Configuración de plantillas
Una plantilla recurrente tiene tres paneles de decisiones —identidad, líneas, programación— y un ciclo de vida con dos reglas que conviene conocer antes de empezar. Esta es la referencia de configuración, usando la plantilla «renta mensual de Corvus» de Meridian como ejemplo práctico.
Acceso que necesitarás. Crear y configurar plantillas recurrentes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas, pero no modificarlas.
Identidad
- Tipo de documento — Factura de venta / Factura de compra / Orden de compra / Asiento contable. Se bloquea una vez guardado («El Tipo de documento no puede cambiarse una vez guardada una Plantilla recurrente.»): una plantilla de renta no puede convertirse en una plantilla de asiento; crea una nueva.
- Entidad, tercero, libro mayor — de quién son los libros y (para facturas/órdenes) a qué cliente o proveedor factura cada copia.
- Nombre y descripción — escríbelos para el colega que encuentre esto en dos años: «renta mensual de Corvus — Suite 1201».
- Matices por tipo: las plantillas de factura de venta ofrecen los tipos Factura o Recibo (sin notas de crédito); las plantillas de asiento llevan un Tipo de asiento (De ajuste para patrones de devengo) y admiten entidades a nivel de línea para asientos intercompañía recurrentes.
Líneas
Las líneas de la plantilla reflejan las líneas del documento —productos, cantidades, precios, cuentas contables, perfiles fiscales, dimensiones (líneas de asiento: débitos y créditos, que deben cuadrar: «Total Debit (…) must equal Total Credit (…)»). La regla de oro: la plantilla debe ser contabilizable tal cual: lo que sea que el documento generado necesite, la plantilla lo lleva.
Programación
| Campo | Decisión |
|---|---|
| Frecuencia | Diaria · Semanal · Quincenal · Mensual · Trimestral · Semestral · Anual |
| Fecha de inicio | La primera fecha de generación, y también el anclaje del patrón (empieza el día 1 y las ejecuciones mensuales se quedan en el día 1) |
| Fecha de fin / Total de ocurrencias | Cómo se retira: una fecha, un recuento (12 para un acuerdo de un año) o ninguno (hasta que se desactive) |
| Contabilización automática | Desactivada = borradores para revisión (postura predeterminada); Activada = los documentos generados se contabilizan solos, resérvala para lo que sea totalmente confiable |
Ciclo de vida
Borrador → construye con libertad
Las plantillas empiezan como borradores; agrega líneas, ajusta la programación, no se genera nada.
Activa → en producción
La activación requiere líneas («Una plantilla recurrente de Asiento contable activa debe tener al menos una línea.»); luego el lote nocturno respeta la Fecha de próxima ejecución. Se permite editar una plantilla activa y solo afecta a las ejecuciones futuras.
Pausada o retirada
Volver a Borrador = pausada (reactívala cuando quieras; las ejecuciones perdidas mientras estuvo pausada pueden rellenarse con el selector de Fecha de ejecución del lote). Condición de fin alcanzada = retirada, con el historial intacto en las listas de documentos generados de la plantilla.
Construir «renta mensual de Corvus», de principio a fin
Esta es toda la configuración, decisión por decisión, tal como la hizo realmente el contralor de Meridian:
Identidad
Tipo de documento Factura de venta (escrito con cuidado, se bloquea al guardar), Entidad Meridian Properties US LLC, Cliente Corvus Consulting, nombre «renta mensual de Corvus — Suite 1201». Treinta segundos, pero los treinta segundos por los que un futuro colega le dará las gracias.
Líneas, contabilizables tal cual
Una línea: el producto de renta, cantidad 1, USD 9,000.00, cuenta contable de ingresos, perfil fiscal. Ella lo coteja contra el contrato de arrendamiento, porque esta línea exacta es lo que llevará cada factura generada hasta que edite la plantilla.
Programación
Frecuencia Mensual, Fecha de inicio el día 1 (anclando cada ejecución futura al día 1), sin fecha de fin, porque el arrendamiento se renueva automáticamente. Contabilización automática desactivada durante el primer trimestre; la promoverá una vez que tres borradores seguidos no hayan necesitado ningún ajuste.
Activar
Borrador → Activa. La plantilla ahora muestra Fecha de próxima ejecución = el próximo día 1, y el lote nocturno la controla desde aquí. El Recuento de completadas empieza a contar con la primera generación.
