Facturación electrónica: cómo funciona
En un número creciente de países, una factura no es legalmente una factura hasta que la autoridad fiscal la ha visto y le ha asignado un número oficial. El papel y el PDF son el registro; la copia del gobierno es la verdad. Este artículo explica qué significa eso en la práctica, qué hace REDA Financials al respecto y qué hay que configurar antes de que nada de esto ocurra.
Qué significa realmente «facturación electrónica»
La facturación electrónica es un requisito legal, no una función de conveniencia. Donde se aplica, cada factura de venta debe enviarse a la autoridad fiscal en un formato estructurado, y la autoridad responde con una decisión y un identificador fiscal único. Solo entonces el documento es válido para entregárselo a tu cliente.
Conviene ser preciso con tres cosas que suelen confundirse:
| Esto no es… | …lo mismo que esto |
|---|---|
| Enviar una factura en PDF por correo | Enviar la factura a la autoridad fiscal en un formato estructurado y legible por máquina, y recibir una resolución oficial sobre ella. Un PDF es una imagen de una factura; la facturación electrónica es una presentación ante la administración. |
| Contabilizar la factura | Contabilizar registra la factura en sus propios libros. Presentarla le dice al gobierno que existe. Ambas cosas deben ocurrir y son eventos distintos. |
| Un número que genera su sistema | El identificador fiscal lo emite la autoridad, no usted. Es la prueba de que el documento se presentó y fue aceptado. |
Como la autoridad es un tercero, responde según su propio ritmo: a veces en segundos, a veces horas después, y más despacio a fin de mes, cuando todo el mundo presenta a la vez. Ese solo hecho condiciona todo el diseño de la función.
Las cuatro piezas
La facturación electrónica en REDA Financials se compone de cuatro partes. Entender qué es cada una hace que los pasos de configuración resulten evidentes en lugar de arbitrarios.
| Pieza | Qué es | Quién la toca |
|---|---|---|
| Configuración de facturación electrónica | Un registro de configuración por entidad: qué país, qué tipos de documento entran en el alcance y si las facturas se presentan automáticamente al contabilizarlas o quedan retenidas para que una persona las libere. Si no hay registro de configuración, esa entidad no factura electrónicamente. | El administrador, una vez |
| Historial de facturación electrónica | Un registro por factura: la conversación completa con la autoridad. Qué se envió, qué se recibió, el identificador fiscal y cada reintento. Esta es su evidencia de auditoría. | Se crea automáticamente; lo consultan contabilidad y auditoría |
| El sondeo de estado | Un ciclo en ejecución continua que transmite todo lo que sigue en cola y pregunta a la autoridad por su veredicto sobre todo lo que espera una decisión, aproximadamente cada quince minutos. | El administrador lo inicia una vez |
| Una conexión con la autoridad de su país | Cada país presenta de forma distinta. La conexión con una autoridad concreta la aporta un paquete de extensión instalado junto a REDA Financials. La aplicación base proporciona el marco, la pista de auditoría y el flujo de trabajo. | Se instala con su socio de implementación |
Qué ocurre cuando se contabiliza una factura
Suponiendo que la entidad esté configurada y la conexión instalada, esta es la secuencia; nada de esto obliga a salir de REDA Financials ni a volver a teclear datos en un portal del gobierno.
- Un usuario contabiliza la factura de venta, exactamente igual que siempre. La contabilización no cambia en nada.
- Se crea automáticamente un Historial de facturación electrónica para esa factura. Esto ocurre después de que la factura se haya guardado de forma segura, y es deliberado: un problema para llegar a la autoridad fiscal nunca puede deshacer ni bloquear la contabilización en sí. Tus libros nunca quedan rehenes de un servicio público lento.
- El Historial se libera de inmediato o se retiene como borrador, según cómo haya configurado la entidad. La liberación automática encaja con un volumen alto de facturación; retenerla encaja con empresas que quieren que una persona lo revise antes de presentar.
- El documento se transmite y la autoridad acusa recibo. El Historial pasa a Enviado. En este punto la autoridad tiene la factura, pero todavía no se ha pronunciado sobre ella.
- El sondeo de estado recoge el veredicto: la factura pasa a Aceptado (y obtiene su identificador fiscal) o a Rechazado (con el motivo de la autoridad registrado).
- La propia factura muestra el resultado. Dos campos de solo lectura en la factura de venta — Estado de facturación electrónica y UUID de facturación electrónica — permiten a cualquiera ver la situación sin abrir el Historial.
