Lote de procesamiento de OCR
La cinta transportadora detrás de la recepción de documentos. La tarjeta: "Procesa automáticamente los documentos entrantes mediante extracción con IA y crea facturas de compra. Se ejecuta cada 15 minutos cuando está activo."
Acceso que necesitarás. Iniciar y detener trabajos por lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2. Los conjuntos Accounting Controller v2 y Read Only v2 pueden abrir la consola para ver los resultados; los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla, aunque sí trabajan con las facturas en borrador que el bucle produce a partir de la Bandeja de OCR.
Lo esencial
- Un procesador de cola, no un trabajo nocturno: esta tarjeta funciona distinto — presionas Start y se ejecuta en ciclos cada 15 minutos, drenando la Bandeja de OCR; Stop pausa los ciclos nuevos (el trabajo en curso termina).
- Qué hace cada ciclo: lleva los documentos pendientes de la bandeja a través de la extracción con IA (proveedor, fechas, montos, líneas), los coincide con tu información maestra, y crea Facturas de compra en borrador para revisión.
- Visibilidad de la cola: la tarjeta muestra el flujo — pendientes, en extracción, con error — para que de un vistazo sepas si la recepción está fluyendo.
- Usa créditos de documentos de IA: cada documento procesado consume la asignación mensual de tu plan (visible en la pestaña Suscripción).
Qué mueve el bucle — el ciclo de vida del documento
Cada documento que toca el bucle vive en un registro de la Bandeja de OCR cuyo Status indica exactamente dónde está. Las definiciones propias del sistema:
| Status | Significado | Quién actúa |
|---|---|---|
| Pending | Recibido (por lo general vía correo), en espera del siguiente ciclo de 15 minutos | Nadie — el bucle lo recoge |
| Processing / Extracting | La IA está trabajando — primera lectura hecha, extracción completa en curso | Nadie |
| Extracted | Datos listos; confianza por debajo del umbral de creación automática — a la espera de una persona | Cuentas por pagar revisa mediante Create Invoice |
| Created | Existe una Factura de compra en borrador, vinculada al registro | El flujo normal de cuentas por pagar toma el control |
| Error | El procesamiento falló; la razón queda guardada en el registro | Corrige la causa y usa Reprocess |
| Reviewed / Rejected | Marcas contables para elementos verificados por una persona y descartados deliberadamente | Convención de tu equipo |
El bucle trabaja la cola del más antiguo al más reciente, un documento a la vez — un documento que falla se marca como Error con su razón, y el bucle continúa con el siguiente. Un mal escaneo nunca atasca la cola.
Cómo leer los contadores de la cola en la tarjeta
Los contadores de Document Queue en la tarjeta — pending | extracting | errored — son el tablero a distancia de la cola: un administrador ve el trabajo en espera y las fallas acumulándose sin abrir la pestaña de la Bandeja de OCR. Que Pending se drene de forma constante es señal de salud. Detenerlo es seguro, y el botón lo indica: "Detenga el bucle de procesamiento OCR. Los documentos pendientes permanecerán en la cola hasta que se reinicie el procesamiento." — no se pierde nada; la cola simplemente espera.
Solución de problemas del bucle
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| La cola crece, nada se procesa | El procesador está detenido — presiona Start. Si está iniciado y atascado, revisa la última entrada de auditoría para ver el error. |
| Todo falla a la vez | Por lo general es el tope de documentos: la asignación mensual de IA se agotó — "Se alcanzó el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Contacte a su administrador." Confírmalo en la pestaña Suscripción. |
| Errores como "El servicio de IA está temporalmente limitado por tasa. Inténtelo de nuevo en unos momentos." | Condiciones transitorias del servicio de IA — no hay nada mal con tus documentos. Reprocesa después de una breve espera. |
| "La clave de API de IA no está configurada. Active su licencia de REDA Financials AI." | La org no tiene una licencia de IA activa — un administrador activa la clave en la pestaña Suscripción. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Esperar a que los registros Pending avancen mientras el bucle está detenido | Nada se procesa solo — la cola crece en silencio y los proveedores empiezan a reclamar | Revisa la tarjeta; presiona Start — se reprograma sola cada 15 minutos |
| Bajar el umbral de creación automática para reducir la cola de revisión | Las extracciones de baja confianza se convierten en facturas en borrador sin revisar — los errores avanzan hacia cuentas por pagar | Mantén el umbral de revisión con sentido; Awaiting Review existe para que las lecturas dudosas reciban ojos humanos |
| Ignorar el contador de errores durante semanas | La mayoría de los errores se reintentan con un clic cuando están frescos; los antiguos se vuelven arqueología mientras facturas reales quedan sin pagar | Revisa la vista Errors (o el contador de la tarjeta) a diario — consulta Reprocesar extracciones fallidas |
| Enviar estados de cuenta y recibos a través de la dirección de recepción | Consumen la asignación mensual y son rechazados en la extracción — hoy solo las facturas de proveedores recorren el flujo | Envía facturas de proveedores; mantén la correspondencia general fuera del buzón de recepción |
| Tratar la extracción como contabilización | Nadie revisa, los errores llegan tarde al libro mayor, la confianza en la función se erosiona | Toda factura creada es un borrador a propósito — verifícala contra el documento antes de contabilizar |
Cómo operarlo
La mayoría de las orgs lo inician y lo dejan corriendo — la frescura de 15 minutos significa que una factura enviada por correo se vuelve un borrador listo para revisar antes de que termines el café. Los documentos con error permanecen visibles en la bandeja con sus razones, listos para reprocesarse tras corregirlos. Run Now fuerza un ciclo inmediato.
Qué sigue
- Descripción general de OCR — el flujo completo, de principio a fin.
- Crear una factura desde OCR — el flujo de trabajo de quien revisa.
- Descripción general del programador de operaciones — la consola.
Preguntas frecuentes
El bucle de procesamiento no está en ejecución. Es un bucle Start/Stop, no un trabajo con horario diario — presiona Start en la tarjeta y la cola se drena en el ciclo de 15 minutos. Un elemento en Pending es normal durante unos minutos; una acumulación de ellos significa que el bucle está detenido.
No — el propio texto del botón lo explica: "Detenga el bucle de procesamiento OCR. Los documentos pendientes permanecerán en la cola hasta que se reinicie el procesamiento." El trabajo en curso termina, no se pierde nada, y Start retoma exactamente donde quedó.
Nunca — las facturas creadas siempre son borradores, y las compuertas normales de contabilización (períodos, aprobaciones, tu clic) se interponen entre la extracción y el libro mayor. La IA escribe; tú decides.
No — se ejecuta como contexto de sistema, sin consumir ningún puesto. Lo que mide el plan de IA es el volumen de documentos: cada documento procesado cuenta contra la asignación mensual de toda la org, visible en la pestaña Suscripción.
Su confianza de extracción alcanzó el OCR Auto-Create Threshold del territorio (80% por defecto), por lo que se creó automáticamente una Factura de compra en borrador y el registro pasó directamente a Created. La factura sigue siendo un borrador — revísala ahí antes de contabilizar.
Facturas de proveedores → Facturas de compra, por ahora. El registro de recepción reserva otros tipos (Expense Receipt, Bank Statement) para fases futuras — trátalos como hoja de ruta, no como funciones disponibles. Los documentos que no son facturas se rechazan en la extracción: "The uploaded document does not appear to be an invoice."
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