Recepción de líneas de orden de compra (activos)
La recepción es el tramo intermedio de la coincidencia de tres vías: confirmar que lo que ordenaste realmente llegó. Toma un minuto por entrega y es lo que después permite cotejar las facturas con la realidad. Y cuando los artículos ordenados son equipo o propiedades, la recepción hace algo más: crea tus registros de activos automáticamente. Este artículo recorre ambos casos.
Acceso que necesitarás. Registrar recepciones requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver una orden, pero no recibir contra ella.
Registrar una recepción
Abre la orden contabilizada y haz clic en Recibir mercancías
La ventana Recibir mercancías enumera cada línea con tres números: Ordenado, Recibido hasta ahora y Restante.
Ingresa lo que realmente llegó
Haz clic en el lápiz de cada línea entregada y escribe la cantidad. Sterling completó la primera de las dos visitas de limpieza de fachada de Meridian, así que: recibido 1 de 2. Si todo llegó de una vez, Recibir todo completa cada línea.
Confirma con Recibir mercancías
La orden se actualiza al instante:
| Estado de recepción | Significado |
|---|---|
| No recibida | Aún no se ha registrado nada. |
| Parcialmente recibida | Llegaron algunas líneas (o parte de una línea). |
| Totalmente recibida | Todo lo ordenado ya llegó. |
Los controles de la ventana, en una tabla
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Ícono de lápiz (por línea) | Edita la cantidad recibida de esa línea: la herramienta precisa para entregas parciales. |
| Recibir todo | Completa la cantidad restante de cada línea con un solo clic: para el caso en que todo llegó. |
| Restablecer | Borra las cantidades que escribiste en esta sesión y vuelve al estado registrado. |
| Deshacer recepción | Revierte una recepción ya registrada: la solución para una recepción registrada por error. |
| Recibir mercancías / Cancelar | Confirma lo que ingresaste o sal sin registrar nada. |
Qué cambia la recepción, y qué no
La recepción lleva la cuenta; no contabiliza. En concreto, confirmar una recepción:
- Actualiza la cantidad Recibida de la línea y los acumulados Total recibido y Saldo por recibir de la orden, y avanza el Estado de recepción a lo largo de su trayectoria.
- Desbloquea la facturación: cada unidad recibida pasa a ser facturable; el cotejo permite como máximo lo recibido menos lo ya facturado por línea.
- Crea activos en las líneas marcadas con Crear activo (siguiente sección).
- No escribe nada en el libro mayor: el costo llega a tus libros cuando se contabiliza la factura de proveedor cotejada, no cuando llegan las cajas. Por eso también la recepción nunca toca el Saldo por facturar: en la captura anterior se mantuvo en $9,600 mientras el Saldo por recibir bajó a $4,800.
Cuándo la recepción crea activos
Las líneas de orden marcadas con Crear activo (con un Tipo de activo) convierten la recepción en registro de activos: cada unidad recibida pasa a ser un registro de Activo fijo en estado En construcción, vinculado a la línea de orden. Cuando Meridian recibió las cuatro unidades de equipo de recepción en su orden de compra de la renovación del vestíbulo, aparecieron cuatro registros de activos en la lista relacionada Activos fijos de la orden, sin captura de datos por separado.
- En construcción significa: registrado, pero aún sin depreciar. El costo se finaliza cuando se contabiliza la factura del proveedor, y entonces el activo se capitaliza y se activa; consulta Capitalización de activos.
- El activo hereda los valores predeterminados de su tipo (vida útil, método de depreciación) y su costo de la línea de orden. Consulta Crear activos a partir de órdenes de compra para conocer el ciclo de vida completo.
Corregir un error de recepción
¿Registraste de más o contra la línea equivocada? Abre Recibir mercancías de nuevo y usa Deshacer recepción (o corrige la cantidad con el lápiz). Si ya se cotejó una factura contra la recepción equivocada, deshaz eso primero: el cotejo siempre se compara con las cantidades recibidas actuales.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Acumular las recepciones para el cierre de mes | Cada factura que llega en el intermedio se bloquea por el tope de cantidad: el área de cuentas por pagar persigue problemas fantasma todo el mes | Registra cada entrega cuando ocurre; es un minuto por entrega |
| Hacer clic en Recibir todo por costumbre | Una entrega parcial se registra como completa: las unidades faltantes parecen recibidas y el proveedor puede facturar bienes que nunca llegaron | Usa el lápiz e ingresa lo que realmente llegó; Recibir todo es para entregas genuinamente completas |
| Recibir contra la línea equivocada | Se abre la cantidad facturable de la línea equivocada mientras la correcta sigue bloqueada | Lee las descripciones de las líneas en la ventana y luego confirma |
| Recibir equipo en una línea que nunca se marcó con Crear activo | No se crea ningún registro de Activo fijo; las unidades existen físicamente, pero no en tu registro de activos | Revisa la columna Activo en la ventana antes de confirmar: las marcas se establecen en las líneas de la orden de compra |
| "Corregir" un error de recepción manipulando la siguiente recepción | Dos recepciones equivocadas en lugar de una, y un rastro de auditoría que no explica ninguna | Usa Deshacer recepción en el registro equivocado y luego registra la realidad |
Qué sigue
- Crear una factura de compra a partir de una orden de compra: factura la visita recibida.
- Crear activos a partir de órdenes de compra: la trayectoria de activos completa.
- Descripción de las órdenes de compra: dónde encaja la recepción.
Preguntas frecuentes
Sí: la recepción registra que el proveedor entregó, ya sean cajas en un muelle o una visita de mantenimiento completada. El ejemplo de Meridian anterior es un servicio: una visita de limpieza de fachada realizada, otra pendiente.
No: la ventana Recibir mercancías te detiene con "La cantidad recibida (…) no puede superar la cantidad ordenada (…)", indicando la línea infractora. Si el proveedor realmente entregó más de lo ordenado, resuélvelo fuera de la recepción primero: devuelve el excedente o modifica la orden para que la cantidad ordenada coincida con la realidad, y luego registra la recepción.
Quien pueda verificar la entrega: el personal de sitio o de instalaciones para los bienes físicos, y el solicitante para los servicios. Separar a quien recibe de quien paga es un control clásico; tus conjuntos de permisos lo respaldan.
No. La recepción actualiza las cantidades de la orden, desbloquea la facturación y crea registros de activos en las líneas marcadas, pero el costo llega a tu libro mayor solo cuando se contabiliza la factura de proveedor cotejada. Una consecuencia: una entrega que olvidaste recibir no te cuesta nada en los libros, pero bloquea la factura de forma silenciosa.
En la propia orden: las cuatro unidades de equipo de recepción de Meridian aparecen en la lista relacionada Activos fijos de la orden de compra de la renovación del vestíbulo, cada una en estado En construcción y vinculada a su línea de orden.
Deshaz primero el lado de la factura: el cotejo siempre se compara con las cantidades recibidas actuales, así que una recepción de la que depende una factura no puede desaparecer sin más. Vuelve a abrir o corrige la factura, luego usa Deshacer recepción y después rehaz ambas correctamente.
¿Te resultó útil?