Retención del lado de ventas (mediante recibo de caja)
A veces se invierten los papeles: es tu cliente quien te retiene impuestos al pagarte — el 194Q de la India, una percepción argentina, un IRRF del lado del cliente en Brasil. Recibes menos efectivo que el monto de la factura, y la diferencia va a la autoridad tributaria en tu nombre. REDA maneja esto de forma distinta a la retención del lado de compras, por una buena razón.
Acceso que necesitarás. Crear y contabilizar recibos de caja (incluida la Retención recibida) requiere el conjunto de permisos Accounts Receivable v2 (auxiliares y responsables de cuentas por cobrar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 y Read Only v2 pueden ver los recibos pero no crearlos ni contabilizarlos. El interruptor único Retención habilitada (ventas) y la cuenta de Retención de impuestos por cobrar predeterminada los configura un administrador en la Entidad.
El patrón: factura completa, luego dos recibos
La factura se contabiliza por su valor total; la retención aparece como un segundo recibo de caja cuando llega el certificado:
Ejemplo práctico
Le facturas a un cliente ₹100,000. Él retiene el 2 % y te paga ₹98,000, enviando un certificado por los ₹2,000.
| Paso | Asiento |
|---|---|
| 1 · Contabilizar la factura (completa) | Debe Cuentas por cobrar ₹100,000 / Haber Ingresos ₹100,000 |
| 2 · Recibo de caja (neto) | Debe Caja ₹98,000 / Haber Cuentas por cobrar ₹98,000 |
| 3 · Recibo por el certificado de retención | Debe Retención de impuestos por cobrar ₹2,000 / Haber Cuentas por cobrar ₹2,000 |
Después del paso 3 la cuenta por cobrar queda totalmente saldada (₹98,000 + ₹2,000 = ₹100,000), y mantienes ₹2,000 de Retención de impuestos por cobrar — impuesto pagado en tu nombre que reclamarás contra tu propia obligación tributaria.
En rigor, cada fila de recibo anterior es el efecto combinado de dos movimientos — como todo recibo de caja, la contabilización primero deja el crédito en la cuenta transitoria de efectivo sin aplicar de la entidad, y luego aplicar el recibo lo traslada a la factura. El recibo del certificado funciona igual: Debe Retención de impuestos por cobrar / Haber la cuenta transitoria al contabilizar, y luego la aplicación salda Cuentas por cobrar. Una diferencia deliberada: un recibo de Retención recibida nunca lo toma la aplicación automática — lo aplicas a mano a las facturas específicas que cubre el certificado. Si intentas lo contrario, el sistema lo indica: “WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices.” — el mensaje del sistema aparece en inglés; significa que los recibos de Retención recibida deben aplicarse manualmente a facturas específicas.
Lo que la entidad necesita primero
El tipo de recibo Retención recibida está condicionado por dos ajustes únicos en la Entidad, y una regla sobre el formulario — cada uno se aplica con un mensaje exacto al contabilizar:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| “La retención del lado de ventas no está habilitada para esta entidad. Habilita Retención habilitada (ventas) en la Entidad antes de contabilizar un recibo de Retención recibida.” | El interruptor maestro — tu administrador activa Retención habilitada (ventas) para las entidades cuyos clientes retienen. |
| “La entidad requiere una cuenta contable de Retención de impuestos por cobrar predeterminada para contabilizar un recibo de Retención recibida. Configúrala en la configuración de la Entidad.” | El activo del certificado necesita un destino — define una vez la cuenta de Retención de impuestos por cobrar predeterminada de la entidad. La Cuenta de caja del recibo se completa con ella automáticamente. |
| “La Cuenta bancaria debe estar en blanco para el tipo Retención recibida. Los recibos de retención representan certificados de impuestos, no depósitos bancarios.” | Ningún dinero llegó a un banco — deja en blanco el campo Cuenta bancaria. Por la misma razón, estos recibos nunca aparecen en depósitos bancarios ni en la conciliación bancaria. |
Saldar la cuenta por cobrar
El saldo de Retención de impuestos por cobrar representa créditos fiscales en poder de la autoridad. Lo saldas cuando lo compensas contra tu propia obligación tributaria (o recibes un reembolso) — normalmente mediante un asiento contable al momento de la declaración. Hasta entonces es un activo real en tu balance general, respaldado por los certificados que has registrado.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Facturarle al cliente el monto neto | Tus ingresos quedan subestimados y no hay nada que el certificado pueda saldar | Factura el monto completo; la retención llega después como su propio recibo |
| Registrar el certificado como parte del recibo de caja | El recibo deja de coincidir con el extracto bancario, y la Retención de impuestos por cobrar nunca se forma | Dos recibos: uno normal por el dinero recibido, uno de Retención recibida por el certificado |
| Poner una cuenta bancaria en el recibo del certificado | Un certificado no es un depósito — la contabilización se bloquea con el mensaje exacto anterior | Deja en blanco la Cuenta bancaria; la Cuenta de caja toma por defecto la Retención de impuestos por cobrar |
| Dar de baja el faltante como una deuda incobrable o un descuento | Pierdes un activo fiscal real y reclamable, y distorsionas la relación con el cliente | Persigue el certificado — el saldo residual de la factura es tu recordatorio de que hay uno pendiente |
| Dejar crecer la Retención de impuestos por cobrar sin revisar | Los certificados vencen frente a los plazos de declaración; los créditos no reclamados son dinero que se queda con la autoridad | Concilia la cuenta contra los certificados en cada período de declaración y reclama el crédito |
Qué sigue
- Comprender la retención de impuestos — los conceptos detrás de la retención del lado de ventas.
- Reglas y tasas de retención — las reglas y tasas involucradas.
- Retención del lado de compras (TDS sobre facturas) — el caso de compras, más habitual.
- Transacciones de retenciones e informes — cómo se registran los montos retenidos.
Preguntas frecuentes
Porque no conoces la retención del cliente hasta que llega su certificado, y estimarla en la factura arriesgaría registrar una cifra equivocada en tus libros. Registrarla en el momento del cobro, a partir del certificado, la mantiene exacta — y mantiene limpia tu conciliación bancaria, ya que el recibo de caja coincide con el dinero realmente recibido.
Entonces la factura muestra un saldo residual igual al monto retenido — una señal útil de que hay un certificado pendiente. Le das seguimiento al cliente; en cuanto llega, el recibo de “Retención recibida” salda el saldo.
En una cuenta de Retención de impuestos por cobrar (definida como predeterminada de la entidad para la retención del lado de ventas). Es un activo — impuesto pagado en tu nombre que recuperarás contra tu propia obligación tributaria.
Misma idea (impuesto retenido en la fuente), dirección y mecanismo opuestos. Lado de compras: tú retienes, y un motor de reglas la calcula automáticamente sobre la factura. Lado de ventas: el cliente retiene, y no hay motor de reglas — registras a mano el monto del certificado en el momento del cobro. Consulta Retención del lado de compras.
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