Sondeo de estado de facturación electrónica
El manual de administración del trabajo que termina lo que empieza la contabilización de una factura. Donde un país exige que las facturas se presenten electrónicamente, la autoridad fiscal rara vez responde en el acto: recoge el documento, dice «recibido» y se pronuncia más tarde. Esta tarjeta es lo que vuelve a preguntar. Sin ella, las facturas se quedan en Enviado para siempre — y todo lo contabilizado de forma masiva no sale nunca de En cola — y a nadie se le dice por qué.
Acceso que necesitarás. Iniciar y ejecutar este trabajo requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede acceder a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 no pueden ver la pestaña Operaciones — solo se encuentran con los estados de factura que este trabajo actualiza.
Qué hace realmente el trabajo
Cada factura presentada electrónicamente tiene un Historial de facturación electrónica: un registro por factura que guarda toda la conversación con la autoridad fiscal. El Historial recorre una secuencia fija de estados. Al sondeo le interesa exactamente uno de ellos.
| Estado | Qué significa | ¿Lo toca el sondeo? |
|---|---|---|
| Borrador | El Historial existe pero nadie lo ha liberado. Aquí es donde esperan las facturas cuando la entidad está configurada para presentar manualmente en lugar de automáticamente. | No |
| Listo para enviar | Liberado, a la espera de que alguien lo recoja para transmitirlo. | No |
| En cola | En la fila de transmisión. | Sí |
| Enviado | La autoridad tiene el documento y ha acusado recibo, pero todavía no se ha pronunciado sobre él. | Sí |
| Aceptado | La autoridad lo ha aprobado. La factura ya es legalmente válida y lleva su identificador fiscal oficial. | No — final |
| Rechazado | La autoridad lo rechazó. El motivo queda registrado en el Historial. | No — final |
| Error | El documento no se pudo entregar, o el intercambio falló. El motivo queda registrado en el Historial. | No |
| Cancelado | El documento se retiró. | No — final |
Así que un ciclo hace dos cosas. Por cada Historial que está en En cola, transmite el documento a la autoridad. Por cada Historial que está en Enviado, pregunta a la autoridad qué ha pasado y mueve el Historial a Aceptado, Rechazado o Error según la respuesta. Los Historiales en cualquier otro estado se quedan intactos, y por eso ejecutar dos ciclos seguidos es inofensivo: el segundo simplemente encuentra menos que hacer.
Leer la tarjeta
Plegada, la tarjeta muestra una sola etiqueta: Programado o No programado. Despliégala y muestra cuatro cosas.
| Qué muestra | Cómo leerlo |
|---|---|
| Próxima ejecución programada | La fecha y la hora de la siguiente ejecución automática, en tu propia zona horaria. Un guion significa que no hay nada programado. |
| A la espera de respuesta de la autoridad | Cuántos documentos están ahora mismo en Enviado. Este es el atraso que resolverá la próxima ejecución. Cuando todo está respondido, dice «No hay nada esperando respuesta», que es el estado sano, no uno vacío. |
| Con error | Cuántos Historiales acabaron en Error. Solo aparece cuando el recuento es mayor que cero, así que verlo ya es la señal. Estos necesitan a una persona; el sondeo no los resolverá. |
| Configuraciones de facturación electrónica activas | Cuántas entidades están configuradas para presentar electrónicamente. Si esto es cero, el trabajo no tiene absolutamente nada que hacer. |
Iniciarlo y detenerlo
- Confirma que al menos una entidad está configurada para presentar electrónicamente. Si «Configuraciones de facturación electrónica activas» marca cero, no pongas nada en marcha todavía — configura primero la entidad y luego vuelve.
- Abre Iniciador de aplicaciones → REDA Financials Admin → Consola de administración financiera → Operaciones.
- Haz clic en la cabecera de la tarjeta Sondeo de estado de facturación electrónica para desplegarla.
- Haz clic en Iniciar.
- Comprueba lo que deberías ver: la etiqueta cambia a Programado y Próxima ejecución programada se rellena con una hora unos quince minutos por delante.
No hay ninguna hora que elegir. Una vez iniciado, el ciclo se ejecuta aproximadamente cada quince minutos y se vuelve a armar cada vez, así que sigue funcionando hasta que lo detengas. Para detenerlo, haz clic en Detener y confirma. Detenerlo no pierde nada: un ciclo ya en curso termina el documento que tiene entre manos, y los documentos que ya están en Enviado se quedan exactamente donde están hasta que lo vuelvas a iniciar.
