Importación de extractos bancarios
La conciliación empieza con la versión del banco de los hechos: el extracto. REDA Financials recibe extractos de tres maneras: carga de un CSV (la vía habitual — todo banco exporta uno), ingreso manual (para un puñado de líneas) y feeds bancarios conectados, donde una integración los entrega automáticamente. La herramienta de importación está justo en la página de la cuenta bancaria. REDA Financials aporta el punto de conexión para los feeds, no un conector bancario propio: un feed requiere un paquete de integración o un proveedor personalizado, así que la carga de CSV es el camino que funciona desde el primer día con cualquier banco.
Acceso que necesitarás. Importar extractos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los extractos, pero no importarlos ni modificarlos.
La vía del CSV
Ingresa el encabezado del extracto
En el panel Import Bank Statement de la cuenta bancaria: la fecha del extracto, el inicio y fin del período, y el saldo inicial y final exactamente como los imprimió el banco — estos dos números anclan toda la conciliación más adelante.
Adapta la exportación del banco a la plantilla
Download Sample CSV Template entrega el formato — columnas Transaction_Date, Description, Amount, Type, Check_Number, Reference; solo las tres primeras son obligatorias por fila. Convención de signo: dinero que entra positivo, dinero que sale negativo. Type puede dejarse en blanco (se deriva del signo) o definirse (Deposit, Withdrawal, Check, Fee, Interest, Transfer, Other). La sugerencia de la propia herramienta: «Ábrelo en Excel, completa tus transacciones, guárdalo como CSV y luego cárgalo arriba».
Suelta el archivo, revisa la vista previa, importa
Arrastra el CSV (solo se acepta .csv); una vista previa muestra las primeras filas y el total detectado («Preview (4 transaction lines detected)»). Import Statement crea el extracto con sus líneas y confirma — «Statement imported successfully: 4 lines.» — con un enlace directo al registro.
La importación de julio de Meridian, en números
Un mes real vuelve concretos los campos del encabezado. El extracto de julio de Meridian para First National Bank - Operating: saldo inicial $875,700.00, saldo final $872,455.00, y cuatro filas de transacción en el CSV — la renta de Corvus Consulting que llega (+$9,000.00, referencia ACH-20260702-CORV), el pago a CityClean que sale (−$2,200.00), la transferencia a Apex Construction que sale (−$10,000.00) y la propia MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE del banco (−$45.00). Nota la disciplina del signo: una sola columna Amount, dinero que entra positivo, dinero que sale negativo.
La verificación aritmética integrada de la importación: las líneas suman +9,000 − 2,200 − 10,000 − 45 = −$3,245.00, y los saldos coinciden — 872,455 − 875,700 = −3,245. Cuando esas dos cifras coinciden, el archivo está completo; cuando no, falta una fila, está duplicada o tiene el signo invertido. El propio campo Net Movement del extracto (Closing − Opening) convierte esta verificación en un vistazo de diez segundos después de cada importación — consulta Validación de extractos.
Ingreso manual y adición de líneas
La pestaña Manual Entry es una minicuadrícula — fecha, descripción, importe, tipo, referencia por fila — adecuada para un extracto corto o una línea faltante. Las filas se agregan con Add transaction line (cada una ofrece Date, Description, Amount, una lista Type — Deposit, Withdrawal, Check, Fee, Interest, Transfer, Other — y un campo "Ref / Cheque #") y se eliminan con Remove line. La misma herramienta en la página de un extracto le agrega líneas ("Import Lines"), a menos que el extracto ya esté conciliado («No se pueden agregar líneas a un extracto conciliado.»).
El extracto que acabas de crear
Cualquiera de las dos vías produce un registro Bank Statement con líneas debajo. Esto es lo que trae el extracto en sí:
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| Cuenta bancaria | La cuenta a la que pertenece este extracto — se fija según dónde lo importaste, y queda permanente después. |
| Statement Date / Period Start / Period End | Las fechas del encabezado que ingresaste. Valores predeterminados ofrecidos: hoy para Statement Date y Period End, el primero del mes para Period Start. |
| Opening / Closing Balance | Las dos cifras ancla, exactamente como las imprimió el banco. La cifra de cierre es la que más adelante escribirás como el Ending Bank Balance de la conciliación. |
| Estado | Los extractos nuevos llegan como Imported. |
| Origen de importación | Se registra según cómo llegó: Manual o CSV desde esta herramienta; OFX, Bank Feed y API existen para entregas de feeds e integraciones. |
| Line Count · Total Credits · Total Debits | Totales en vivo de las líneas de abajo — tu chequeo de salud sin necesidad de conciliación. |
| Movimiento neto | Calculado: Closing − Opening. Compáralo contra Total Credits menos Total Debits. |
| Reconciled Amount / Unreconciled Amount | El avance de la coincidencia, que se actualiza a medida que se concilian líneas — «Zero means fully reconciled.» |
Protecciones incorporadas
- Sin doble importación: los períodos de extracto de una misma cuenta no pueden superponerse — «Ya existe un período de extracto superpuesto para esta cuenta bancaria.» Importa cada mes una sola vez; el calendario mismo se convierte en tu control de duplicados.
- Fechas coherentes: Period End en o después de Period Start; Statement Date dentro del período.
- Se requiere una cuenta activa — las cuentas retiradas no admiten extractos nuevos.
- La importación es captura pura: nada se hace coincidir en el momento de importar. La coincidencia es un paso deliberado dentro de la conciliación, donde puedes verla y controlarla.