Los campos que se mantienen solos
| Campo | Quién lo escribe | Cómo leerlo |
|---|---|---|
| Fecha de próxima ejecución | El lote, después de cada generación (y hacia adelante mediante los rellenos) | «Qué pasa a continuación»: el campo más útil de todo el registro |
| Fecha de última ejecución | El lote | Cuándo generó por última vez; un valor obsoleto en una plantilla Activa es tu señal para revisar la tarjeta del programador |
| Recuento de completadas | El lote, incrementándose por cada generación | Avance respecto al Total de ocurrencias: «9 de 12» te dice que el acuerdo de un año entra en su trimestre final |
| Documentos generados (listas relacionadas) | Cada ejecución, enlazando cada documento de vuelta | El historial completo de salida de la plantilla: las respuestas de auditoría viven aquí, no en la memoria de nadie |
Mensajes que podrías encontrar
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «El Tipo de documento no puede cambiarse una vez guardada una Plantilla recurrente.» | La única decisión irreversible. ¿Tipo equivocado? Desactiva esta plantilla y crea la correcta: el historial se queda donde corresponde. |
| «Una plantilla recurrente de Asiento contable activa debe tener al menos una línea.» | La activación exige un documento generable. Agrega las líneas y luego activa. |
| «Total Debit (…) must equal Total Credit (…)» | Las plantillas de asiento deben cuadrar antes de poder generar; corrige las líneas, la diferencia se te detalla. |
| «No hay plantillas activas que venzan en o antes de esta fecha. El lote se ejecutará pero no generará documentos.» | Se ve en la ejecución manual de la tarjeta del programador; no es un error de configuración, simplemente todavía no hay nada por vencer. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Activar con líneas de marcador de posición «para corregir después» | El lote no sabe que son marcadores de posición: las genera, posiblemente esta noche | Construye líneas completas y contabilizables en Borrador; activa solo lo que podría generarse correctamente ahora mismo |
| Fecha de inicio a mitad de mes para un arreglo del primer día del mes | La fecha de inicio ancla el patrón: cada ejecución cae en el día 17 para siempre | Ancla de forma deliberada: empieza el día en que el patrón debe repetirse |
| Sin condición de fin en un acuerdo de plazo fijo | El mes 13 de un contrato de 12 meses genera una factura que nadie pidió | Configura el Total de ocurrencias (12) o una Fecha de fin al crearla, mientras tienes el contrato delante |
| Editar una plantilla Activa durante una disputa «solo por este mes» | Las ejecuciones futuras heredan el cambio de forma permanente | Ajusta el borrador generado para la excepción; las ediciones de plantilla son solo para cambios permanentes |
| Olvidar que la secuencia de documentos de la entidad cubre el nuevo volumen | Los documentos generados se numeran a partir de las secuencias de la entidad como cualquier otro: las sorpresas de configuración aparecen a la 01:00 | Confirma que la numeración y los períodos estén en su lugar antes de la primera ejecución programada; o dispara una ejecución manual e inspecciona el resultado |
Qué sigue
- Programador de lotes recurrentes: lo que ejecuta la programación que acabas de definir.
- Descripción general de las plantillas recurrentes: los cuatro tipos de documento comparados.
- Asientos contables recurrentes: detalles específicos de asientos.
Preguntas frecuentes
La fecha de generación como fecha del documento (el período se deriva de ella), las líneas y los terceros de la plantilla, un nombre derivado de la plantilla y el enlace de retorno. La numeración secuencial proviene de las secuencias de documentos de la entidad, como de costumbre.
Sin problema: Corvus podría tener plantillas de «renta» (mensual) y «estacionamiento» (trimestral). Es mejor tener plantillas separadas que una sola plantilla que editas constantemente.
La ejecución de esa plantilla se revierte de forma limpia y se registra (el lote aísla las fallas por plantilla); el resto de la generación de la noche continúa. Corrige la causa —comúnmente un período faltante— y rellena con Ejecutar ahora.
Sí: vuelve a ponerla en Borrador. Su Fecha de próxima ejecución se congela donde estaba; al reactivarla, todo lo que venció mientras estaba pausada vence ahora y la próxima ejecución lo recoge. Si no quieres la recuperación, adelanta la Fecha de próxima ejecución de forma deliberada antes de reactivarla.
Nunca. Los documentos generados son registros comunes e independientes; la edición de la plantilla cambia lo que producen las ejecuciones futuras. Por eso las revisiones trimestrales de plantillas son económicas: no hay riesgo retroactivo.
Accounting Admin y Accounting Controller tienen derechos completos de creación y edición sobre las plantillas recurrentes y sus líneas; Accounts Payable, Accounts Receivable y Read Only las ven en modo de solo lectura.
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