URLs públicas y versionado
Un PDF generado es un archivo dentro de Salesforce: útil para tu equipo, invisible para tu tenant. Un enlace público cambia eso: cualquiera que tenga la URL puede ver el documento, sin necesidad de iniciar sesión, que es exactamente lo que necesita un enlace de factura enviado por correo. REDA Financials administra esos enlaces con la misma disciplina que los propios documentos, incluida su revocación cuando un documento se reabre o se cancela.
Acceso que necesitarás. Cualquiera que pueda abrir un registro puede copiar y enviar su Generated PDF URL. Activar o desactivar el interruptor del territorio requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2; los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los territorios, pero no modificarlos.
Activar los enlaces públicos
El interruptor vive en el Territorio: Generate Public URL for PDFs. Su propio texto de ayuda lo dice sin rodeos: "If checked, generated PDFs get a public link (anyone with the URL can view). If unchecked, files attach privately. Public links email well and don't require login." (En español: si está marcado, los PDF generados obtienen un enlace público —cualquiera con la URL puede verlo—; si no está marcado, los archivos se adjuntan de forma privada. Los enlaces públicos funcionan bien por correo y no requieren inicio de sesión). Con el interruptor activado, cada generación —manual o automática— crea el enlace y lo guarda en el campo Generated PDF URL del registro; el mensaje de confirmación (toast) te indica en qué modo estás ("A public link has been created…" frente a "PDF saved to Files…").
Poner el interruptor en el territorio lo convierte en una política regional, no en una decisión por documento: todas las entidades de la región lo siguen, en cada generación, y la configuración se lee de nuevo en cada ejecución; actívalo o desactívalo y la siguiente generación (incluida la regeneración de un documento antiguo) obedece la nueva política de inmediato. Editar territorios es trabajo de administrador, precisamente el nivel de formalidad correcto para decidir si un documento sale del sistema sin inicio de sesión.
| El mensaje dice… | Estás en… |
|---|---|
| "Se creó un enlace público. Abriendo en una nueva pestaña." | Modo público: el enlace está en el registro, en Generated PDF URL, listo para enviar |
| "PDF guardado en Archivos. Abriendo en una nueva pestaña." | Modo privado: la pestaña muestra el archivo interno, que solo pueden abrir los usuarios con sesión iniciada; compártelo adjuntando el archivo |
Versionado: un archivo, muchas versiones, un solo enlace
- La regeneración nunca duplica. Cada generación agrega una versión nueva del mismo archivo: la lista de archivos muestra un solo documento cuyo historial guarda cada renderización producida.
- La URL pública se mantiene estable. Un enlace que enviaste por correo la semana pasada sirve la versión más reciente hoy: regenera después de una corrección y el enlace del cliente mostrará el documento corregido sin necesidad de reenviarlo.
- El enlace no vence por sí solo. Vive hasta que el sistema lo revoca:
| Evento del documento | Enlace | Archivo |
|---|---|---|
| Reabierto (desde Contabilizado) | Revocado: la URL pública deja de funcionar de inmediato | Se conserva en Archivos, para el registro de auditoría |
| Anulado | Desaparece | Se elimina: el documento cancelado no circula |
| Vuelto a contabilizar y regenerado | Se crea un enlace nuevo | Sube de versión como de costumbre |
Además del enlace en sí, el registro lleva la cuenta: Generated PDF URL guarda el enlace (vacío en modo privado), PDF Generated At guarda el último éxito, y ambos se borran cuando el documento se reabre o se anula: un campo de URL vacío ya es información en sí misma.
Trabajar en modo privado
Con el interruptor del territorio desactivado, la generación es idéntica salvo que no se crea ningún enlace: los archivos viven en los Archivos del registro y se comparten adjuntando el archivo mismo. Muchas organizaciones combinan modos por región: enlaces públicos donde los tenants esperan autoservicio, solo modo privado donde la política exige adjuntos.
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Copiar la barra de direcciones de la pestaña nueva en modo privado y enviarla por correo | Esa es la dirección de un archivo interno: el cliente se topa con una pantalla de inicio de sesión y te enteras días después | Envía solo lo que está en Generated PDF URL; si está vacío, estás en modo privado: adjunta el archivo |
| Suponer que los enlaces vencen solos | No es así: un enlace vive hasta que el documento se reabre o se anula, meses o años después | Trata cada enlace enviado como activo; confía en las revocaciones por reapertura o anulación, o pide a un administrador que quite un enlace deliberadamente |
| Esperar que el enlace de una orden de compra reabierta muera como el de una factura | Sigue funcionando: es el único tipo de documento cuya reapertura no revoca el enlace | Para órdenes de compra que deben desaparecer de inmediato, quita el enlace público del archivo manualmente (o anula el documento) |
| Reenviar un enlace "nuevo" después de cada corrección | Ruido innecesario, y acostumbra a los clientes a esperar enlaces de reemplazo | Regenera y no digas nada: el enlace original ahora sirve la versión corregida |
| Activar el interruptor del territorio como un favor rápido a un equipo | Todas las entidades de la región empiezan a emitir enlaces sin inicio de sesión para todos los tipos de documento | Decide por región, con el mismo cuidado que cualquier política de uso compartido de datos: por eso el interruptor está en el territorio |
Qué sigue
- Generación de PDF — de dónde vienen los enlaces.
- PDF de la factura de venta — el flujo de la factura con los enlaces en contexto.
- Tipos de documentos admitidos — qué puede llevar un enlace.
Preguntas frecuentes
El campo Generated PDF URL en el documento (la pantalla de generación también lo abre en una pestaña nueva; puedes copiarlo de la barra de direcciones). Campo vacío = modo privado o aún no se ha generado.
Casi siempre porque el documento se reabrió (enlace revocado) o se anuló (archivo eliminado). Revisa el estado del documento; una vez que se vuelva a contabilizar y regenerar, envía el enlace nuevo.
Tu administrador puede quitar el enlace público subyacente desde la configuración de uso compartido del archivo. Las revocaciones que dispara el propio documento (reabrir/anular) cubren automáticamente los casos comunes.
No por sí solos: la configuración se lee en el momento de la generación. Regenera cualquier documento (su archivo simplemente sube de versión) y el enlace se crea y se guarda en Generated PDF URL.
El enlace permite ver y descargar; para eso sirve un enlace de factura enviado por correo. No se envía ninguna notificación cuando alguien lo abre; si necesitas comprobante de entrega, eso corresponde a tu canal de correo.
No: la exportación del estado de cuenta está orientada a impresión — se renderiza en tu navegador para guardar o imprimir y no se almacena en un registro, así que no hay nada a lo cual enlazar. Solo los documentos de transacción (facturas, notas de crédito, recibos, comprobantes, órdenes de compra) tienen enlaces.
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