se bloquea —el real ya está acumulado—, así que para cambiarlo primero reabre la factura a Borrador (o anúlala). Los mecanismos de la comprobación en sí están en Análisis de presupuesto de la orden de compra.

Cómo orientarte en la página del registro

Abre cualquier factura de compra y encontrarás su historia completa organizada en pestañas:

Los botones de acción de la parte superior se adaptan al tipo y al estado de la factura; por ejemplo, Emparejar orden de compra aparece en documentos de tipo Factura, y Asignar gastos queda disponible una vez que la factura está contabilizada.

Numeración automática

Los nombres de factura como MPI001008 se asignan automáticamente a partir de las secuencias de documentos de tu entidad: cada entidad numera sus propias facturas de compra de forma independiente, con un prefijo y un número correlativo que tu administrador configura. El número de factura del propio proveedor va en el campo Referencia, de modo que siempre puedes encontrar una factura por cualquiera de los dos números.

Quién puede trabajar con facturas de compra

El acceso lo controlan los conjuntos de permisos que tu administrador asigna:

• Accounts Payable y Accounting Admin pueden crear, contabilizar y anular facturas de compra.
• Accounting Controller y Read Only pueden verlas pero no cambiar nada; el contralor revisa los libros auxiliares y trabaja a nivel de asientos.
• Los usuarios de Accounts Receivable trabajan del lado del cliente y no gestionan documentos de CxP.

Consulta Asignación de conjuntos de permisos para ver el panorama completo.

Qué sigue

1. Creación de una factura de compra: el recorrido paso a paso.
2. Impuestos de la factura de compra y perfiles fiscales: cómo se calculan los montos de las líneas y los impuestos.
3. Contabilización y anulación de una factura de compra: el ciclo de vida en profundidad.
4. Descripción de los comprobantes de egreso: cómo se pagan las facturas.
5. Descripción de las notas de proveedor: cómo manejar los créditos de los proveedores.
6. Emparejamiento de líneas de orden de compra a factura de compra: emparejamiento de tres vías contra las órdenes de compra.

Preguntas frecuentes