Lote de transacciones recurrentes
Este es el motor detrás de cada plantilla recurrente del org: el lote que se activa a diario, encuentra lo que vence y lo genera. Su tarjeta en la consola de Operaciones lo dice con precisión: "Procesa todas las plantillas recurrentes activas que vencen en la fecha de ejecución y genera las Facturas de venta, Facturas de compra, Órdenes de compra o Asientos contables correspondientes."
Acceso que necesitarás. Programar y ejecutar trabajos por lotes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2. Los conjuntos Accounting Controller v2 y Read Only v2 pueden abrir la consola para ver los resultados; los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla, aunque sí ven los documentos que genera el lote.
Qué hace cada ejecución
Encuentra las plantillas vencidas
Estado Active y una Next Run Date de hoy o anterior: esas dos condiciones definen "vencida". Los borradores y las plantillas completadas nunca se tocan.
Genera cada documento
Fechado el día de la ejecución, en el período contable correcto, con las líneas copiadas de la plantilla, la fecha de vencimiento según los días de pago de la plantilla, y vinculado de nuevo a su plantilla. La duplicación es imposible por diseño: un documento por plantilla por fecha, aunque el lote de algún modo se ejecutara dos veces.
Contabiliza donde se le pide
Las plantillas con Auto Post obtienen sus documentos contabilizados en el mismo momento; si la contabilización fallara, toda la generación de esa plantilla se revierte — sin borradores incompletos, y el fallo queda registrado en la entrada de auditoría de la ejecución.
Avanza la programación
La Next Run Date de cada plantilla procesada avanza según su frecuencia, sus contadores se actualizan, y las plantillas que alcanzan su fecha de fin o su límite de ocurrencias pasan a Completed.
Programación y ejecución
En la tarjeta: Programa un horario diario (temprano en la mañana, después de la sincronización de FX, es lo habitual), o usa Ejecutar ahora después de activar plantillas nuevas que quieras generar de inmediato. La línea de estado muestra la próxima ejecución y el último resultado; View Audit Log abre el detalle de procesados/exitosos/fallidos.
El panel propio de la tarjeta
| Elemento | Qué te indica / hace |
|---|---|
| Descripción | El lote en una frase: "Procesa todas las plantillas recurrentes activas que vencen en la fecha de ejecución y genera las Facturas de venta, Facturas de compra, Órdenes de compra o Asientos contables correspondientes." |
| Active Templates / Due Today | Los contadores de carga de trabajo: cuántas plantillas están activas y cuántas generarán en la próxima pasada. Due Today en cero después de la ejecución matutina es el estado saludable. |
| Chip de estado y Next Scheduled Run | Scheduled o Not Scheduled, y cuándo se dispara la próxima ejecución diaria (01:00 por defecto). |
| Ejecutar ahora (con selector de fecha) | Una pasada inmediata para una fecha que elijas — la herramienta de recuperación. "Vencida" significa en o antes de la fecha elegida, así que una sola ejecución recoge todo lo que venció durante una pausa. |
| Última ejecución + View Audit Log | El resultado más reciente, y el enlace a su registro completo de procesados/exitosos/fallidos con las razones por plantilla. |
La ejecución manual incluso te avisa cuando no hay nada que hacer: "No hay plantillas activas que venzan en o antes de esta fecha. El lote se ejecutará pero no generará documentos." — una ejecución sin trabajo es inofensiva, por diseño.
Una pausa y una recuperación, en Meridian
Meridian Properties Group le factura a Corvus Consulting $9,000 de renta mensual desde una plantilla de Factura de venta. De enero a abril, el lote nocturno genera el borrador de cada mes el día 1 y avanza la plantilla — Next Run Date avanzando, Completed Count aumentando. Luego llega un fin de semana de mantenimiento: un administrador quita la programación del lote, y el 1 de mayo pasa en silencio. No se pierde nada — la plantilla sigue mostrando Next Run Date: May 1: vencida, en espera, no omitida. El 3 de mayo el administrador usa Ejecutar ahora con la fecha actual; todo lo vencido en o antes de esa fecha se recoge, la factura de mayo se genera dos días tarde pero con la fecha y numeración correctas, y la plantilla avanza a Jun 1 · Completed Count 5. Junio se reanuda según lo programado. Un solo clic sanó el hueco, porque "vencida" significa en o antes de — nunca "perdida para siempre".
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Quitar la programación del lote para "pausar una plantilla" | Todas las plantillas del org dejan de generar — los clientes silenciosamente dejan de ser facturados | Desactiva la única plantilla (deliberadamente, con una nota); deja el motor en funcionamiento |
| Esperar que los meses omitidos se rellenen solos | La siguiente ejecución genera según su fecha de vencimiento y avanza — los huecos siguen siendo huecos | Usa el selector de fecha de Ejecutar ahora para una recuperación, y crea documentos de recuperación genuinos clonando |
| Programarlo antes de la sincronización de FX | Los documentos en moneda extranjera se generan con las tasas de ayer | Sincronización de tipos de cambio (FX) primero en el orden nocturno, luego este lote, luego la aplicación automática |
| Nadie lee la entrada de auditoría de la ejecución | Las reversiones de Auto Post significan que los documentos esperados silenciosamente no existen | Haz del último resultado de la tarjeta parte del vistazo matutino; da seguimiento a los responsables de plantillas por los fallos |
| Tratar Due Today como un contador de errores | Alarma por un número que solo significa "trabajo programado para esta noche" | Due Today es carga de trabajo; el contador Failed de la entrada de auditoría es la señal de error |
Qué sigue
- Descripción general de las plantillas recurrentes — las plantillas a las que sirve este motor.
- Plantillas recurrentes de facturas y órdenes de compra · Facturas de venta recurrentes — particularidades por módulo.
- Descripción general del programador de operaciones — la consola.
Preguntas frecuentes
La siguiente ejecución genera según su fecha de vencimiento y avanza la programación — no rellena cada período omitido. Crea manualmente los documentos de recuperación necesarios (clonar lo hace rápido) y deja que la programación se reanude.
El lote se ejecuta una vez al día para todos; la frecuencia propia de cada plantilla decide si hoy es su día. El matiz de la hora del día rara vez importa para documentos contables: las fechas, no las marcas de tiempo, rigen los libros.
No: la generación es de un documento por plantilla por fecha, por diseño. Una segunda ejecución para la misma fecha no encuentra nada pendiente y no crea nada. Ante la duda, usa Ejecutar ahora; es seguro.
Ninguno de los dos. El lote se ejecuta bajo el contexto de proceso automatizado de la plataforma, por lo que no ocupa ningún puesto adquirido — y el medidor de documentos de IA solo cuenta la ingesta de OCR; la generación recurrente nunca se mide.
Después de la Sincronización de tipos de cambio (FX) (para que los documentos en moneda extranjera obtengan la tasa del día) y antes de los lotes de aplicación automática (para que lo que genere pueda conciliarse esa misma noche).
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