Por qué cada quince minutos y no una vez al día
Bajo un modelo de validación previa, una factura no es un documento legalmente válido hasta que la autoridad se ha pronunciado sobre ella y ese veredicto se ha registrado contra la factura. Un documento presentado a las 09:00 y comprobado solo a la noche siguiente pasa toda la jornada laboral en el limbo — transmitido, pero todavía no válido, y nadie puede saber por la factura en cuál de las dos situaciones está. Un ciclo corto reduce esa ventana a minutos.
- Un ciclo en vacío no cuesta prácticamente nada. Si no hay ningún documento esperando, el ciclo encuentra la cola vacía y termina. Ni siquiera contacta con la autoridad, así que dejar el ciclo en marcha durante un fin de semana tranquilo no es un derroche.
- Las autoridades van más lentas a fin de mes, cuando todo el mundo presenta a la vez. Un veredicto que normalmente llega en minutos puede tardar horas el día 30. El ciclo simplemente sigue preguntando; no se pierde nada, solo se resuelve más tarde.
Ejecutarlo ahora
Ejecutar ahora ejecuta un único ciclo de inmediato, sin esperar al siguiente. Úsalo cuando necesites una respuesta antes: un cliente está esperando una factura válida, o acabas de corregir algo y quieres ver el resultado.
Después de confirmar verás un mensaje con la referencia del trabajo. El trabajo se ejecuta en segundo plano, así que los recuentos de la tarjeta no cambian al instante — pliega y despliega la tarjeta, o actualiza la página, al cabo de un minuto para ver la situación actualizada.
Cada factura se transmite al contabilizarse y se queda en Enviado. Al cabo de unos quince minutos de cada una, un ciclo pregunta el veredicto a la autoridad. A las 17:15 treinta y cinco han vuelto aprobadas y han pasado a Aceptado, cada una sellada con su identificador fiscal oficial — de modo que el equipo comercial puede enviar una factura válida esa misma tarde, no a la mañana siguiente. Una se rechaza por un identificador fiscal de cliente que no coincide con el registro de la autoridad y pasa a Rechazado, con el motivo en su Historial; el equipo lo ve esa tarde y vuelve a emitirla mientras el cliente sigue al teléfono. Dos siguen en revisión y se quedan en Enviado.
A las 17:20 la tarjeta marca A la espera de respuesta de la autoridad: 2, y Con error no aparece — un rechazo es un veredicto, no un fallo de comunicación. Las dos en revisión se resuelven en un ciclo posterior esa misma tarde sin que nadie las toque.
Ese mismo día con un sondeo de una vez al día habría dejado las 38 facturas sin resolver hasta la madrugada, y el rechazo sin descubrir hasta el miércoles.
Errores habituales que conviene evitar
| Error | Qué ocurre | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Configurar una entidad para presentar electrónicamente y no poner nunca el sondeo en marcha | Las facturas se transmiten y se acusan, y luego se paran en seco en Enviado. Nada parece roto; la cola simplemente no avanza nunca. | Pon la tarjeta en marcha como parte de configurar la entidad, no después. Trátalos como una sola tarea. |
| Usar Ejecutar ahora como un botón de actualizar | Cada clic cuesta una llamada por documento en espera. Con un atraso grande es lento y, con algunas autoridades, facturable. | Lee los recuentos de la tarjeta. Usa Ejecutar ahora cuando necesites una respuesta concreta antes de la siguiente ejecución. |
| Suponer que Con error se resolverá solo | No lo hará. Los errores significan que el intercambio falló, no que haya un veredicto pendiente, así que ningún número de sondeos los resuelve. | Abre el Historial, lee el motivo registrado, corrige la causa y vuelve a enviarlo. |
| Ponerlo en marcha antes de configurar ninguna entidad | El ciclo se ejecuta cada quince minutos y no hace nada. Es inofensivo, pero oculta si la configuración llegó a terminarse. | Espera a que Configuraciones de facturación electrónica activas sea al menos uno. |
| Tratar Rechazado como un problema del sistema | Tiempo perdido buscando un fallo en la aplicación. Un rechazo es la decisión de la autoridad sobre el contenido del documento. | Lee el motivo en el Historial — suele ser un identificador fiscal, una fecha o un total que la autoridad discute. |
Vigilarlo
Dos números te dicen si la facturación electrónica está sana, y puedes leer los dos en la tarjeta sin abrir nada:
- A la espera de respuesta de la autoridad debería bajar a cero, o casi, después de cada ejecución. Un recuento que sube día tras día significa que el trabajo no se está ejecutando — comprueba que la etiqueta sigue diciendo Programado y que Próxima ejecución programada está en el futuro.
- Con error no debería aparecer en absoluto. Cuando aparece, te está diciendo que hay documentos que necesitan a una persona.
