Configuración de la cuenta bancaria
Más allá de los campos de identidad, una cuenta bancaria tiene la configuración que ajusta su comportamiento bancario del día a día. Esta es la referencia: qué hace cada control y cuándo tocarlo.
Acceso que necesitarás. Configurar estos ajustes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar y Solo lectura pueden ver la cuenta, pero no modificarla.
Los campos de configuración
| Configuración | Efecto | Tócalo cuando… |
|---|---|---|
| Cuenta contable (GL Account) | Su gemelo en el libro mayor: todas las contabilizaciones de efectivo a través de este banco lo impactan; la conciliación compara contra él | Se define una sola vez al crear la cuenta; cambiarlo a mitad de camino deja el historial huérfano — no lo hagas |
| Código de moneda (Currency Code) | La moneda de la cuenta, aplicada en extractos, depósitos, conciliaciones y documentos emparejados ("…debe coincidir con la moneda de la cuenta bancaria…") | Se define una sola vez; es el valor maestro |
| Saldo actual / Fecha de última conciliación | Lo mantienen las conciliaciones completadas — tu vistazo rápido a la salud de la cuenta | Se lee, no se escribe |
| Cuenta contable de ajuste (Adjustment GL Account) | Precarga la línea de contrapartida de los asientos de ajuste de conciliación (comisiones bancarias, intereses) | Configúrala con tu cuenta de comisiones bancarias antes de la primera conciliación |
| Días de ventana de coincidencia de IA (AI Match Window Days) (10 por defecto) | Tolerancia de fecha para el emparejamiento: cuántos días de diferencia puede haber entre una línea del extracto y un documento y aun así emparejarse — la usan el emparejamiento automático y el ordenamiento de candidatos | Amplíala en cuentas donde los cheques tardan en cobrarse; redúcela en cuentas de alto volumen donde fechas ajustadas evitan emparejamientos incorrectos |
| Creación automática de conciliaciones (Auto-Create Reconciliations) | Aprobar la conciliación de un período crea automáticamente el borrador del período siguiente | Actívala después de tu primer ciclo limpio — el ritmo mensual se sostiene solo a partir de ahí |
| Campos de talonario de cheques | Número de cheque inicial/final/siguiente + descripción del talonario | Consulta Talonario e impresión de cheques |
| Activa (Is Active) | Las cuentas inactivas rechazan nuevos extractos | ¿Vas a cerrar la cuenta real? Termina primero su última conciliación y luego desactívala |
Las dos ventanas de coincidencia, lado a lado
La banca tiene dos tolerancias de fecha con nombres parecidos y funciones distintas — vale la pena dedicarle un minuto de atención:
| Días de ventana de coincidencia de IA (cuenta bancaria) | Días de ventana de coincidencia (conciliación) | |
|---|---|---|
| Predeterminado | 10 días | 30 días |
| Pregunta que responde | ¿Cuánto pueden distanciarse en fecha una línea del extracto y un documento y aun así emparejarse? | ¿Cuánto más allá de los límites del período contable siguen perteneciendo las líneas del extracto a la conciliación de este mes? |
| Quién la usa | La pasada por rango de fechas del emparejamiento automático, el emparejamiento con IA y el ordenamiento de candidatos en el espacio de trabajo | La conciliación misma, al reunir su alcance de líneas |
| Ajústala cuando… | Los cheques tardan en cobrarse (amplíala) o el volumen hace que fechas ajustadas sean más seguras (redúcela) | Los pagos del período anterior suelen cobrarse muy entrado el mes siguiente |
El texto de ayuda en la ventana de la cuenta es el resumen que vale la pena recordar: "How many days before/after a bank statement line date to look for matching transactions when using AI matching. Default is 10 days. Increase for accounts with longer clearing times." ("Cuántos días antes o después de la fecha de una línea del extracto bancario buscar transacciones coincidentes al usar el emparejamiento con IA. El valor predeterminado es 10 días. Auméntalo para cuentas con tiempos de cobro más largos.")