Los estados y qué te está diciendo cada uno
| Estado | Significado | ¿Necesita a una persona? |
|---|---|---|
| Borrador | Existe un Historial pero no se ha liberado para su presentación. Es lo normal cuando la entidad presenta manualmente. | Sí: alguien debe liberarlo |
| Listo para enviar / En cola | Liberado y a la espera de transmisión. | No |
| Enviado | La autoridad lo tiene y ha acusado recibo; todavía no hay veredicto. | No: se encarga el sondeo |
| Aceptado | Aprobado. La factura es legalmente válida y lleva su identificador fiscal. | No: esta es la meta |
| Rechazado | La autoridad rechazó el documento e indicó por qué. Las causas habituales son un identificador fiscal del cliente que no coincide con el registro de la autoridad, o un importe que esta discute. | Sí: corregir y volver a emitir |
| Error | Falló el propio intercambio: nunca llegó a la autoridad, o la respuesta nunca llegó. Es distinto de un rechazo. | Sí: corregir y reenviar |
| Cancelado | El documento se retiró. | No |
Por qué una factura presentada no se puede descontabilizar
Una vez enviada una factura, REDA Financials no te permitirá descontabilizarla ni modificarla. No es una restricción del sistema que se pueda desactivar en la configuración: la autoridad fiscal ya tiene ese documento, y alterar tu copia dejaría tus libros descuadrados respecto al registro del gobierno.
El remedio correcto es el mismo que los contables han usado siempre: emitir una nota de crédito para revertir la original y después emitir una factura corregida. La factura corregida se presenta por derecho propio, de modo que el registro de la autoridad y el suyo siguen alineados y la corrección es plenamente trazable, que es exactamente lo que necesita una auditoría.
Facturas que no quieres presentar
Algunas facturas nunca deberían llegar a la autoridad: un cargo interno entre sus propias entidades, un documento de prueba, una operación fuera del alcance del mandato. La casilla Omitir facturación electrónica de la factura de venta excluye por completo esa factura concreta: no se crea ningún Historial y no se transmite nada.
Quién tiene que hacer qué
| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Administrador | Crea la Configuración de facturación electrónica por entidad, inicia el sondeo de estado, coloca los campos nuevos en los formatos de página, concede la seguridad a nivel de campo y añade Omitir facturación electrónica al conjunto de campos Interface. Una sola vez, en la puesta en marcha. |
| Cuentas por cobrar | Contabiliza las facturas con normalidad. Vigila el Estado de facturación electrónica en la factura, marca Omitir facturación electrónica cuando una factura queda fuera de alcance y vuelve a emitir todo lo que la autoridad rechace. |
| Controller / auditoría | Lee los Historiales de facturación electrónica como evidencia de la presentación y vigila los recuentos de la tarjeta de Operaciones por si la cola ha dejado de avanzar. |
Adónde ir después
- Configurar la facturación electrónica de una entidad: la configuración, campo a campo.
- Sondeo de estado de facturación electrónica: iniciar el ciclo que transmite y recoge los veredictos. Obligatorio.
- Leer un Historial de facturación electrónica: resolver un rechazo o un error.
- Facturación electrónica en la factura de venta: lo que ve el equipo de cuentas por cobrar en su día a día.
- Extensiones de facturación electrónica: cómo se conecta la autoridad de un país concreto.
Preguntas frecuentes
No. Sin un registro de Configuración de facturación electrónica no ocurre nada: no se crean Historiales, la tarjeta de Operaciones le indica que no hay nada configurado y la facturación se comporta exactamente igual que antes. La función permanece inerte hasta que se configura una entidad.
Sí: la configuración es por entidad. Crea una Configuración de facturación electrónica solo para las entidades cuyo país lo exija; el resto no se ve afectado.
No. El Historial se crea después de que la factura quede confirmada, en un paso aparte, precisamente para que una autoridad fiscal lenta o no disponible no pueda retrasar ni hacer fallar una contabilización.
La factura se queda en Enviado y aparece en el recuento «A la espera de respuesta de la autoridad» de la tarjeta de Operaciones. Si un solo documento se queda ahí mientras los demás se resuelven, abre su Historial y comprueba si llegó a registrarse un acuse de recibo; si no, vuelve a enviarlo.
En esta versión no. La presentación electrónica cubre por ahora los documentos de venta.
En el Historial de facturación electrónica. Hay uno por factura y registra qué se envió, qué respondió la autoridad, cuándo y el identificador fiscal emitido, que suele ser exactamente lo que un auditor pide ver.