Clonar una factura de venta
La mayoría de las facturas de Meridian se parecen mucho a las del mes pasado: mismo inquilino, misma unidad, mismas líneas. Clonar con líneas convierte cualquier factura existente en una nueva copia en borrador —encabezado y líneas incluidos—, de modo que una factura repetida toma segundos en lugar de volver a escribirla. (Si la repetición es realmente mensual para siempre, una plantilla recurrente es la herramienta aún más cómoda y aún mejor; la clonación brilla en los casos casi regulares).
Acceso que necesitarás. Clonar y contabilizar facturas de venta requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver facturas pero no crearlas ni contabilizarlas.
Clonar, rápidamente
Abre cualquier factura y haz clic en Clonar con líneas
En borrador, contabilizada, incluso anulada: cualquier factura puede servir de origen; la copia es siempre un documento nuevo y limpio.
Revisa la copia antes de guardar
Todo lo relevante para el negocio se traslada: cliente, entidad, referencia, descripción, condiciones de pago, dimensiones y todas las líneas con productos, cantidades, precios y perfiles fiscales. Ahora conviértela en la factura de este período: verifica la fecha de la factura y la fecha de vencimiento, y actualiza el texto específico del período ("junio de 2026" no corresponde en la factura de julio).
Guárdala como un borrador nuevo y contabilízala
El clon nace como un Borrador ordinario: no se toca nada del documento de origen. Toma el siguiente número de la secuencia de la entidad, deriva su propio período contable a partir de su fecha y se contabiliza como cualquier factura hecha a mano.
Clonar con líneas y Crear nota de crédito: la misma maquinaria, dos direcciones
Conviene saber que Clonar con líneas y Crear nota de crédito son los dos modos de un mismo motor de copia. Clonar produce un gemelo del mismo signo: un borrador nuevo que factura las mismas cosas otra vez. Crear crédito produce el reflejo: las mismas líneas convertidas en líneas de crédito, con total negativo, vinculadas a la factura de origen como su Factura original. Elige según tu intención:
| Clonar con líneas | Crear nota de crédito | |
|---|---|---|
| Quieres… | Facturar algo similar otra vez | Revertir (parte de) lo que se facturó |
| Las líneas llegan… | Tal cual: los mismos cargos | Marcadas como líneas de crédito: los mismos montos, dirección opuesta |
| Vínculo con la factura de origen | Ninguno: el clon es independiente | Factura original establecida: el crédito queda ligado a lo que corrige |
| Número de documento | El siguiente de la secuencia de facturas | El siguiente de la secuencia de notas de crédito, aparte, de la entidad |
| Detalles | Este artículo | Crear una nota de crédito |
Lo que deliberadamente NO se copia
- El número de documento: las secuencias se mantienen sin saltos; el clon recibe el suyo.
- El estado y la contabilidad: el clon es un borrador sin asientos, sin importar lo que fuera la factura de origen.
- Pagos, créditos, aplicaciones: eso pertenece al historial de la factura de origen, no a la copia.
- Los PDF generados: el clon produce el suyo al contabilizarse o cuando se solicite.
Las reglas que detectan clones desactualizados
Un clon es un borrador ordinario, así que enfrenta las validaciones ordinarias, pero los clones las activan de formas predecibles, porque los valores copiados se desactualizan. Los mensajes, y las causas propias de los clones:
| El mensaje | La causa habitual, propia del clon |
|---|---|
| "La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura. Revisa las condiciones de pago y la fecha de vencimiento." | Moviste la fecha de la factura a este mes pero la fecha de vencimiento copiada sigue diciendo el mes pasado: el tropiezo más común de los clones. Actualiza ambas. |
| "La fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del período contable seleccionado." | La fecha cambió pero un período copiado no la siguió: borra el período y deja que se vuelva a derivar de la nueva fecha. |
| "La entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones…" | La factura de origen es anterior a una reorganización; su entidad se ha retirado desde entonces. Apunta el clon a la entidad activa. |
| "El libro mayor está inactivo y no puede recibir nuevas transacciones…" | La misma historia, del lado del libro mayor. |
| "La cuenta contable está inactiva. Actívala o selecciona una alternativa." | Una línea copiada sigue facturando a una cuenta que se ha retirado desde que se creó la factura de origen. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilizar el clon sin leerlo | Fechas desactualizadas, texto desactualizado, precios desactualizados: el cliente recibe la factura del mes pasado con el número de este mes | Fecha, texto, montos: la revisión de tres líneas antes de cada contabilización |
| Clonar para "reemitir" una factura que anulaste por estar mal | El clon copia el error fielmente | Corrige el borrador después de clonar: el clon es un punto de partida, no un veredicto |
| Clonar cada mes, para siempre | Doce oportunidades manuales al año de olvidar algo: justo el problema que resuelven las plantillas | Promueve el patrón a una plantilla recurrente; reserva la clonación para los casos irregulares |
| Esperar que los pagos de la factura de origen se trasladen | Nunca lo hacen: las aplicaciones pertenecen al historial de la factura de origen | El clon comienza sin pagar; cobra sus propios pagos |
| Cambiar la entidad pero no volver a revisar las líneas | Las cuentas contables, las secuencias y la moneda dependen de la entidad: un clon entre entidades puede arrastrar cuentas que la nueva entidad rechaza | Tras un cambio de entidad, vuelve a elegir las cuentas de las líneas y confirma la moneda |
Qué sigue
- Facturas de venta recurrentes: cuando la misma factura se repite según un calendario.
- Crear una factura de venta: el camino desde cero.
- Contabilizar una factura de venta: lo que ocurre cuando el clon entra en vigor.
Preguntas frecuentes
Plantilla recurrente cuando la factura se repite de forma predecible (una renta fija, mensual). Clon cuando una factura se repite de forma irregular: un servicio adicional ocasional, un cargo parecido pero no idéntico, o un caso puntual que resulta parecerse a una factura antigua.
La acción Clonar con líneas también existe en las notas de crédito: la copia conserva los indicadores de línea de crédito. Pero antes de clonar una nota, pregúntate si la situación es realmente un segundo crédito; las notas son correcciones, y las correcciones suelen ser casos puntuales.
El clon queda con la entidad y el cliente de la factura de origen; cambia cualquiera de los dos en el borrador antes de guardar si es necesario (ten cuidado con lo que depende de la entidad: las cuentas contables, las secuencias y la moneda siguen a la entidad).
Copia los perfiles fiscales de las líneas —las instrucciones de cómo gravar cada línea—, no los montos calculados. El impuesto se calcula de nuevo cuando se contabiliza el clon, usando las reglas vigentes en su fecha. Si las tasas de impuesto cambiaron desde la factura de origen, el impuesto del clon diferirá correctamente.
Actualizaste la fecha de la factura pero la fecha de vencimiento copiada quedó rezagada; la validación indica "La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura. Revisa las condiciones de pago y la fecha de vencimiento." Actualiza la fecha de vencimiento (o vuelve a elegir la condición de pago para que se recalcule) y contabiliza de nuevo.
Clonar crea una factura nueva, así que requiere permisos de creación sobre los documentos de cuentas por cobrar: el conjunto de permisos Accounts Receivable o Accounting Admin. Los usuarios con Accounting Controller y Read Only pueden abrir la factura de origen pero no generar copias.
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