Personalización de marca por entidad
Todo PDF se abre con un membrete: logo, nombre de la empresa, dirección, identificador fiscal. Ese bloque pertenece a la entidad — la empresa legal que emite el documento — no a ninguna plantilla. Configúralo una vez por entidad y cada documento que esa entidad genere será correcta y legalmente suyo. En un grupo como el de Meridian, son cuatro membretes mantenidos en cuatro lugares, nunca mezclados.
Acceso que necesitarás. Configurar la marca de una entidad requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las entidades pero no modificarlas.
Los campos del membrete (en la Entidad)
| Campo | En el PDF |
|---|---|
| URL del logotipo | El logo, arriba a la izquierda. Debe ser una URL de imagen de acceso público (un enlace público de archivo de Salesforce o tu CDN). Una plantilla puede anularlo para documentos especiales. |
| Nombre de la empresa (PDF) | El nombre impreso — úsalo cuando el nombre legal de impresión difiere del nombre del registro de la entidad; si queda en blanco, se usa el nombre de la entidad. |
| Dirección de la empresa (PDF) | El bloque de dirección, con los saltos de línea preservados — el domicilio registrado, exactamente como debe imprimirse. |
| Identificador fiscal | Se imprime tal como se ingresó — así que escribe la línea completa: "GSTIN: 27AAHCM8756Q1Z5" o "Tax ID 87-4412906". Las jurisdicciones que exigen números de registro en las facturas quedan cubiertas aquí. |
En el papel, la tarjeta del membrete se lee de arriba abajo: logo, nombre impreso de la empresa, el eslogan de la plantilla (cuando hay uno configurado), el bloque de dirección y luego el identificador fiscal — y el diseño mantiene el logo en proporciones de membrete sin importar qué tan grande sea la imagen de origen. El lado del cliente también está cubierto: su Tax Registration Number y Taxpayer ID — mantenidos en la cuenta del cliente — se imprimen bajo Bill To. Una factura de GST/IVA necesita los números de ambas partes, y los obtiene (el interruptor Show Tax Identifiers de una plantilla puede suprimir ambos lados donde los números de registro no correspondan en el documento).
Otras dos formas en que la entidad da forma al documento
- La columna de descuento se gana su lugar. Los PDF de facturas muestran las columnas de descuento y la fila de total de descuento solo cuando la entidad tiene configurada una Sales Discount GL Account — una entidad que nunca aplica descuentos nunca imprime columnas de descuento vacías, en ninguna factura.
- El código de moneda es automático. Los montos llevan la moneda propia del documento en configuraciones multimoneda, y si no, el código de moneda de la entidad — el documento estadounidense de Meridian muestra USD, el del Reino Unido GBP, sin nada que configurar por plantilla.
Entidad vs. plantilla: quién es dueño de qué
Una división clara que vale la pena interiorizar:
- La marca de la entidad = identidad. Quién emite este documento — logo, nombre, dirección, registro. Cambia cuando cambia la empresa.
- La plantilla = presentación. Colores, fuentes, eslóganes, instrucciones de pago, secciones. Cambia cuando cambia el diseño o la política. (Configuración de la plantilla de PDF.)
- Incluso sin ninguna plantilla, la marca de la entidad se renderiza — la identidad nunca es opcional.
Lista de verificación para la marca de una entidad nueva
Completa los cuatro campos del membrete
Logo URL (prueba que se abra en una ventana de navegación privada — público significa público), nombre de impresión, dirección, línea del identificador fiscal.
Genera un documento y léelo como lo haría un regulador
Contabiliza una factura de prueba (o elige una ya contabilizada), usa Generate PDF y verifica: logo correcto, nombre legal correcto, dirección correcta, número de registro presente y correcto.
Luego agrega la plantilla
Colores de marca, eslogan, detalles de pago, términos — el documento de la entidad ya es funcional desde el paso 2; la plantilla lo hace tuyo.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Un Logo URL que requiere iniciar sesión para verse | Una imagen a la que solo tú puedes acceder no cargará ni para el PDF ni para el cliente — el documento sale sin logo | Usa un enlace realmente público (un enlace público de archivo de Salesforce o tu CDN) y pruébalo en una ventana de navegación privada |
| Escribir solo el número desnudo en Tax Identifier | Se imprime exactamente como se ingresó — un "27AAHCM8756Q1Z5" sin etiqueta no significa nada para el lector ni para el regulador | Escribe la línea completa impresa: "GSTIN: 27AAHCM8756Q1Z5", "Tax ID 87-4412906" |
| Saltarse la marca de la entidad porque "la plantilla se encarga del diseño" | Las plantillas dan estilo; no identifican. Sin los campos de la entidad, incluso un documento bellamente diseñado carece del nombre legal, la dirección y el registro del emisor | Completa primero los cuatro campos del membrete; agrega las plantillas después — la lista de verificación anterior, en ese orden |
| Esperar que los números fiscales de Bill To vengan de tu entidad | Nunca lo harán — los números del comprador viven en la cuenta del cliente, y en blanco se quedan | Mantén Tax Registration Number y Taxpayer ID en las cuentas de los clientes, especialmente en jurisdicciones con GST/IVA |
| Corregir una dirección incorrecta editando el documento de un PDF ya enviado | Los archivos antiguos son el registro de lo que se emitió; el error está en la entidad, y cada documento futuro lo repetirá | Corrige el Company Address (PDF) de la entidad y luego vuelve a generar lo que aún falte enviar |
Qué sigue
- Configuración de la plantilla de PDF — la capa de presentación.
- Jerarquía de plantillas — cómo interactúan las plantillas de entidad y regionales.
- Descripción de las entidades — los registros donde vive todo esto.
Preguntas frecuentes
El PDF ajusta los logos a un tamaño de membrete razonable; proporciona una imagen nítida y de tamaño razonable (los logos rectangulares y anchos se ven mejor). Si se ve mal, la imagen de origen suele ser la culpable — cambia la URL y vuelve a generar.
No — los archivos generados son registros históricos y permanecen como se emitieron. Las nuevas generaciones (y regeneraciones) adoptan la nueva marca de inmediato.
Quien mantenga los registros de entidad — en la práctica, tu Accounting Admin. Trata el identificador fiscal con cuidado: se imprime en documentos legales exactamente como se escribió.
La columna de descuento y su total aparecen solo cuando la entidad tiene configurada una Sales Discount GL Account (y la plantilla no está ocultando la fila de descuento). Si tu entidad nunca aplica descuentos, la factura limpia, sin esa columna, es el resultado esperado.
Por documento, no — pero por plantilla, sí: el Logo URL Override de una plantilla reemplaza el logo de la entidad para todo lo que esa plantilla viste. Asigna el documento especial a esa plantilla y tendrás tu logo distinto.
En la cuenta del cliente — los campos Tax Registration Number y Taxpayer ID. El identificador propio de la entidad es independiente y se imprime en el membrete. Si ambos están completos y aun así no se imprime nada, el interruptor Show Tax Identifiers de la plantilla está desactivado.
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