Movimientos presupuestarios (enmiendas)
En marzo, la realidad no coincide con el plan de enero: las reparaciones se disparan y los honorarios profesionales quedan por debajo de lo previsto. No se puede simplemente editar un presupuesto contabilizado — eso reescribiría en silencio la promesa que todos aprobaron. En su lugar, REDA Financials enmienda los presupuestos mediante Movimientos presupuestarios: registros fechados, justificados y aprobables de cada cambio, cada uno conservado para siempre. El número original permanece visible; las enmiendas se acumulan encima.
Acceso que necesitarás. Crear y aprobar movimientos presupuestarios requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los movimientos, pero no modificarlos.
La aritmética de una enmienda
Cada línea presupuestaria conserva intacto su Monto presupuestado original. Los movimientos aprobados se acumulan en Incrementos aprobados y Reducciones aprobadas, y el verdadero límite de la línea pasa a ser:
Presupuesto efectivo = Presupuestado + Incrementos aprobados − Reducciones aprobadas
La aplicación, la disponibilidad, la utilización — todo lo que viene después lee el número Efectivo. La historia de auditoría se cuenta sola: qué planeamos, qué cambió, por qué.
Los tipos de cambio
| Tipo de movimiento | Qué hace | Aprobación |
|---|---|---|
| Suplemento | Añade fondos a una línea — dinero nuevo dentro del presupuesto | Requerida — alguien debe hacerse responsable de la promesa mayor |
| Reducción | Retira fondos de una línea | Aprobado automáticamente — devolver dinero no necesita comité |
| Transferencia | Mueve fondos entre dos líneas del mismo presupuesto — se crea como par atómico (sale de una línea, entra en la otra) | Requerida |
| Original | Documenta la asignación original de una línea como movimiento — rara vez se usa a mano; el Monto presupuestado en sí mismo es el lugar habitual para el número original | No requerida |
El formulario describe los tres tipos habituales con sus propias palabras: "Agregar financiación adicional a una Línea de presupuesto. Requiere aprobación." · "Reducir la financiación de una Línea de presupuesto. Se aprueba automáticamente de inmediato." · "Mover fondos entre dos Cuentas contables dentro del mismo presupuesto. Requiere aprobación."
Qué contiene un movimiento
| Campo | Notas |
|---|---|
| N.º de movimiento | Numerado automáticamente (BE-00001, BE-00002…) — los movimientos tienen su propia secuencia, independiente de la del presupuesto |
| Línea presupuestaria / Presupuesto | La línea que se enmienda; el presupuesto se completa automáticamente a partir de la línea |
| Tipo de movimiento (obligatorio) | Suplemento / Reducción / Transferencia / Original — ver arriba |
| Monto (obligatorio) | Siempre positivo: "El importe debe ser mayor que cero. El tipo de entrada determina la dirección del impacto presupuestario." |
| Fecha de vigencia (obligatorio) | Cuándo se aplica el cambio — la fecha propia de la enmienda, independiente de las fechas del presupuesto |
| Motivo (obligatorio) | "El Motivo es obligatorio. Proporcione la justificación de negocio para este cambio presupuestario (requisito de auditoría SOX)." |
| Estado de aprobación | Not Required / Pending / Approved / Rejected — se define por defecto según el tipo y avanza con tu proceso de aprobación |
| Movimiento de referencia | En las transferencias: el enlace a la otra mitad del par |
| Monto efectivo | Calculado, con signo: negativo para las reducciones y el lado saliente de las transferencias, positivo en el resto de los casos — de modo que una lista relacionada de movimientos suma la enmienda neta de la línea |
Cómo crear uno
Empieza desde el presupuesto contabilizado
Abre el registro de Presupuesto que quieres enmendar, ve a su lista relacionada de Movimientos presupuestarios y haz clic en Nuevo — así se crea un movimiento, con el presupuesto ya en contexto. Los movimientos presupuestarios solo existen para presupuestos contabilizados: si el presupuesto sigue en Borrador, el formulario te dice "Este presupuesto no está Contabilizado. Los movimientos de presupuesto solo se pueden crear para un presupuesto Contabilizado: contabilice primero el presupuesto, o edite sus líneas directamente mientras está en Borrador." Y si llegas al formulario sin un presupuesto en contexto, dice "Presupuesto no encontrado. Abra un registro de Presupuesto y use el botón Nuevo en su lista relacionada Movimientos de presupuesto." — cada mensaje te dice exactamente qué hacer a continuación.
Tipo, monto, fecha — y el motivo
El monto siempre es positivo (el tipo decide la dirección), la fecha de vigencia indica cuándo se aplica, y el Motivo es obligatorio — como dice el formulario, la justificación de negocio es un requisito de auditoría, no un trámite decorativo. "Reparaciones un 20% por encima del plan tras el T1; financiado con el subgasto de honorarios profesionales" es un motivo; "ajuste" no lo es.
Las transferencias eligen dos líneas
Origen y destino (que deben ser distintos) — el formulario crea ambos lados de forma atómica, enlazados entre sí. El movimiento de marzo de Meridian: transferir $15,000 de Honorarios Profesionales a Reparaciones; una sola aprobación, ambas líneas actualizadas a la vez.
Aprobación, y luego permanencia
Una vez aprobado, el movimiento recalcula el Presupuesto efectivo de su línea — y se bloquea: "Las entradas de presupuesto aprobadas no pueden eliminarse. Forman parte del registro de auditoría permanente." ¿Cambiaste de opinión? Crea el movimiento opuesto; nunca borres.
