Plantillas recurrentes de facturas y órdenes de compra
La factura de electricidad llega cada mes. El contrato de mantenimiento se factura cada trimestre. La orden de equipos se renueva cada año. Para los costos con un ritmo, una plantilla recurrente le enseña a REDA Financials el patrón una sola vez — proveedor, líneas, montos, calendario — y el sistema genera el documento de cada período a tiempo, para siempre, o hasta que tú digas basta.
Acceso que necesitarás. Crear y editar plantillas recurrentes requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden revisar las plantillas y todo lo que han generado, pero no modificar las plantillas. El programador de toda la organización que ejecuta la generación es territorio del administrador. Los documentos de cuentas por pagar que produce una plantilla son trabajo ordinario de cuentas por pagar que tu equipo maneja como de costumbre.
Anatomía de una plantilla
Esta es la plantilla de Meridian para su factura mensual de electricidad:
| Configuración | Qué controla |
|---|---|
| Tipo de documento | Qué se genera — aquí, Factura de compra u Orden de compra (el mismo objeto también impulsa las facturas de venta y los asientos contables recurrentes). Para las facturas, también el tipo de factura (Factura o Gasto). |
| Entidad y Cuenta | Cuál de tus compañías, y cuál proveedor. |
| Frecuencia | Diaria · Semanal · Quincenal · Mensual · Trimestral · Semestral · Anual. |
| Fecha de inicio / Fecha de fin y Ocurrencias | Cuándo comienza la generación y cuándo se detiene — por fecha, por conteo o nunca. |
| Días de vencimiento | Condiciones de pago de los documentos generados: fecha de vencimiento = fecha de generación + esta cantidad de días. |
| Contabilizar automáticamente | Desactivada: los documentos llegan como borradores para revisión. Activada: se contabilizan por sí solos en el momento en que se generan — piloto automático total. |
| Líneas de plantilla recurrente | El contenido del documento: producto, cuenta contable, cantidad, precio, descuento, perfil de impuestos por línea — exactamente como las líneas de una factura, definidas una sola vez. |
| Próxima fecha de ejecución / Última fecha de ejecución | El latido: cuándo debe generarse el próximo documento y cuándo lo hizo realmente el último. |
| Número de completados | Cuántos documentos ha generado la plantilla hasta ahora — medido contra el total de ocurrencias cuando te detienes por conteo. |
| Estado | Borrador (en construcción; no se genera nada) · Activo (el programador la ejecuta) · Completada (finalizada; se conserva como referencia). |
Ciclo de vida de la plantilla
Borrador → Activo → Completada. Una plantilla debe construirse primero como borrador — solo puede activarse una vez que tiene líneas, y la activación las verifica (producto, cantidad y precio positivos en cada línea; un proveedor en la plantilla). Desde el estado Activo, el programador diario genera documentos cada vez que vence la fecha de próxima ejecución; cada ejecución adelanta la fecha según la frecuencia e incrementa el conteo de completadas. Al alcanzar la fecha de fin o el límite de ocurrencias, la plantilla pasa a Completada. Pausa en cualquier momento devolviéndola a Borrador.
Qué hace una ejecución de generación
- Crea el documento con la fecha del día de generación, en el período contable correspondiente, con fecha de vencimiento según los días de vencimiento, y todas las líneas copiadas de la plantilla.
- Lo vincula de vuelta a la plantilla — la lista de facturas de compra generadas (u órdenes) es tu auditoría completa de lo que ha producido la plantilla.
- Nunca duplica: un documento por plantilla por fecha, garantizado, incluso si el programador se ejecuta dos veces.
- Con la contabilización automática activada, también lo contabiliza — y si la contabilización fallara (un período cerrado, una validación), toda la generación se revierte en lugar de dejar un borrador defectuoso.
Un ciclo, observado de cerca
Toma la plantilla de arriba en la mañana en que vence su fecha de próxima ejecución (8 de agosto de 2026). La ejecución de generación diaria:
Construye el documento
Una nueva factura de compra para MetroPower Utilities, con fecha del 8 de agosto, en el período contable de agosto (resuelto automáticamente), con vencimiento según los días de vencimiento de la plantilla, con la línea de electricidad copiada exactamente — producto, cuenta contable, cantidad, precio, perfil de impuestos.
La contabiliza — porque la contabilización automática está activada
El documento se contabiliza de inmediato, con cada comprobación de contabilización ordinaria aplicada. Y como esta plantilla genera facturas de tipo Gasto, la contabilización también crea y contabiliza el pago — el débito automático queda totalmente registrado, sin ayuda.
Actualiza el latido
La fecha de última ejecución marca hoy, el conteo de completadas sube en uno, la fecha de próxima ejecución avanza un mes, y la nueva factura se suma a la lista de facturas de compra generadas.
