Lista de verificación para la puesta en producción

Entrar en producción con un nuevo sistema contable es el momento que solo se vive una vez por cada conjunto de libros. Esta lista de verificación te guía en orden — desde instalar el paquete hasta hacer la transición a producción — para que no se pierda nada importante y tus cifras iniciales sean correctas desde el primer día. Está escrita para la persona que lidera la implementación: el administrador, el contralor o el partner de implementación.

Antes de empezar — reúne y decide

Una puesta en producción sin sobresaltos es, sobre todo, preparación. Reúne primero lo siguiente:

• Decide moneda única vs. multimoneda. Si alguna entidad va a transaccionar en una moneda distinta de tu moneda base, eres multimoneda. Decide esto ahora — se configura una sola vez, desde el inicio.
• Reúne tu saldo inicial. Exporta los saldos de cierre de tu sistema actual a la fecha planeada de la transición. Esta es la base de la Fase 3.
• Enumera tus entidades. Cada empresa legal que posee un conjunto de libros — con su moneda base, base contable (devengo o efectivo) y mes de inicio del año fiscal.
• Enumera tus territorios. Los países y regiones en los que operas. Cada entidad pertenece a un territorio, así que necesitas al menos uno, incluso para una operación en un solo país.
• Enumera tus usuarios y sus roles. Quién gestiona cuentas por cobrar, quién gestiona cuentas por pagar, quién es responsable del libro mayor, quién solo revisa. Esto determina las licencias y los conjuntos de permisos — y tu segregación de funciones.
• Identifica tus países de operación. Estos determinan qué paquetes de impuestos y retenciones debes cargar.
• Designa al responsable de los libros. Decide quién tiene autoridad para cerrar los períodos y quién aprueba el cierre.

Fase 1 · Instalar y activar

• Instala primero en un sandbox y luego en producción. REDA nunca envía el paquete a tu org de producción — tú lo instalas, lo pruebas en un sandbox y lo promueves cuando estés listo. Consulta Instalación y actualizaciones.
• Activa tu suscripción. En la pestaña Consola de administración financiera → Suscripción, pega tu clave de licencia y haz clic en Activate. Consulta Suscripción y planes.
• Asigna licencias de usuario. Marca la casilla REDA Financials AI en cada usuario que vaya a contabilizar transacciones. Consulta Asignación de licencias.
• Asigna conjuntos de permisos según el rol. Dale a cada usuario el conjunto de permisos correspondiente a su rol — y mantén las funciones separadas. Consulta Asignación de conjuntos de permisos y Segregación de funciones y seguridad.

Fase 2 · Configurar la base

Esta es la mayor parte del trabajo, y casi todo ocurre en el Consola de administración financiera y tus pestañas de datos maestros. La guía Configuración posterior a la instalación explica cada uno de estos pasos en detalle — aquí están como lista de verificación, en el orden que funciona.

• Configura tu modo de moneda. Confirma moneda única o multimoneda en REDA Application Settings antes de ingresar cualquier transacción.
• Carga el catálogo de cuentas global. Esto construye un catálogo basado en estándares — y crea automáticamente tus valores contables predeterminados globales.
• Carga los paquetes de impuestos y retenciones de tus países. Carga cada país en el que operas para cargar sus jurisdicciones fiscales, reglas fiscales y reglas de retención (WHT/TDS).
• Revisa tus valores contables predeterminados. Abre Valores contables predeterminados globales y confirma que cada cuenta contable predeterminada sea la correcta según tu política. El paquete garantiza que la asignación sea estructuralmente válida; elegir la cuenta correcta es tu criterio profesional.

• Define tus territorios. Crea al menos uno; agrega subregiones si las necesitas. Configura valores contables predeterminados a nivel de territorio donde una región necesite cuentas distintas.
• Crea tus entidades. Para cada empresa legal, configura su territorio, moneda base, cuentas contables predeterminadas, base contable (devengo vs. efectivo) y mes de inicio del año fiscal.
• Configura las secuencias de documentos. Establece la numeración de cada entidad y tipo de documento (facturas de venta, facturas de compra, recibos, pagos, asientos) — prefijo, sufijo, número inicial, y si se incluye el año. Haz esto antes de emitir el primer documento, para que la numeración sea limpia y auditable desde el principio.

• Configura tus productos y servicios. Crea tu catálogo y adjunta perfiles fiscales para que el impuesto se resuelva correctamente en las líneas de facturas de venta y de compra.
• Configura tus cuentas bancarias. Para cada cuenta, establece la cuenta contable de efectivo, la moneda, la entidad propietaria y los valores predeterminados de conciliación.
• Configura la papelería de cheques y su numeración. Si imprimes cheques, configura el número inicial, final y siguiente, y la descripción de la papelería en cada cuenta bancaria — el número luego fluye automáticamente a cada desembolso.
• Configura tus clientes y proveedores. Crea las Cuentas, adjunta sus perfiles fiscales y define valores predeterminados como las condiciones de pago.
• Configura las condiciones de pago. Define tus plazos de vencimiento y cualquier descuento por pronto pago.
• (Multimoneda) Configura los tipos de cambio. Configura tu fuente de tasas y la sincronización diaria para que las conversiones y la ganancia/pérdida cambiaria se contabilicen correctamente.
• Configura las plantillas de PDF y la personalización de marca. Configura plantillas, logotipos y datos de pago por entidad para los documentos que enviarás a clientes y proveedores.

