Existencias de cheques e impresión de cheques
Los talonarios de cheques físicos vienen numerados, y los auditores esperan que cada número quede justificado. REDA Financials se encarga de esa contabilidad por ti: carga el rango de números de las existencias de cheques en la cuenta bancaria, y cada pago con cheque recibe el siguiente número automáticamente — de forma secuencial, única y permanente.
Acceso que necesitarás. Configurar las existencias de cheques requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver la cuenta, pero no modificarla.
Cargar las existencias de cheques
En la cuenta bancaria: Número de cheque inicial y Número de cheque final (el rango del talonario — Meridian cargó 5001–6000), Próximo número de cheque (el siguiente sin usar) y una Descripción de existencias de cheques para el talonario físico. Eso es toda la configuración.
| Campo | Qué contiene | Valor de Meridian |
|---|---|---|
| Número de cheque inicial | El primer número del talonario cargado | 5001 |
| Número de cheque final | El último número del talonario — la línea de agotamiento | 6000 |
| Próximo número de cheque | El siguiente número sin usar; avanza automáticamente con cada cheque contabilizado. Cuando el talonario se agota, queda en blanco — la señal de que se necesitan existencias nuevas | 5001 el primer día, luego donde sea que hayan llegado los cheques |
| Descripción de existencias de cheques | Una etiqueta para las existencias físicas en el cajón | Lo que sea que identifique el talonario en el estante |
Cómo se asignan los números
Al contabilizar el pago
Cuando se contabiliza un Desembolso con método de pago Cheque, toma el Próximo número de cheque de la cuenta, y el contador avanza — de forma segura, incluso cuando una ejecución de pagos contabiliza muchos cheques a la vez (los números se asignan de forma secuencial, sin duplicados ni huecos).
Una vez asignado, asignado para siempre
"El número de cheque no se puede cambiar una vez asignado." — y es único por cuenta bancaria. Anular el pago no recicla el número (el cheque físico se dañó; el registro de auditoría así lo indica), y un pago numerado no se puede eliminar, solo anular.
Cuando el talonario se agota
Después del número final, la asignación se detiene y los formularios te avisan con claridad: "Existencias de cheques agotadas. Carga existencias nuevas en la cuenta bancaria." Carga el rango del nuevo talonario y los pagos se reanudan.
Las reglas que mantienen honestos los números de cheque
Cada control, textual, con qué hacer cuando lo encuentras:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "El número de cheque es obligatorio para los pagos con cheque." | Un pago con cheque no puede contabilizarse sin numerar. También aparece cuando las existencias se agotaron (Próximo número de cheque en blanco) — carga el rango del nuevo talonario y contabiliza de nuevo. |
| "Existencias de cheques agotadas. Carga existencias nuevas en la cuenta bancaria." | La versión en lenguaje sencillo del mismo evento en el formulario de pago. Actualiza el Inicial/Final/Próximo en la cuenta. |
| "El número de cheque debe ser único por cuenta bancaria. Este número ya está en uso." | Dos pagos no pueden compartir un número en una misma cuenta — el duplicado se rechaza, protegiendo la secuencia que recorrerán los auditores. |
| "El número de cheque no se puede cambiar una vez asignado." | Asignado significa permanente. Un cheque físico equivocado se resuelve anulando el pago, nunca renumerándolo. |
| "No se puede eliminar un Desembolso con un número de cheque asignado. Usa Anular en su lugar." | Un pago numerado forma parte de la historia de la secuencia — puede anularse (documentado), nunca borrarse. |
| "Error al asignar el número de cheque: {0}" / "Error al avanzar las existencias de cheques en la cuenta bancaria: {0}" | La rara falla mecánica durante la contabilización — el mensaje incluye la razón subyacente; resuélvela y contabiliza de nuevo. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué es perjudicial | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Cargar un rango que se superpone con el talonario anterior | El control de unicidad empieza a rechazar números a mitad de la ejecución — los pagos se atascan mientras alguien averigua qué talonario es el real | Talonario nuevo, rango nuevo, empezando después del Número de cheque final anterior |
| "Corregir" un cheque equivocado editando su número | Se rechaza ("El número de cheque no se puede cambiar una vez asignado.") — y si no se rechazara, el papel impreso y los libros nunca coincidirían | Anula el pago (el número queda consumido, documentado) y emite uno nuevo |
| Eliminar el pago de un cheque dañado para "ordenar" | Se rechaza — un pago numerado eliminado dejaría un hueco que los auditores tendrían que perseguir | Anula. La secuencia se mantiene completa: cada número corresponde a un cheque real o documentado como anulado |
| Ejecutar un lote de pagos grande sobre los últimos números disponibles | La ejecución numera cheques hasta que el talonario se acaba, y el resto no logra numerarse — un lote a medio numerar que hay que resolver | Compara Próximo con Final antes de las ejecuciones grandes; carga el nuevo talonario primero si está cerca del límite |
Los cheques y el extracto bancario
El número de cheque es oro para el emparejamiento: las líneas del extracto llevan el número de cheque del banco, los pagos llevan el tuyo, y el primer paso del emparejamiento automático los empareja exactamente. Los cheques que aún no se han cobrado aparecen como Cheques pendientes en la conciliación — la clásica diferencia de tiempos, gestionada automáticamente.
Qué sigue
- Creación de un desembolso — donde nacen los cheques.
- Ejecución de lote de pagos — muchos cheques, un solo lote.
- Descripción de la conciliación — donde se cobran.
Preguntas frecuentes
Anula el pago (el número queda consumido, correctamente — el cheque físico se destruye) y emite un pago nuevo, que toma el siguiente número. La secuencia se mantiene veraz: cada número corresponde a un cheque que existe o está documentado como anulado.
Donde no hay existencias cargadas, el campo del número es tuyo (la unicidad se sigue exigiendo). Con las existencias configuradas, la asignación es automática — ese es el objetivo.
La cuenta rastrea un solo rango activo a la vez. Carga el talonario A; cuando se agote, carga el rango del talonario B. Tener talonarios en paralelo en una misma cuenta rompe la integridad secuencial — si de verdad necesitas flujos paralelos, normalmente deben corresponder a cuentas bancarias separadas.
No — la asignación bloquea el contador de la cuenta bancaria mientras se entregan los números, así que las contabilizaciones simultáneas se ponen en cola y cada una toma el siguiente número en secuencia. Eso es también lo que mantiene un lote de pagos sin huecos ni duplicados.
El mismo evento, en otro formulario: el formulario de pago de la factura ofrece un número manual cuando las existencias de la cuenta se agotaron. Puedes escribir el número del nuevo talonario físico — la unicidad se sigue exigiendo — o cargar primero el nuevo rango en la cuenta bancaria, que es la solución más prolija.
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