Las reglas que mantienen limpias las importaciones
Cada mensaje que la importación puede mostrarte, palabra por palabra, junto con la solución:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «Solo se admiten archivos .csv. Cargue un archivo CSV.» | El archivo no es un CSV — un libro de Excel (.xlsx) suele ser el culpable habitual. Usa Guardar como → CSV y vuelve a intentarlo. |
| «CSV is missing the required header row.» | La fila 1 debe ser el encabezado de la plantilla: Transaction_Date,Description,Amount,Type,Check_Number,Reference. Pégalo arriba de tus datos. |
| «Failed to parse CSV content.» | La estructura del archivo se rompió en algún punto — vuelve a guardarlo a partir de la plantilla («Download Sample CSV Template») y complétalo de nuevo. |
| «No se pudo leer el archivo. Inténtelo de nuevo.» | Falló la carga en sí — vuelve a intentarlo; si persiste, vuelve a exportar el archivo. |
| «El Fin del período debe ser igual o posterior al Inicio del período.» | Las fechas del encabezado están invertidas — corrige el rango. |
| «La Fecha del extracto debe estar dentro del período del extracto.» | La fecha del propio extracto queda fuera de su período — alinea las tres fechas. |
| «Ya existe un período de extracto superpuesto para esta cuenta bancaria.» | El control anti-doble-importación: algún extracto existente ya cubre parte de estas fechas. Búscalo en la lista Bank Statements de la cuenta — puede que estés reimportando un mes que ya tienes. |
| «Bank Account is inactive.» | Las cuentas retiradas no admiten extractos nuevos. Si la cuenta realmente sigue activa, un administrador debe reactivarla primero. |
| «No se pueden agregar líneas a un extracto conciliado.» | La evidencia de ese mes está sellada bajo una conciliación. Una línea genuinamente faltante implica reabrir la conciliación de forma deliberada — consulta Validación de extractos. |
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Dejar los retiros en positivo (o separar débito/crédito en dos columnas) | Cada línea afectada coincide en la dirección equivocada — o no coincide en absoluto — y la Difference engaña por el doble del importe | Una sola columna Amount con signo: entrada positiva, salida negativa. La vista previa es tu verificación antes de confirmar. |
| Quitar la columna de referencia del banco para "simplificar el archivo" | El paso exacto de Auto Match empareja por referencias — sin ellas, cada mes se convierte en adivinar por fecha e importe | Mantén Reference (y Check_Number) completos; es la columna de mayor valor del archivo |
| Escribir los saldos de memoria o redondearlos | Opening/Closing anclan el umbral de cero de la conciliación — un error de $0.30 se convierte en una búsqueda de $0.30 semanas después | Copia ambos saldos del extracto hasta el centavo, luego verifica Net Movement contra las líneas |
| Importar el mismo mes dos veces después de "corregir" el archivo | El control de superposición lo bloquea — pero solo si las fechas se superponen honestamente; un período desplazado se cuela y duplica un mes | Elimina primero el extracto incorrecto (posible mientras no esté conciliado), luego importa el archivo corregido con las fechas verdaderas |
| Editar los importes del banco para que coincidan con tus libros | El extracto es evidencia — alterarlo hace que la conciliación no demuestre nada | Importa exactamente lo que dice el banco. Las diferencias se explican del lado de los libros: documentos faltantes, ajustes, correcciones |
Qué sigue
- Líneas de extracto bancario — las filas importadas de cerca.
- Validación de extractos — las verificaciones que mantienen confiables los extractos.
- Iniciar una conciliación — el siguiente paso después de importar.
Preguntas frecuentes
Cambia los encabezados por los de la plantilla (un minuto en una hoja de cálculo). La plantilla existe precisamente para que la exportación de cualquier banco pueda adaptarse en segundos.
Combínalos en una sola columna Amount con signo (salida = negativo) antes de cargar el archivo. El signo es lo que le indica a REDA Financials que una línea es dinero que sale; también determina la dirección de la coincidencia.
Edita los saldos del extracto si aún no está conciliado («Cannot edit a reconciled statement.» protege a los ya finalizados). Líneas equivocadas: corrígelas o elimínalas una por una — o elimina todo el extracto (solo mientras no esté conciliado) e impórtalo de nuevo, limpio.
Lo que tu banco produzca — la regla de no superposición es la única restricción. La mayoría de las organizaciones concilian mensualmente, por lo que los extractos mensuales corresponden uno a uno con las conciliaciones; las cuentas de alto volumen a veces van semanalmente y concilian contra varios extractos por período.
No — solo las primeras tres columnas (fecha, descripción, importe) son obligatorias por fila; un Type en blanco se deriva del signo (positivo → Deposit, negativo → Withdrawal). Pero definir Fee e Interest cuando los conoces rinde frutos más adelante: esos tipos le indican a quien lea la conciliación "regístrame, no me hagas coincidir".
Deliberadamente no — la importación es captura de datos pura. La coincidencia ocurre después, dentro de la conciliación, donde puedes verla, controlarla y deshacerla. Nada se empareja a tus espaldas entre la carga y tu primer clic en Auto Match.
Las filas con menos de tres columnas completas (fecha, descripción, importe) se omiten en lugar de importarse rotas. Compara el conteo detectado en la vista previa — "Preview ({0} transaction lines detected)" — con el número de filas del banco antes de importar, y revisa el final del archivo por si quedaron filas sueltas de subtotales.
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