Aprobaciones para documentos contables
Todo equipo de contabilidad tiene su propia versión de la misma regla: alguien con jerarquía da su autorización antes de que el dinero se mueva. Como REDA Financials está construido de forma nativa sobre Salesforce, no tienes que comprar ni adosar un motor de aprobaciones: los propios procesos de aprobación de la plataforma gestionan la autorización de los documentos contables, con el enrutamiento, la delegación, las notificaciones por correo y el historial de auditoría que el resto de tu empresa ya utiliza. Este artículo explica cómo se unen las dos mitades: lo que REDA Financials impone y lo que Salesforce te permite diseñar.
La compuerta de contabilización
Cinco documentos de REDA Financials tienen un campo Estado de aprobación, y funciona como una compuerta estricta: el documento solo puede pasar de Borrador a Contabilizado cuando el Estado de aprobación es Aprobado o No requerido. Nada llega a tu libro mayor mientras haya una autorización pendiente.
| Documento | Estado de aprobación predeterminado | Qué significa desde el primer día |
|---|---|---|
| Orden de compra | No requerido | Se contabiliza de inmediato hasta que actives las aprobaciones |
| Factura de compra (tipos Factura y Gasto) | No requerido | Se contabiliza de inmediato hasta que actives las aprobaciones |
| Factura de compra (tipo nota de crédito de proveedor) | Pendiente | Requiere aprobación antes de contabilizarse, de fábrica: los créditos de proveedor son un vector de fraude clásico, por lo que el valor predeterminado prudente es deliberado |
| Factura de venta | No requerido | Se contabiliza de inmediato hasta que actives las aprobaciones |
| Presupuesto | No requerido | Se contabiliza de inmediato hasta que actives las aprobaciones |
| Movimiento presupuestario | No requerido | Se contabiliza de inmediato, pero una vez aprobado, un movimiento se congela (solo puede cambiar su Estado de aprobación), y reabrirlo lo restablece a Pendiente |
Si intentas contabilizar antes de la autorización, el sistema te detiene con el motivo exacto:
| El mensaje | Dónde lo ves |
|---|---|
| «La orden de compra requiere aprobación antes de contabilizarse. El Estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido.» | Al contabilizar una orden de compra que está en Pendiente o Rechazado |
| «Esta factura de compra requiere aprobación antes de contabilizarse. El Estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido.» | Al contabilizar una factura de compra, incluida una nota de crédito de proveedor que aún tiene su valor predeterminado Pendiente |
| «Este documento requiere aprobación antes de contabilizarse. El Estado de aprobación debe ser Aprobado o No requerido.» | Al contabilizar una factura de venta que espera autorización |
| «Movimiento presupuestario reabierto para edición. Estado de aprobación restablecido a Pendiente.» | Al reabrir un movimiento presupuestario aprobado: la autorización debe obtenerse de nuevo |
Diseñar la aprobación en sí
REDA Financials impone la compuerta; los procesos de aprobación de Salesforce aportan el flujo de trabajo. Un administrador crea el proceso una sola vez en Configuración —sin código— y decide:
| Decisión de diseño | Ejemplos contables |
|---|---|
| Criterios de entrada: qué documentos necesitan autorización | Facturas de compra superiores a 10,000 · cada nota de crédito de proveedor · presupuestos para el nuevo ejercicio fiscal |
| Pasos de aprobación: quién firma y en qué orden | Primero el gerente, luego el contralor para importes grandes; autorización en paralelo de dos jefes de departamento |
| Actualizaciones de campos: qué ocurre al aprobar / rechazar | Establece el Estado de aprobación en Aprobado en la aprobación final; en Rechazado al rechazar: este es el cableado que abre o mantiene cerrada la compuerta de contabilización |
| Notificaciones: a quién se le avisa | Envía un correo al solicitante al rechazar, con los comentarios del aprobador; alerta al gerente de cuentas por pagar cuando un documento espera más de dos días |
Una vez que un proceso está activo, el botón estándar Enviar para aprobación aparece en el documento, los aprobadores trabajan desde el correo, la lista de aprobaciones o su teléfono, y cada decisión queda registrada en el historial de aprobaciones del documento: quién, cuándo y cualquier comentario, de forma permanente.
Un ejemplo práctico: la regla de notas de crédito de proveedor de Meridian
Meridian Properties Group quiere que el gerente de cuentas por pagar revise cada crédito de proveedor antes de que pueda compensar una factura. La configuración implica cuatro decisiones:
Nada que configurar en el documento
Las notas de crédito de proveedor ya tienen de forma predeterminada el Estado de aprobación en Pendiente: la compuerta está cerrada desde el momento en que se guarda la nota.
Crear el proceso
Un administrador crea un proceso de aprobación sobre la factura de compra para los documentos de tipo nota de crédito de proveedor, con un solo paso: el gerente de cuentas por pagar aprueba.