Para el detalle que hay detrás de los números, abre la pestaña Historiales de facturación electrónica y filtra por estado. Cada Historial registra qué se envió, qué volvió y cuándo — que es también lo que pedirá un auditor.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| La tarjeta dice No programado y estás seguro de haberlo puesto en marcha | El trabajo programado se eliminó — habitualmente durante una actualización del sandbox o un despliegue que borró los trabajos programados. | Vuelve a ponerlo en marcha. Los trabajos programados son datos de la organización y no sobreviven a una actualización; añade esto a tu lista de comprobación posterior. |
| A la espera de respuesta de la autoridad no deja de subir | El trabajo no se está ejecutando, o sí se ejecuta y la autoridad no responde. | Comprueba que Próxima ejecución programada está en el futuro. Después usa Ejecutar ahora una vez y observa si el recuento baja. Si no se mueve nada, el sitio donde mirar es la conexión con la autoridad, no la programación. |
| Un documento lleva días en Enviado mientras los demás se resuelven | Ese documento concreto sigue realmente en revisión, o su acuse de recibo nunca se completó. | Abre su Historial y comprueba la respuesta registrada. Si no volvió nada en absoluto, vuelve a enviarlo. |
| Con error aparece después de una ejecución | El intercambio falló — una conexión rechazada, un tiempo de espera agotado o un documento que la autoridad no aceptó para transmisión. | Abre el Historial; el motivo está registrado íntegro. Corrige la causa y vuelve a enviarlo. Volver a sondear no lo resolverá. |
| La tarjeta muestra «Todavía no existe ninguna configuración activa de facturación electrónica» | Ninguna entidad está configurada para presentar electrónicamente — o no lo necesitas, o la configuración no se terminó. | Si tu país exige la presentación electrónica, termina de configurar la entidad. Si no, ignora la tarjeta. |
| No puedes ver la pestaña Operaciones en absoluto | Tu usuario no tiene el conjunto de permisos requerido. | Pide a un administrador que te asigne Accounting Admin. Ten en cuenta que los conjuntos de permisos se reeditaron — asegúrate de que te dan las versiones actuales. |
Adónde ir después
- Facturación electrónica: cómo funciona — la visión de extremo a extremo, y qué tiene que estar en su sitio para que esta tarjeta importe.
- Configurar la facturación electrónica de una entidad — la configuración de la que depende este trabajo.
- Leer un Historial de facturación electrónica — los estados en detalle y cómo resolver un rechazo o un error.
- La pestaña Operaciones — todos los trabajos programados en un solo sitio.
Preguntas frecuentes
Sí. El envío automático y el sondeo de estado son dos cosas distintas. El envío manda el documento; el sondeo recoge el veredicto. Una entidad configurada para enviar automáticamente sigue necesitando este trabajo en marcha, o sus facturas se transmitirán y luego se pararán en Enviado.
Aproximadamente cada quince minutos, mientras esté en marcha — el bucle de la tarjeta se rearma con esa cadencia y la tarjeta no ofrece nada para cambiarla. Si realmente necesitas otro ritmo, hay una vía admitida: programa tú mismo la clase refin.EInvoiceStatusPollSchedulable desde Configuración → Clases de Apex → Programar Apex con tu propia expresión cron. Cada ejecución hace entonces una sola pasada con la cadencia que exprese tu cron, en lugar de armar el bucle de 15 minutos, de modo que ambos enfoques nunca se duplican — usa la tarjeta o tu propia programación, no las dos. Es deliberadamente corto porque, bajo un modelo de validación previa, una factura no es legalmente válida hasta que el veredicto de la autoridad se ha registrado contra ella, así que un intervalo largo deja documentos en el limbo. Un ciclo sin nada que hacer no cuesta nada, de modo que un intervalo corto no es un derroche.
Nada. El sondeo solo mira documentos que la autoridad ya ha acusado. Todo lo que se esté enviando todavía está en otro estado y se omite.
Depende de tu acuerdo con la autoridad o con el servicio que te conecta a ella — algunos cobran por llamada y otros no. La ejecución programada pregunta una vez por documento en espera, que es el mínimo posible. Ejecutar ahora hace lo mismo, a demanda, y por eso pide confirmación.
Los trabajos programados son datos de la organización, no forman parte del paquete instalado, así que una actualización los borra. Pulsa Iniciar otra vez en el sandbox actualizado — y ten en cuenta que un sandbox normalmente apunta al entorno de pruebas de la autoridad, así que los veredictos de ahí no son presentaciones reales.
Sí. Abre la pestaña Historiales de facturación electrónica y abre el Historial de esa factura. Registra la respuesta y la fecha en que llegó, junto al identificador fiscal oficial una vez que el documento queda aceptado.