Facturas de venta recurrentes
Corvus Consulting le paga a Meridian el mismo alquiler todos los meses: $8,500 por la Suite 1201 más dos plazas de estacionamiento. Escribir esa factura doce veces al año son doce oportunidades de cometer un error de tecleo. En su lugar, una Plantilla recurrente la escribe por ti: define la factura una vez, establece el ritmo, y REDA Financials genera el borrador de cada mes (o el documento contabilizado) según el calendario.
Acceso que necesitarás. Crear y editar Plantillas recurrentes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Receivable v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas pero no modificarlas. Las Facturas de venta que genera una plantilla son documentos de cuentas por cobrar comunes con los que tu equipo de cuentas por cobrar trabaja como de costumbre.
Cómo configurar una
Crea la plantilla como Borrador
Desde la pestaña Plantillas recurrentes, haz clic en Nuevo. Elige Tipo de documento = Factura de venta (las plantillas también controlan facturas de compra, órdenes de compra y asientos contables), la entidad y el cliente. Dale un nombre que un colega reconozca: "Corvus alquiler mensual — Suite 1201".
Agrega las líneas
Las líneas de la plantilla reflejan las líneas de la factura: producto, cantidad, precio, perfil fiscal. La plantilla de Corvus lleva dos: alquiler de oficina $8,500 y estacionamiento $500. Una plantilla debe tener líneas antes de poder entrar en funcionamiento.
Establece el calendario
Frecuencia (mensual aquí), Fecha de inicio (el primer día de generación) y cómo termina: una Fecha de fin, un número fijo de Ocurrencias, o ninguno de los dos — ejecutándose hasta que alguien la detenga. La Fecha de próxima ejecución siempre muestra cuándo aparecerá el próximo documento, y Ejecuciones completadas lleva la cuenta de las ejecuciones hasta el momento.
Decide sobre la contabilización automática
Desactivada (la elección de Meridian): cada ejecución crea una factura en Borrador para que una persona la revise y la contabilice. Activada: los documentos se contabilizan solos — automatización total para cargos fijos sólidos como una roca. Comienza con ella desactivada hasta que la plantilla se haya ganado tu confianza.
Actívala
Cambia el Estado de Borrador a Activa. (El orden importa — una plantilla solo se puede activar una vez que tiene líneas.) A partir de ahora el programador la toma en cada fecha de ejecución.
La plantilla, campo por campo
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Nombre | Tu etiqueta para el patrón — "Corvus alquiler mensual — Suite 1201" le dice todo a un colega. |
| Tipo de documento | Factura de venta para la facturación de cuentas por cobrar (el mismo objeto también sirve de plantilla para Facturas de compra, Órdenes de compra y Asientos contables). |
| Tipo de factura de venta | Factura (factura ahora, cobra después) o Recibo (una venta al contado recurrente que se salda a sí misma al contabilizarse). La Nota de crédito no se ofrece de forma deliberada. |
| Entidad / Cuenta | De qué libros se emite el documento, y qué único cliente lo recibe — una plantilla sirve a un cliente; un segundo inquilino recibe una segunda plantilla. |
| Frecuencia | El ritmo — mensual para el alquiler. |
| Fecha de inicio | El primer día de generación; la Fecha de próxima ejecución empieza aquí. |
| Fecha de fin / Ocurrencias | Dos maneras de indicar cuándo detenerse — una fecha del calendario, o un número fijo de ejecuciones. Deja ambas vacías para "hasta que alguien la detenga". |
| Fecha de próxima ejecución | Siempre muestra cuándo vence el próximo documento — el campo que hay que revisar cuando te preguntas "¿ya se generó la de julio?". |
| Ejecuciones completadas | Ejecuciones hasta el momento; junto a Ocurrencias muestra qué tan avanzada está una serie fija. |
| Estado | Borrador (en construcción, o en pausa) / Activa (el programador genera a partir de ella). |
| Contabilización automática | Desactivada: cada ejecución crea un borrador revisable. Activada: cada ejecución se contabiliza sola. |
Factura o Recibo — ¿qué tipo recurrente?
La elección del Tipo de factura de venta determina lo que produce cada ejecución. Factura es el caso normal: se le factura al inquilino, la factura envejece, y el pago llega por separado para aplicarse. Recibo genera ventas al contado recurrentes — cada documento generado, al contabilizarse, crea su propio Recibo de caja nacido contabilizado y se salda a sí mismo al instante. Eso encaja con arreglos que realmente se pagan en el acto cada ciclo; no encaja con el alquiler común, donde la facturación y el cobro son eventos separados. Y la Nota de crédito está ausente a propósito — las notas de crédito son correcciones de errores específicos, y una corrección que se repite según un calendario es un problema de política, no un patrón de facturación (un descuento recurrente pertenece a la factura recurrente como una línea con descuento).
Qué produce cada ejecución
- Una nueva Factura de venta con el cliente, las líneas y las dimensiones de la plantilla; su propio número de la secuencia de la entidad; y su fecha, fecha de vencimiento y período contable derivados para esa ejecución.
- La factura enlaza de vuelta a la plantilla y aparece en la lista Facturas de venta generadas de la plantilla — un rastro de auditoría de cada documento que la plantilla haya creado.