Conectar las actualizaciones de campos
La aprobación final establece el Estado de aprobación en Aprobado; el rechazo lo establece en Rechazado. Esa es toda la integración: sin código en ninguno de los dos lados.
Poner en marcha el flujo
El auxiliar hace clic en Enviar para aprobación en MVM001001 (el crédito de $300 de Apex Facilities). El gerente de cuentas por pagar aprueba desde el correo. El Estado de aprobación cambia a Aprobado y la contabilización ahora se realiza correctamente, con la autorización en el historial del registro para los auditores.
Dónde reside la aprobación en otras partes del sistema
| Área | El control |
|---|---|
| Asientos contables | Deliberadamente no tiene campo de aprobación: el derecho de contabilización es el control. Las organizaciones restringen quién tiene los conjuntos de permisos Controller/Admin; quienes pueden contabilizar son, por definición, aquellos en quienes se confía para contabilizar. |
| Conciliación bancaria | Una regla de cuatro ojos codificada: la persona que aprueba una conciliación debe ser diferente de la persona que la completó. Esta no es configurable: está impuesta. |
| Ejecuciones de pago | Controla los documentos que alimentan la ejecución: una factura no aprobada no puede contabilizarse, y una factura no contabilizada no puede pagarse. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Editar el Estado de aprobación a mano para saltarte la cola | El campo es la evidencia de la compuerta; las ediciones manuales anulan el relato de auditoría que tu proceso existe para crear | Deja que el proceso de aprobación sea el dueño del campo; restringe el acceso al campo si las ediciones manuales continúan |
| Crear el proceso pero olvidar las actualizaciones de campos | Los aprobadores aprueban, pero el documento sigue sin poder contabilizarse: el Estado de aprobación nunca cambió | La acción de aprobar debe establecer Aprobado, y la de rechazar, Rechazado; prueba ambas rutas en un sandbox |
| Enrutar todo a una sola persona | Unas vacaciones paralizan toda el área de cuentas por pagar | Usa colas o aprobadores delegados: funciones estándar del motor de aprobaciones de la plataforma |
| Tratar el rechazo como el final | Los documentos rechazados se acumulan en Borrador sin dueño | Notifica al solicitante con comentarios al rechazar; corregir y reenviar es el ciclo previsto |
| Aprobar por correo sin leer las líneas | La comodidad de un solo clic que aprueba un 48,000 mal tecleado | Abre el registro para los documentos que superen tu umbral de confianza: el correo enlaza directamente a él |
Qué sigue
- Automatizar la contabilidad con Flow: la otra mitad de la automatización del flujo de trabajo.
- Segregación de funciones: el lado de control de los conjuntos de permisos.
- Contabilizar y anular facturas de compra: lo que la compuerta protege.
Preguntas frecuentes
No. Todos los documentos, salvo la nota de crédito de proveedor, tienen el valor predeterminado No requerido, así que un equipo pequeño puede contabilizar todo de inmediato y agregar aprobaciones más adelante: la compuerta está ahí cuando estés listo, invisible hasta entonces.
Una nota de crédito de proveedor reduce lo que le debes a un proveedor, lo que convierte a los créditos inventados en un patrón de fraude clásico. El valor predeterminado prudente hace que una segunda persona siempre revise antes de que un crédito surta efecto. Puedes relajarlo, pero la mayoría de los contralores lo mantienen.
Sí: los criterios de entrada y los criterios de paso del proceso de aprobación pueden leer cualquier campo, incluidos los totales. Un patrón común: las facturas por debajo de 5,000 se saltan la aprobación por completo (el proceso establece Aprobado automáticamente o nunca las toma), las de 5,000 a 50,000 van al gerente, y por encima de eso se suma el contralor.
Un administrador de Salesforce, en Configuración: es configuración de apuntar y hacer clic, no código. El trabajo de tu equipo de contabilidad es especificar las reglas: qué documentos, qué umbrales, quién firma y en qué orden.
Sí: cada envío, aprobación, rechazo y reasignación queda registrado en el documento con el actor y la marca de tiempo, y no se puede editar. Combinado con la compuerta de contabilización, puedes demostrarle a un auditor que ningún documento con compuerta llegó al libro mayor sin su autorización.
Permanece en Borrador con el Estado de aprobación en Rechazado: la compuerta de contabilización sigue cerrada. El ciclo habitual: el solicitante lee los comentarios del aprobador, corrige el documento y lo reenvía. El Estado de aprobación vuelve a Pendiente mientras se evalúa la nueva solicitud.
Los asientos contables no tienen campo Estado de aprobación: su control es quién puede contabilizar, administrado mediante conjuntos de permisos. Si tu política exige la revisión de asientos, restringe los conjuntos de permisos de contabilización a los revisores, de modo que la creación y la contabilización se separen de forma natural.
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