La página del registro como centro de operaciones bancarias
La página de la cuenta bancaria reúne toda la operación: la herramienta Importar extracto integrada directamente en la página, y listas relacionadas de Extractos bancarios, Conciliaciones, Reglas de coincidencia y Configuraciones de feed bancario (el punto de integración donde los feeds bancarios conectados entregan extractos automáticamente — provisto por paquetes de integración cuando se usan).
Un registro de Configuración de feed bancario describe una conexión: el proveedor, si apunta a un entorno sandbox o de producción, su estado de sincronización (Activo, Pausado, Error o Desconectado) y cuándo se sincronizó por última vez. Las conexiones las administra el paquete de integración que las provee — en REDA Financials son de solo lectura para todos, incluidos los Administradores, por lo que un problema con el feed se resuelve en el proveedor, no editando el registro de configuración.
Las protecciones en el registro
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Account Last 4 must be exactly 4 digits." | El identificador visible son estrictamente cuatro dígitos — o ingresa el número de cuenta completo y se deriva solo. |
| "La Entidad o la Cuenta contable de esta Cuenta bancaria está inactiva. Reemplácela por registros activos." | Alguien dio de baja un registro base bajo una cuenta bancaria activa — reasígnalo a registros activos. |
| "El Código de moneda debe coincidir con la moneda predeterminada de la organización en modo de moneda única." | Las cuentas en moneda extranjera necesitan el modo multimoneda; de lo contrario, todo corre en la moneda predeterminada de la organización. |
| "Bank Account is inactive." | El mensaje que encuentra una importación de extracto en una cuenta desactivada — la reactivación es deliberada. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Editar a mano el Saldo actual o la Fecha de última conciliación | Son el registro del sistema de la última posición comprobada — sobrescribirlos hace que la salud de la cuenta mienta | Léelos; deja que las conciliaciones completadas los escriban |
| Ampliar los Días de ventana de coincidencia de IA para forzar una coincidencia | Cada mes futuro hereda la ventana más laxa, y la fecha más cercana puede empezar a elegir vecinos equivocados | Corrige esa línea a mano; define la ventana según el comportamiento real de cobro de tu banco |
| Reasignar la Cuenta contable en una cuenta con historial | Todo lo ya contabilizado permanece en la cuenta contable anterior; la conciliación ahora compara contra una cuenta que solo contiene el futuro | Se define una sola vez. Un verdadero cambio de banco significa un nuevo registro de cuenta bancaria |
| Activar la Creación automática de conciliaciones antes del primer ciclo limpio | Los borradores surgen dentro de un proceso que nadie ha comprobado todavía | Concilia el primer mes a mano; automatiza el ritmo una vez que funcione |
Qué sigue
- Reglas de la cuenta bancaria — enseñarle a la cuenta tus transacciones recurrentes.
- Importar extractos bancarios — el feed mensual.
- Iniciar una conciliación — donde esta configuración da sus frutos.
Preguntas frecuentes
La tolerancia de fecha en la segunda pasada del emparejamiento: una línea del extracto puede vincularse con un documento hasta esa cantidad de días de distancia (gana la fecha más cercana). También amplía qué líneas incluye un período de conciliación: los cheques del mes anterior que se cobran este mes son el caso clásico.
El Saldo actual se actualiza cuando se completan las conciliaciones: es la última posición conciliada. La cuenta contable está actualizada al segundo. Entre conciliaciones, ambos difieren legítimamente por la actividad aún no conciliada.
La desactivación detiene las nuevas importaciones de extractos ("Bank Account is inactive."). Primero, ordena: termina las conciliaciones pendientes para que el historial cierre limpio, y luego desactiva.
No: la creación automática es deliberadamente de mejor esfuerzo (best-effort). La aprobación en sí siempre se completa, y si el borrador del próximo período no puede crearse por algún motivo, simplemente lo creas a mano como de costumbre. La automatización acompaña el ritmo; nunca condiciona la firma de aprobación.
Los Accounting Admins y los Accounting Controllers, que tienen derechos completos sobre todos los registros bancarios. Los roles de Accounts Payable, Accounts Receivable, and Read Only ven todo esto, pero no pueden editar nada: la configuración es territorio del dueño de los libros, y las Configuraciones de feed bancario son de solo lectura para todos.
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