Fase 3 · Períodos y saldos iniciales

• Genera tus períodos contables. Crea un año de períodos para cada territorio, según el inicio del año fiscal de cada territorio. Genera cada año fiscal en el que planees transaccionar.
• Carga tus saldos iniciales del libro mayor. Contabiliza el saldo de cierre de tu sistema anterior como un asiento contable de apertura, con fecha de tu transición. Los débitos deben ser iguales a los créditos.
• Carga las partidas abiertas de cuentas por cobrar y por pagar. Ingresa individualmente las facturas de venta sin pagar y las facturas de compra sin pagar, para que la antigüedad de saldos, los estados de cuenta y las aplicaciones sean exactos desde el primer día.
• Migra tus activos fijos. Carga los activos que estén a mitad de su vida útil con su fecha de migración, costo original y depreciación acumulada inicial, para que el cronograma continúe correctamente en lugar de reiniciarse.
• Concilia el saldo inicial. Confirma que cada saldo cuadre con tu sistema anterior, cuenta por cuenta. Resuelve cualquier diferencia antes de continuar.
• Configura tus fechas de cierre contable. Bloquea los períodos antes de tu transición para que no se pueda contabilizar nada en ellos por error.

Fase 4 · Validar en un sandbox

Comprueba el sistema de extremo a extremo antes de producción. Ejecuta una transacción real a través de cada ciclo que usas y confirma que la contabilidad es correcta. Consulta la Guía de pruebas en sandbox para saber cómo configurar esto.

• Ejecuta un ciclo completo de cuentas por cobrar. Factura de venta → contabilizar → recibo de caja → aplicar, más una nota de crédito. Confirma que el saldo del cliente y la antigüedad de saldos sean correctos.
• Ejecuta un ciclo completo de cuentas por pagar. Orden de compra → factura de compra → coincidencia → contabilizar → desembolso → aplicar, más una nota de proveedor.
• Contabiliza asientos contables, incluyendo un asiento intercompañía, y confirma las contrapartidas automáticas.
• Ejecuta una conciliación bancaria de extremo a extremo contra un estado de cuenta de muestra.
• Ejecuta un lote de depreciación y confirma que los asientos se contabilizan en las cuentas correctas.
• Captura una instantánea de antigüedad de saldos de fin de período para cuentas por cobrar y por pagar.
• Verifica que cada contabilización llegue a la cuenta contable prevista. Revisa puntualmente las transacciones contables subyacentes y el GL Account Ledger.
• Verifica los impuestos y las retenciones. Confirma las tasas y cuentas correctas para cada país que cargaste.
• Verifica el multimoneda. Revisa las conversiones y la ganancia/pérdida cambiaria en una transacción en moneda extranjera.
• Verifica tus estados financieros. El Balance de comprobación, el Estado de resultados, el Balance general y el Estado de flujo de efectivo deben ser correctos y estar balanceados; los informes de antigüedad de saldos deben coincidir.
• Verifica tus documentos. Genera facturas, cheques y estados de cuenta en PDF y confirma la marca y los datos de pago.
• Haz un cierre de mes de prueba. Recorre toda la Lista de verificación de cierre de mes una vez en el sandbox para que el cierre real no traiga sorpresas.

Fase 5 · Controles y automatización

• Confirma la segregación de funciones. Asegúrate de que nadie pueda registrar y ocultar al mismo tiempo — separa cuentas por cobrar de cuentas por pagar, y mantén a quien concilia el banco distinto de quien registra el efectivo. Consulta Segregación de funciones y seguridad.
• Programa tus operaciones automatizadas. En la pestaña Operations, programa los trabajos de los que dependes — transacciones recurrentes, reversión automática de asientos, sincronización de tipos de cambio, contabilización de depreciación, instantáneas de antigüedad de saldos, aplicación automática y OCR. Deja que el resto se ejecute bajo demanda.
• Confirma que el registro de auditoría y el historial de campos estén capturando los cambios en los registros y campos que necesitas para el cumplimiento.
• Documenta tu política de cierre. Anota quién cierra el período, en qué secuencia y con qué calendario.

Fase 6 · Transición y puesta en producción

• Elige una fecha de transición — idealmente el primer día de un período, para que tu sistema anterior y el nuevo se separen limpiamente en un límite de cierre.
• Haz la conciliación final del saldo inicial a la fecha de transición y confirma que sigue cuadrando.
• Congela el sistema anterior para nuevas transacciones, de modo que nada se registre en dos lugares.
• Confirma que cada usuario tenga la licencia y el conjunto de permisos correctos, y pueda iniciar sesión.
• Informa y capacita a tu equipo en los flujos de trabajo que usarán desde el primer día.
• Empieza a transaccionar en producción. Ya estás en vivo.

Después de la puesta en producción

• Ejecuta tu primer cierre de mes real con cuidado, siguiendo la Lista de verificación de cierre de mes.
• Revisa los resultados de tus trabajos por lotes en la pestaña Operations — presta atención a cualquier ejecución parcial o fallida.
• Concilia los estados de cuenta bancarios de tu primer mes para confirmar que el efectivo está correcto.
• Recopila comentarios de tu equipo y ajusta los valores predeterminados, plantillas y calendarios.

Qué sigue

1. Tu hoja de ruta de configuración — la secuencia completa de configuración detrás de la puesta en producción.
2. Guía de pruebas en sandbox — valida todo antes de hacer la transición.
3. Lista de verificación de cierre de mes — tu primer cierre después de entrar en producción.
4. Migración de saldos iniciales — carga los saldos de partida al entrar en producción.
5. Balance de comprobación — confirma que los libros cuadran desde el primer día.

Preguntas frecuentes