Configuración de un proveedor
Un proveedor (o suplidor) es una cuenta a la que le compras. Configurarlo es muy similar a un cliente, con una dimensión adicional que vale la pena entender bien: la retención de impuestos. En varios países, cuando pagas a ciertos proveedores debes retener una parte del pago y enviarla a la autoridad fiscal en nombre del proveedor. La cuenta del proveedor es donde le indicas a REDA cómo hacerlo. Configuraremos Apex Consulting Pvt Ltd, una consultora india cuyos honorarios están sujetos a TDS — el ejemplo perfecto para ver estos campos en acción.
Acceso que necesitarás. Una cuenta de proveedor es el registro estándar de Cuenta de Salesforce, por lo que los proveedores suelen configurarlos usuarios de Cuentas por pagar o un Accounting Admin v2. El permiso para crear o editar la cuenta en sí proviene del acceso de tu perfil de Salesforce al objeto Cuenta, no de los conjuntos de permisos financieros de REDA.
Paso a paso — Apex Consulting Pvt Ltd
Abre la cuenta y configura el Tipo financiero como Proveedor
Ingresa el nombre y la dirección de la empresa. Configurar Proveedor la hace utilizable en Facturas de compra, Desembolsos, Notas de crédito de proveedor y Órdenes de compra — y la mantiene fuera de las búsquedas de venta. Usa el nombre legal exacto del proveedor tal como aparece en sus facturas: la captura de facturas por OCR de REDA vincula las facturas escaneadas con los proveedores por nombre, así que un nombre fiel significa coincidencias automáticas.
Configura Territorio y Jurisdicción fiscal como India
Territorio agrupa al proveedor para efectos de informes; Jurisdicción fiscal le indica al motor de impuestos dónde se ubica.
Ingresa el Número de registro fiscal (GSTIN)
El número de GST de Apex, por ejemplo 27AAAAA0000A1Z5 — necesario para tu crédito fiscal de entrada y se imprime en los documentos.
Ingresa el ID de contribuyente / PAN
El PAN del proveedor, por ejemplo ABCDE1234F. Este es un campo clave para los proveedores: determina la tasa de retención. Cuando el ID de contribuyente está en blanco, REDA aplica solo las tasas de retención marcadas como Sin ID fiscal — los valores punitivos por defecto que la ley fiscal reserva para beneficiarios sin documentar — en lugar de las tasas normales. Captúralo siempre.
Configura la Clasificación del beneficiario como Empresa
Empresa / Persona física / No residente. Selecciona el rango de tasa correcto — por ejemplo, en India la 194C es 2% para una empresa pero 1% para una persona física, y la clasificación de no residente activa reglas para no residentes como la sección 195. Si se deja en blanco, REDA trata al beneficiario como una empresa. Apex es una empresa.
Elige el Perfil fiscal del tercero
El comportamiento fiscal del proveedor (una empresa india registrada). Lo usa el motor de impuestos de la misma forma que con los clientes.
Configura la Regla de retención en la fuente (Compra) como India TDS 194J
194J cubre honorarios profesionales (10%; la variante de servicios técnicos es 2%). Esta regla se autocompleta en las nuevas Facturas de compra de Apex y controla el cálculo. (Déjala en blanco para los proveedores a los que no les retienes.)
Registra las exenciones de retención, si las hay
Si Apex tiene un certificado de no deducción de la Sección 197, marca Exento de retención (Compra), registra la referencia del certificado y fija la fecha Válido hasta. REDA entonces no retiene nada mientras esté vigente — y regresa automáticamente a la tasa estándar en cuanto la fecha de la factura pase el vencimiento.
Configura la Condición de pago predeterminada
Aquí 2/10 Neto 30: vence en 30 días, con un 2% de descuento si pagas dentro de 10. Ver Condiciones de pago. (Si no defines ninguna condición en ningún nivel, REDA recurre a un genérico de 30 días.)
Configura Idioma de PDF / configuración regional, activa Activo financiero y guarda
Para Apex: en / en_IN. Activo financiero confirma que la cuenta está habilitada para operar.
El resultado — registrar una factura, con la retención resuelta
Recibes una factura de ₹100,000 de Apex por consultoría. Eliges el proveedor en una Factura de compra y REDA trae la condición de pago, el tratamiento fiscal y la regla TDS 194J — luego calcula el 10% (₹10,000) a retener. La contabilización separa lo que le debes al proveedor de lo que le debes a la autoridad fiscal:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Honorarios profesionales (gasto) | 100,000 | |
| Cuentas por pagar (a Apex) | 90,000 | |
| TDS / Retenciones por pagar (a la autoridad fiscal) | 10,000 |
Le pagarás a Apex ₹90,000 y remitirás ₹10,000 como TDS — y como capturaste el PAN, es el 10% correcto, no la tasa punitiva sin PAN. Ni la tasa, ni la regla, ni la división se ingresaron a mano; todo provino de la cuenta del proveedor. El formulario muestra una vista previa de la retención en vivo mientras editas, pero los montos se escriben realmente en los libros cuando se contabiliza la factura — la cuenta por pagar al proveedor se acredita neta de la retención, y la parte retenida se acredita a la cuenta de Retenciones por pagar de la entidad. (Esa cuenta se configura en la entidad; la contabilización se bloquea con un mensaje claro si falta. Los mecanismos completos en Retención en compras (TDS sobre facturas).)
Algunas cosas importantes que hacer bien
- Tipo financiero = Proveedor (o Cliente y proveedor), o la cuenta no aparecerá en los documentos de compra.
- Captura el PAN / ID fiscal — uno en blanco activa la tasa punitiva por defecto.
- Haz coincidir la Regla de retención con lo que hace el proveedor — 194C (contratistas), 194J (honorarios profesionales), etc. La regla equivocada retiene a la tasa equivocada.
- Completa siempre el certificado de exención y Válido hasta cuando marques Exento de retención — es obligatorio para auditoría, y el Válido hasta te mantiene en cumplimiento cuando el certificado vence.
Qué sigue
- Crear una factura de compra — registra tu primera factura de este nuevo proveedor.
- Mayor de cuenta del proveedor — todo lo que le debes y le has pagado, en un solo lugar.
- Retención en compras (TDS sobre facturas) — umbrales, bases, certificados y remesas.
- Captura de facturas por OCR — envía por correo el PDF de la factura de un proveedor y deja que REDA redacte la factura de compra.
Preguntas frecuentes
Sí — deja en blanco la Regla de retención y los campos de exención. Un proveedor al que no le retienes solo necesita Tipo financiero, Territorio, Jurisdicción fiscal, un Perfil fiscal del tercero y una condición de pago.
El Número de registro fiscal (GSTIN/IVA) sirve para el cumplimiento del impuesto de ventas/IVA y los créditos fiscales. El ID de contribuyente / PAN es para la retención — establece la tasa de retención. Un proveedor puede tener ambos, y son números distintos.
Marca Exento de retención (Compra), ingresa la referencia del certificado y fija Válido hasta con la fecha de vencimiento del certificado. REDA deja de retener mientras esté vigente y retoma la tasa estándar automáticamente después — sin necesidad de un recordatorio manual. (La exención es todo o nada: para un certificado de deducción parcial, configura en su lugar una regla de retención con la tasa del certificado.)
Una sola. Configura el Tipo financiero como Cliente y proveedor y completa tanto los campos de venta como los de compra. Así podrás facturarle y recibir facturas de él desde el mismo registro.
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