Retención en compras (TDS sobre facturas)
La retención en compras es el caso común: tú retienes impuesto de un pago a un proveedor — un contratista indio (TDS 194C), un proveedor de servicios brasileño (IRRF), un no residente — y lo remites a la autoridad en su nombre. Este artículo sigue una factura de compra desde el registro hasta el pago.
Acceso que necesitarás. Ingresar y contabilizar facturas con retención requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las facturas pero no contabilizarlas; configurar las reglas de retención subyacentes es una tarea de Accounting Admin o del contralor.
El flujo, de principio a fin
Las compuertas (por qué la retención podría no aplicar)
Para cada línea, el motor ejecuta una serie de verificaciones en orden — cualquiera de ellas puede desactivar la retención para esa línea, cada una con su propia razón:
| Compuerta | La retención se omite cuando… |
|---|---|
| Interruptor maestro | El campo Retención habilitada (Compra) de la Entidad está desactivado — no se calcula nada en absoluto |
| Regla resuelta | No hay regla en la línea (Anulación de regla de retención) ni en la cuenta del proveedor — la línea se trata como exenta |
| Exención | El proveedor está marcado como exento de retención y la fecha de la factura está dentro de la vigencia de la exención (consulta Exenciones de retención) |
| Fecha de vigencia | La regla no está vigente en la fecha de la factura |
| Alcance por régimen del pagador | El régimen de tu entidad queda fuera del alcance de la regla (el patrón PCC de Brasil) |
| Alcance por tipo de beneficiario | La clasificación del proveedor queda fuera del alcance de la regla (Solo persona física / Solo empresa / Solo no residente) |
| Umbral | La línea está por debajo del umbral de pago único de la regla — se compara en la moneda de la regla, con la línea convertida a la fecha del documento cuando las monedas difieren |
| Coincidencia de tasa | Ninguna tasa de la regla coincide con la clasificación del proveedor |
Una verificación funciona a la inversa: una regla cuyo Lado aplicable es SALES no puede usarse en una factura de compra en absoluto — asignar una genera un error en lugar de omitirse silenciosamente, porque es un error de configuración y no una exención legítima.
A qué se aplica el porcentaje
La base es el subtotal antes de impuestos de la línea — cantidad × precio, menos el descuento de línea. Tres precisiones:
- Las líneas con impuesto incluido se desglosan primero. Si el precio de una línea incluye impuesto, el impuesto calculado se resta antes de la retención, para que la base sea genuinamente antes de impuestos.
- La base incluye impuesto en la regla vuelve a sumar el impuesto de la línea, para las jurisdicciones que retienen sobre el importe con impuesto incluido.
- Las líneas en cero y negativas se omiten — la retención aplica a importes efectivamente pagaderos.
La retención es entonces base × tasa, redondeada por mitad hacia arriba a dos decimales — el mismo redondeo que usa el motor de impuestos.
Ejemplo resuelto: una factura de un contratista (India TDS 194C)
Recibes una factura de ₹100,000 de un contratista. La TDS 194C aplica al 2% para una empresa (la línea supera el umbral de ₹30,000 de la sección). La vista previa muestra una retención de ₹2,000 y un neto por pagar de ₹98,000. Al contabilizar, el libro mayor registra:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto | ₹100,000.00 | |
| Cuentas por pagar (neto al proveedor) | ₹98,000.00 | |
| Retención por pagar (adeudada a la autoridad) | ₹2,000.00 |
Se reconoce el gasto completo de ₹100,000; se le adeudan ₹98,000 al proveedor; y ₹2,000 quedan en Retención por pagar hasta que los remitas.
Luego el pago
| Evento | Asiento |
|---|---|
| Pagar al contratista | DÉBITO Cuentas por pagar ₹98,000 / CRÉDITO Efectivo ₹98,000 |
| Remitir la TDS a la autoridad | DÉBITO Retención por pagar ₹2,000 / CRÉDITO Efectivo ₹2,000 |
El contratista recibe ₹98,000 y un certificado de TDS por los ₹2,000 retenidos, que acredita contra su propio impuesto.
Anulaciones de línea y tasas múltiples
Una línea de factura puede anular la regla de retención predeterminada del proveedor — útil cuando un mismo proveedor presta distintos servicios (una factura de contratista bajo 194C, una línea de consultoría aparte bajo 194J). Y cuando una regla incluye varias tasas Always, se puede aplicar más de una retención a una línea a la vez (la lógica de selección de tasas está en Reglas y tasas de retención).
Los detalles de contabilización que conviene conocer
- Una única cuenta de destino. El crédito de retención siempre se registra en la cuenta Retención por pagar predeterminada de la entidad — puede aparecer como un crédito por línea o como un único crédito consolidado, según el modo de contabilización de tu territorio, pero en cualquier caso el detalle por tasa y por línea reside en los registros de Transacción de retención.
- Las notas de crédito de proveedor lo invierten. Una nota de crédito de proveedor invierte la dirección — la nota debita la Retención por pagar, deshaciendo la retención sobre los importes que se acreditan.
- Descontabilizar la elimina. Reabrir una factura elimina sus Transacciones de retenciones y pone en cero los importes de retención de línea (junto con los registros de impuestos y los asientos contables). La siguiente contabilización recalcula todo según las reglas vigentes en ese momento.
Dos controles de configuración pueden detener una contabilización, cada uno con un mensaje exacto:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| “Cannot post invoice with Withholding Tax: Entity … has no Default WHT Payable GL Account configured. Set… before posting.” (No se puede contabilizar la factura con retención de impuestos: la Entidad … no tiene configurada una cuenta contable Retención por pagar predeterminada. Configúrala… antes de contabilizar.) | El dinero retenido necesita un lugar en tus libros — tu administrador define una sola vez la cuenta Retención por pagar predeterminada de la entidad. |
| “WHT engine error: …” (Error del motor de retención: …) | El cálculo de la retención en sí falló — el detalle incluido indica por qué; corrige la configuración que menciona y vuelve a contabilizar. |
Qué sigue
- Descripción de la retención de impuestos — los conceptos detrás de la retención en compras.
- Reglas y tasas de retención — las reglas y tasas que la impulsan.
- Transacciones de retenciones e informes — los registros de auditoría que crea.
- Exenciones de retención — proveedores excluidos de la retención.
- Retención en facturas de compra — la retención en una factura de compra.
Preguntas frecuentes
Ves una vista previa en vivo mientras editas la factura — de forma deliberada, para que el neto por pagar sea visible antes de confirmar nada. Los importes almacenados se escriben al contabilizar: es entonces cuando se crean las Transacciones de retenciones, los importes de línea y los asientos del libro mayor, y la indicación en pantalla dice exactamente eso (“Retención calculada al guardar/contabilizar.” / “La retención de impuestos se calcula al guardar/contabilizar.”).
No — se reconoce el gasto completo. La retención reduce lo que pagas al proveedor (la cuenta por pagar), y el importe retenido se convierte en un pasivo frente a la autoridad. El proveedor igualmente recibe crédito por el importe completo a través de su certificado.
Una de las compuertas: retención desactivada en la entidad, ninguna regla asignada, el proveedor exento, por debajo del umbral, o fuera del alcance de la regla (régimen / tipo de beneficiario / fecha de vigencia). Recorre la tabla de compuertas anterior en orden — y, en configuraciones multimoneda, recuerda que el umbral se compara en la moneda de la regla.
Remitiendo los importes retenidos a la autoridad fiscal en la fecha de vencimiento — un pago (o asiento) que debita la Retención por pagar y acredita el efectivo. Los registros de Transacción de retención respaldan tu declaración.
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