La transferencia de marzo de Meridian, en números
Las reparaciones están tendiendo al alza; los honorarios profesionales, a la baja. Una Transferencia aprobada de $15,000 reescribe ambos límites — y solo los límites:
| Línea presupuestaria | Presupuestado | Incrementos aprobados | Reducciones aprobadas | Presupuesto efectivo |
|---|---|---|---|---|
| Reparaciones y mantenimiento — Edificios | $120,000 | $15,000 | $0 | $135,000 |
| Honorarios legales y de consultoría profesional | $30,000 | $0 | $15,000 | $15,000 |
Ambas columnas de Presupuestado siguen mostrando los números de enero — ese es el punto. La transferencia existe como dos movimientos enlazados (el lado saliente marcado como origen de la transferencia), una sola aprobación cubrió ambos, y cualquier informe de variación ahora puede mostrar tres columnas honestas: plan original, plan aprobado vigente, real.
Las reglas que mantienen honestas las enmiendas
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Las entradas de presupuesto solo pueden crearse para presupuestos contabilizados. Los presupuestos en borrador deben editarse directamente; los anulados deben reabrirse y volver a contabilizarse primero." | Las enmiendas existen para cambiar una promesa vigente — los borradores simplemente se editan. |
| "El importe debe ser mayor que cero. El tipo de entrada determina la dirección del impacto presupuestario." | Sin montos con signo — elige el tipo que lleva la dirección. |
| "El Motivo es obligatorio. Proporcione la justificación de negocio para este cambio presupuestario (requisito de auditoría SOX)." | Escribe la frase que un revisor necesita. "Ajuste" no es un motivo. |
| "This reduction would make the Effective Budget negative. Maximum reduction for this Budget Line is …" | Reduce hasta el máximo indicado, o divide el cambio de otra forma. |
| "Las entradas de transferencia deben tener una Entrada de referencia emparejada. Cree las transferencias mediante el formulario de Entrada de presupuesto para garantizar que ambos lados se creen atómicamente." | Nunca construyas la mitad de una transferencia a mano — el formulario crea ambos lados juntos. |
| "Las Líneas de presupuesto de origen y destino deben ser diferentes." | Una transferencia a sí misma no mueve nada. |
| "Las entradas de transferencia no pueden editarse. Cree una Reducción para revertir el efecto y luego cree una nueva Transferencia." | Deshaz una transferencia mediante el rastro, no borrándola. |
| "Esta entrada de presupuesto fue aprobada y no puede modificarse. Cree una entrada nueva para hacer más ajustes." | Las enmiendas aprobadas son historia permanente. |
| "Las entradas de presupuesto aprobadas no pueden eliminarse. Forman parte del registro de auditoría permanente." | La opción de eliminar deja de funcionar al aprobarse — por diseño. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Reabrir todo el presupuesto para cambiar un número | Se bloquea en cuanto algo está comprometido — e incluso cuando es posible, reescribe el plan en silencio | Un cambio de línea = un Movimiento presupuestario con su motivo |
| Ingresar un monto negativo para reducir | Se rechaza — los montos siempre son positivos | Tipo = Reducción lleva la dirección |
| Crear ambas mitades de una transferencia como movimientos separados | Las mitades manuales se rechazan — no pueden existir transferencias sin par | Usa el flujo de transferencia del formulario de Movimiento presupuestario: ambos lados, una sola acción, enlazados |
| Un motivo escrito para uno mismo ("moviendo dinero") | El motivo es la respuesta de auditoría, adjunta de forma permanente | Indica la tendencia, el origen de los fondos y el contexto de la aprobación |
| Corregir un movimiento aprobado incorrecto pidiendo que se elimine | Imposible — los movimientos aprobados son permanentes | Crea el movimiento opuesto (con un motivo que diga "revierte BE-…"), y luego el correcto |
Qué sigue
- Descripción de los presupuestos — dónde encaja el Presupuesto efectivo.
- Aplicación del presupuesto en órdenes de compra — qué controla el límite enmendado.
- Informes de utilización de presupuesto — observar la tendencia que motiva las enmiendas.
Preguntas frecuentes
Porque entonces el "tú" de diciembre no podría demostrar lo que el "tú" de enero prometió. El original permanece congelado; las enmiendas llevan el cambio y su motivo. Esa separación es lo que hace que el presupuesto sea a prueba de auditoría — y lo que permite que los informes de variación comparen el plan original, el plan revisado y lo real.
Las transferencias aprobadas son inmutables: crea una Reducción en la línea financiada por error y una nueva Transferencia hacia la correcta (o una transferencia inversa). El rastro muestra el error y la corrección — que es exactamente para lo que sirve un rastro.
A quien sea que el proceso de aprobación de tu organización los dirija — típicamente el contralor o el CFO. Las reducciones se saltan la aprobación por diseño; solo los movimientos que aumentan el límite de una línea (suplementos, transferencias) esperan una firma.
Los movimientos pendientes son la etapa editable — y si uno ya avanzó más, la acción Reabrir y editar lo reinicia: "Entrada de presupuesto reabierta para edición. Estado de aprobación restablecido a Pendiente." Sin embargo, una vez aprobado, el movimiento es permanente; las correcciones son movimientos nuevos.
Al aprobarse. Los Incrementos aprobados y las Reducciones aprobadas de la línea se recalculan a partir de todos sus movimientos aprobados, y la fórmula del Presupuesto efectivo se actualiza al instante — la siguiente orden de compra se verifica contra el nuevo límite. Los movimientos pendientes aún no cambian nada.
No — las transferencias mueven fondos entre dos líneas de cuenta contable dentro del mismo presupuesto. Entre presupuestos distintos, usa una Reducción en uno y un Suplemento en el otro, con motivos que se referencien mutuamente.
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