Objetos admitidos
El botón Actualización masiva de estados está disponible en las vistas de lista de todos los documentos principales de REDA Financials. Esta referencia los enumera, con los detalles propios de cada documento que importan: qué estados puedes usar como destino, si se registra un motivo de anulación y las reglas específicas de cada tipo que se siguen aplicando registro por registro.
Acceso que necesitarás. No hace falta ningún permiso especial — lo que cuenta es tu acceso estándar a cada objeto: Accounts Payable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de compra, Órdenes de compra, Desembolsos y Lotes de asignación; Accounts Receivable v2 o Accounting Admin v2 para Facturas de venta y Recibos de caja; Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2 para Asientos contables y registros del Libro de activos. El conjunto Read Only v2 puede ver pero no cambiar el estado.
La referencia
| Documento | Estados que puedes usar como destino | ¿Se registra motivo de anulación? | Reglas de tipo que se siguen aplicando por registro |
|---|---|---|---|
| Facturas de venta (incl. Recibos y Notas de crédito) | Draft · Posted · Void | Sí — más la fecha de anulación | Las notas de crédito deben totalizar en negativo; se aplica el control de aprobación |
| Facturas de compra (incl. Gastos y Notas de crédito de proveedor) | Draft · Posted · Void | Sí — más la fecha de anulación | El tipo Gasto necesita método de pago + banco; las notas de crédito de proveedor deben totalizar en negativo |
| Recibos de caja | Según el ciclo de vida del recibo | — | Se requiere referencia; la contabilización crea los asientos de caja |
| Desembolsos | Draft · Posted · Void | — | Los pagos con cheque consumen números de cheque al contabilizar; las anulaciones nunca los devuelven |
| Asientos contables | Draft · Posted · Void | — | Las líneas deben cuadrar; balance por entidad en los asientos intercompañía |
| Órdenes de compra | Draft · Posted · Void | — | El control de presupuesto se ejecuta al contabilizar; anular libera el compromiso |
| Lotes de asignación de FC | Draft · Posted · Void | — | La contabilización genera el asiento de asignación; reabrir lo elimina |
| Libro de activos (registros de depreciación) | Scheduled · Posted (según el ciclo de vida del registro) | — | La contabilización escribe la depreciación en el libro — normalmente es tarea del programador; lo masivo es tu anulación manual del proceso |
Dónde está el botón — y qué abre
En todos los objetos admitidos el punto de entrada es idéntico: abre una vista de lista, marca las filas que quieras, y el botón Actualización masiva de estados en el encabezado de la lista abre la misma pantalla en todos lados — un resumen de la selección por estado actual ("12 seleccionados: 8 Draft, 3 Posted, 1 Void"), un selector de Estado de destino que ofrece los estados propios de ese objeto, el cuadro Motivo de anulación cuando el destino es Void en documentos que lo registran, y Aplicar. La pantalla de resultado es igual de uniforme: "{X} actualizados · {Y} ya estaban en el destino · {Z} fallidos", tres recuadros y una tabla de fallos que cita el error exacto de cada registro. Apréndelo una vez en facturas y ya lo sabes en asientos contables, órdenes y registros de activos también.
Las reglas por registro, en las propias palabras de cada objeto
"Las reglas de tipo se siguen aplicando por registro" es abstracto hasta que ves los mensajes. Una muestra de los rechazos exactos que cada objeto puede devolver en la tabla de fallos de una ejecución masiva:
| Objeto | El mensaje | Qué significa |
|---|---|---|
| Facturas de venta | "La Factura de venta debe tener al menos una línea antes de contabilizar." | Un borrador vacío no puede contabilizarse — ni en masa ni solo. |
| Facturas de venta | "No se puede anular una Factura de venta con pagos o créditos aplicados. Revierta primero las aplicaciones." | Las anulaciones respetan las dependencias; deshaz las aplicaciones y vuelve a ejecutar. |
| Facturas de compra | "Las facturas de gastos requieren un Método de pago para crear el Desembolso." | Una factura de tipo Gasto contabiliza su propio pago — debe saber cómo se movió el dinero. |
| Facturas de compra | "Credit Memo/Vendor Memo must have a negative total." | Una nota de crédito debe tener la forma de una nota de crédito antes de contabilizarse. |
| Asientos contables | "Transaction does not balance: Debits … != Credits …." | La regla fundamental se mantiene a cualquier escala. |
| Asientos contables | "Intercompany posting is out of balance for Entity …: Debits … != Credits …." | Los asientos entre entidades deben cuadrar dentro de cada entidad, no solo en total. |
| Órdenes de compra | "Purchase Order posting failed: Budget exceeded for GL Account …: Available …, Requested …" | El control de presupuesto se ejecuta por orden al momento de contabilizar. |
| Recibos de caja | "La Cuenta bancaria es obligatoria para Recibos de caja de tipo Recibo." | Un recibo es un depósito bancario — necesita su banco. |
| Libro de activos | "No se puede contabilizar esta entrada del Libro de activos: el importe debe ser mayor que cero." | Un cargo en cero o negativo no es una contabilización. |
| Libro de activos | "La Cuenta contable de débito y la de crédito deben ser diferentes." | Cada registro es un movimiento entre dos cuentas — la misma cuenta en ambos lados no mueve nada. |
Lo que deliberadamente no está aquí
- Presupuestos, conciliaciones bancarias, instantáneas de antigüedad — sus ciclos de vida son significativos de forma individual; cambiarlos en masa sería un problema de control, no una comodidad.