Antes de que una plantilla se active
La activación es donde la plantilla demuestra que puede generar documentos válidos. Las comprobaciones, por tipo de documento:
| Tipo de documento | Qué requiere la activación |
|---|---|
| Factura de compra | Al menos una línea; cada línea con un producto, una cantidad mayor que cero, un precio mayor que cero; un proveedor en la plantilla. |
| Orden de compra | La misma disciplina: proveedor, producto, cantidad y precio en cada línea. |
| Asiento contable / Factura de venta | Sus propias reglas (líneas balanceadas; cliente y líneas con precio) — misma idea, otros libros auxiliares. |
Una plantilla que no supera estas comprobaciones permanece en Borrador — mejor bloquear en la activación que generar documentos defectuosos a las 2 a. m.
Crear una plantilla
Dos rutas: el botón Nuevo en la pestaña Plantillas recurrentes (elige Tipo de documento = Factura de compra u Orden de compra y crea las líneas como en cualquier documento), o — más rápido — abre una factura u orden existente que ya se vea correcta y usa Clonar con líneas sobre una plantilla. Configura el calendario, activa, listo. El motor de generación en sí lo programa para toda la organización tu administrador (consulta Programador de transacciones recurrentes).
Cuando el monto varía mes a mes
Conserva la plantilla pero deja desactivada la contabilización automática: el borrador de cada mes llega preconstruido, corriges el monto real a partir de la factura y contabilizas. Sigue siendo más rápido que escribir el documento — y para montos verdaderamente estables (alquiler, suscripciones, anticipos) activa la contabilización automática y olvídate. Para facturas que llegan como documentos (PDF/escaneo), compara con la recepción por OCR — muchos equipos usan OCR para las facturas variables y plantillas para las fijas.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Contabilización automática en una factura cuyo monto varía | La plantilla contabiliza los últimos números acordados, no la realidad de este mes — las correcciones se acumulan después de los hechos | Deja desactivada la contabilización automática; revisa y ajusta cada borrador, lo cual sigue siendo más rápido que escribirlo |
| Sin fecha de fin ni ocurrencias en un contrato de plazo fijo | La plantilla sigue facturando después de que el contrato termina — un piloto automático sin aterrizaje | Configura el fin cuando configuras el inicio; la plantilla pasa a Completada por sí sola |
| Olvidar la plantilla tras un aumento de precio | Cada documento futuro lleva el precio antiguo — y con la contabilización automática activada, lo contabiliza | Haz que "actualizar la plantilla" sea parte del proceso de cualquier cambio de tarifa del proveedor |
| Dejar que los borradores generados se acumulen sin revisar | Un borrador no es un costo en tus libros — los gastos faltan en los informes hasta que alguien los contabiliza | Revisa la lista de borradores con un ritmo tan regular como el de las plantillas que la alimentan |
| Reactivar tras una pausa sin revisar la fecha de próxima ejecución | El motor genera para la fecha desactualizada — u omite lo que esperabas que recuperara | Configura la fecha de próxima ejecución de forma deliberada en cada reactivación; recupera manualmente los períodos omitidos |
Quién puede administrar las plantillas
Crear y editar plantillas recurrentes es una función propia del contralor: el conjunto de permisos Accounting Admin o Accounting Controller. Accounts Payable, Accounts Receivable y Read Only pueden revisar las plantillas y todo lo que han generado, pero no cambiar nada. (Las facturas y órdenes de cuentas por pagar que produce una plantilla son trabajo ordinario de cuentas por pagar — tu equipo de cuentas por pagar las maneja como de costumbre.) El programador de toda la organización que ejecuta la generación es territorio del administrador.
Qué sigue
- Descripción general de las plantillas recurrentes — la función en todos los tipos de documento.
- Programador de transacciones recurrentes — el calendario del motor.
- Facturas de compra de tipo Gasto — el socio perfecto para los débitos automáticos.
Preguntas frecuentes
Tres comprobaciones: ¿está la plantilla en estado Activo (los borradores no se ejecutan)? ¿Su fecha de próxima ejecución ya está vencida? ¿Y está funcionando el programador de recurrencias de toda la organización (un administrador puede verlo y ejecutarlo desde la consola de Operaciones)? La fecha de última ejecución de la plantilla y la lista de documentos generados te dicen qué ha ocurrido realmente.
Sí — los documentos generados son copias independientes. Edita la plantilla (aumento de precio, línea nueva) y solo cambian las generaciones futuras.
No se genera nada mientras está en Borrador. Cuando la reactives, revisa la fecha de próxima ejecución — configúrala en la siguiente fecha que realmente quieras; el motor no recupera los períodos omitidos (crea manualmente cualquier documento de recuperación, o mediante clonación).
El que llegue primero: la plantilla pasa a Completada cuando su conteo de completadas alcanza el límite de ocurrencias o cuando pasa la fecha de fin. Las plantillas completadas dejan de generar, pero permanecen archivadas con su historial completo.
Sí — el perfil de impuestos de cada línea se copia de la plantilla, el formulario previsualiza el resultado y los montos almacenados se registran cuando el documento generado se contabiliza, exactamente igual que en una factura ingresada a mano. Una plantilla garantiza la consistencia de la configuración, no un atajo que evite el motor de impuestos.
No — una plantilla pertenece a una sola entidad, igual que los documentos que produce. El mismo costo compartido en tres compañías significa tres plantillas (o una plantilla más una lista de asignación de gastos que comparte el costo contabilizado automáticamente).
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