- La Fecha de próxima ejecución de la plantilla avanza un paso de frecuencia; Ejecuciones completadas se incrementa; la plantilla se desactiva sola cuando se alcanza su condición de fin.
Un año de Corvus, en piloto automático
Esto es lo que la plantilla de Meridian hace silenciosamente a lo largo de un año de renovación, y dónde intervienen las personas:
| Cuándo | Qué pasa | Quién actúa |
|---|---|---|
| El 1.º de cada mes | Aparece una factura en borrador: alquiler $8,500 + estacionamiento $500 = $9,000, con fecha y período de ese mes, numerada a partir de la secuencia | Nadie — el programador |
| Esa misma mañana | El auxiliar revisa el borrador y lo contabiliza (la contabilización automática está desactivada en Meridian) | Auxiliar de cuentas por cobrar, segundos |
| A mitad de mes | Corvus paga; el recibo se aplica automáticamente a la factura del mes | Nadie, en la práctica |
| En la renovación | El alquiler sube: el auxiliar edita la línea de alquiler de la plantilla — la próxima ejecución usa el nuevo precio; el historial no se toca | Auxiliar de cuentas por cobrar, una vez al año |
| En cualquier momento | Facturas de venta generadas en la plantilla lista cada documento que alguna vez creó — todo el rastro de auditoría en un solo lugar | Quien esté auditando |
Doce facturas, una edición de línea al año, cero reescritura. Esa es la forma de una buena plantilla: el 90 % recurrente se ejecuta solo, y la atención humana se dedica únicamente a donde algo realmente cambió.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Editar una factura generada cuando el cambio es permanente | La ejecución del mes siguiente regenera los valores antiguos — arreglarás lo mismo doce veces | Los cambios permanentes van en la plantilla; el borrador generado es solo para ajustes de este mes únicamente |
| Activar la contabilización automática desde el primer día | Un error de tecleo en la plantilla se contabiliza solo cada mes, directo a los libros y a la bandeja de entrada del cliente | Ejecuta los primeros ciclos con borradores; habilita la contabilización automática una vez que el resultado se haya ganado tu confianza |
| Eliminar una plantilla terminada | La lista Facturas de venta generadas — el historial de lo que produjo — se va con ella | Desactívala y consérvala; las plantillas terminadas son documentación |
| Una sola plantilla para "todos los inquilinos" | Una plantilla lleva un cliente — no puedes enviar de golpe un documento a muchas cuentas | Una plantilla por inquilino; la vista de lista de plantillas se convierte en tu registro de alquileres de un vistazo |
| Suponer que una ejecución omitida se pondrá al día por sí sola | Si el programador no estaba en ejecución, nada se genera de forma retroactiva sin atención | Vigila la Fecha de próxima ejecución; si está en el pasado, revisa el programador (más abajo) y genera el faltante de forma deliberada |
Detrás de escena
La generación la ejecuta el programador de documentos recurrentes que configura tu administrador — la cadencia, el tamaño del lote y un registro de ejecuciones viven en la Consola de administración. Si la Fecha de próxima ejecución de una plantilla ya pasó y no se generó nada, ese programador es el primer lugar donde mirar: Lotes de documentos recurrentes.
Qué sigue
- Clonar una factura de venta — para repetir sin un calendario.
- Contabilizar una factura de venta — qué le pasa a cada borrador generado.
- Lotes de documentos recurrentes — el programador que se encarga de la generación.
Preguntas frecuentes
No — las plantillas recurrentes de facturas de venta ofrecen únicamente los tipos Factura y Recibo. Las notas de crédito son correcciones, y las correcciones no deberían ejecutarse según un calendario.
La generación simplemente se detiene; las facturas existentes no se ven afectadas. Reactívala más tarde y retoma desde el calendario. Las plantillas no se eliminan cuando terminan — su lista de documentos generados es un historial útil.
Crea una plantilla para la parte fija con la contabilización automática desactivada, y agrega o ajusta la línea variable en el borrador generado de cada mes antes de contabilizar. Conservas la automatización para el 90 % y el toque humano para el 10 %.
Solo si la contabilización automática de la plantilla está activada. De lo contrario esperan como borradores — se encuentran en la lista de Facturas de venta (o en la lista de generadas de la plantilla) para revisarlas y contabilizarlas, de forma individual o mediante la contabilización masiva.
Totalmente — es una factura en borrador común y corriente. Agrega el cargo variable de este mes, ajusta una descripción, cambia la fecha. Solo recuerda la división: los cambios solo-de-este-mes van en el borrador, los cambios permanentes van en la plantilla.
Las suyas propias, en cada ejecución: la fecha de factura de la ejecución, la fecha de vencimiento según las condiciones de pago, y el período contable derivado de la fecha — exactamente como si la hubieras escrito ese día. La plantilla nunca arrastra fechas vencidas hacia adelante.
Dos opciones limpias: fija la Fecha de fin de la plantilla en la última fecha de facturación (se desactiva sola después de esa ejecución), o cambia el Estado a Borrador una vez emitida la última factura. En cualquier caso, el historial generado permanece en la plantilla.
¿Te resultó útil?