- Plantillas recurrentes — actívalas y pásalas a pausa de forma individual; cada programación es una decisión.
- Datos maestros (cuentas, productos, entidades) — no tienen un ciclo de vida de estados que actualizar; usa la edición de lista estándar para cambios de campos.
Errores comunes a evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ejecutar un "contabilizar todo" sobre una vista de facturas sin filtrar | Las vistas de Facturas de venta incluyen notas de crédito; las de Facturas de compra incluyen notas de crédito de proveedor y facturas de gasto — una ejecución pensada para facturas arrastra documentos de otra naturaleza | Filtra por tipo primero (las vistas de tipo incluidas de fábrica existen justamente para esto) y luego selecciona |
| Esperar el cuadro de motivo de anulación en todos los objetos | Solo las facturas de venta y de compra (con sus tipos de nota) lo almacenan — en documentos de caja y asientos, el contexto se pierde | Para los objetos sin motivo almacenado, agrega una nota en los registros cuando el motivo no sea obvio |
| Contabilizar en masa registros del Libro de activos que aún no vencen | La depreciación con fecha futura entra al libro antes de tiempo y distorsiona el período actual | Deja los registros programados al Lote de depreciación; contabiliza en masa solo lo que filtraste deliberadamente como vencido |
| Tratar un botón ausente como un error del sistema | Se pierde tiempo persiguiendo un "problema" que en realidad es el diseño — los objetos no admitidos simplemente no lo incluyen | Revisa primero la tabla de referencia de este artículo; para objetos admitidos, revisa tu selección y el diseño de la vista |
| Usar la actualización masiva donde el criterio individual es lo importante | Las conciliaciones, instantáneas y plantillas tienen ciclos de vida significativos de forma individual — cambiarlas en masa no es eficiencia, es un vacío de control | Trabaja esos registros de uno en uno; esa fricción es intencional |
Qué sigue
- Descripción general de la actualización masiva de estados — cómo funciona la herramienta.
- Contabilización masiva · Anulación masiva — los dos grandes casos de uso.
Preguntas frecuentes
Revisa el objeto (solo los documentos indicados arriba lo incluyen) y tu selección — el botón actúa sobre las filas marcadas. Si falta donde la tabla dice que debería existir, es posible que tu administrador haya personalizado el diseño de esa vista de lista.
No — es una herramienta de estado (más el motivo de anulación que corresponde a una anulación). Para editar otros campos en masa, usa la edición en línea estándar de la vista de lista, que respeta los mismos bloqueos de registros contabilizados.
El selector muestra el ciclo de vida propio de ese objeto — las facturas ofrecen Draft, Posted y Void; los registros del Libro de activos se mueven entre Scheduled y Posted. La herramienta cambia el estado; nunca inventa estados que un objeto no tiene.
La mecánica es idéntica en todos lados: cada registro ejecuta de forma independiente toda su lógica normal de ciclo de vida, los registros que ya están en el estado de destino se omiten sin tocarlos, y los fallos vuelven con las razones exactas. Lo que difiere son las reglas propias de cada objeto — las de las tablas anteriores.
No se requiere ningún permiso especial en ningún caso — lo que cuenta es tu acceso estándar al objeto y a sus registros. Si puedes hacer el cambio en un registro, puedes hacerlo en cincuenta; si no puedes, todos ellos se rechazan con el mismo mensaje.
Es el diseño previsto: "Cada registro se procesa de forma independiente; el éxito parcial es posible." Nada queda a medias — cada registro completó todo su cambio o quedó exactamente como estaba, con la razón informada. Corrige las causas y vuelve a ejecutar sobre los fallos.
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