Creación de una cuenta bancaria
Un registro de cuenta bancaria es el puente entre dos mundos: la cuenta real en tu banco y la cuenta de caja en tu libro mayor. Todo pago, cobro, extracto y conciliación cruza ese puente — por eso es una de las primeras cosas que configura una entidad nueva, y vale la pena configurarla con cuidado. Aquí está la First National Bank - Operating de Meridian, campo por campo.
Acceso que necesitarás. Crear y editar cuentas bancarias requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 usan las cuentas a diario pero no pueden crearlas ni modificarlas.
Lo esencial
| Campo | Qué ingresar |
|---|---|
| Bank Name / Account Type | La institución, y Checking / Savings / Credit Card / Money Market. |
| Número de cuenta (últimos 4) | Exactamente cuatro dígitos — el identificador seguro que se muestra en todas partes. Ingresa el número de cuenta completo y los últimos cuatro se derivan solos; o ingresa solo los cuatro. |
| Entidad | De quién son los libros a los que pertenece esta cuenta. Una entidad por cuenta, igual que en el mundo real. |
| Cuenta contable | La cuenta de caja del libro mayor que representa este banco — cada contabilización a través de este banco impacta ahí. La cuenta operativa de Meridian mapea a Cash and Cash Equivalents. |
| Código de moneda | La moneda de la cuenta — se convierte en la ley para todo lo bancario: extractos, depósitos, conciliaciones y documentos emparejados deben coincidir todos con ella. |
Todo lo demás en el registro
Más allá de lo esencial, el registro incluye la configuración operativa — ninguna es obligatoria el primer día, todas se pagan solas más adelante:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de cuenta (completo) | Opcional — se almacena si lo deseas; los últimos cuatro se derivan de él automáticamente. |
| Número de ruta / código sort | El identificador de ruta del banco, para tus registros. |
| Cuenta contable de ajuste | La cuenta de contrapartida predeterminada que se precarga en los asientos de ajuste de conciliación — apúntala a los cargos bancarios antes de tu primer cierre mensual. |
| Días de ventana de coincidencia IA (predeterminado 10) | En palabras del propio sistema: "How many days before/after a bank statement line date to look for matching transactions when using AI matching. Default is 10 days. Increase for accounts with longer clearing times." Esa misma ventana impulsa el paso de rango de fechas del emparejamiento automático. |
| Crear conciliaciones automáticamente (predeterminado apagado) | Cuando se aprueba una conciliación de esta cuenta, el borrador del siguiente período se crea solo. |
| Starting / Ending / Next Check Number · Check Stock Description | El rango de formularios de cheques, si esta cuenta emite cheques — consulta Existencias de cheques e impresión de cheques. |
| Current Balance / Last Reconciled Date | Los mantienen las conciliaciones completadas — léelos, no los escribas. |
| Activo (predeterminado activado) | Las cuentas inactivas rechazan nuevos extractos ("Bank Account is inactive."). |
Convertirla en la predeterminada de la entidad
Establece la Default Bank Account de la entidad en este registro y cada nuevo recibo de caja y pago se precarga con ella (y con su cuenta contable como cuenta de caja) — la configuración de mayor conveniencia en toda la banca. El propio texto de ayuda del campo lo dice exactamente: "Default bank account for this entity. Auto-populates on new Cash Receipts and Cash Disbursements. The bank account's GL Account drives the Cash Account default." Las entidades con varias cuentas eligen la de uso cotidiano.
La cuenta operativa de Meridian, tal como quedó configurada
La cuenta que verás a lo largo de esta base de conocimientos, exactamente como la configuró Meridian:
| Configuración | Valor de Meridian | El beneficio |
|---|---|---|
| Bank Name / Account Type | First National Bank - Operating, Checking | La cuenta cotidiana para cobros de renta y pagos a proveedores |
| Entity / GL Account | Meridian Properties US LLC / Cash and Cash Equivalents | Todo cobro, pago y conciliación de este banco pasa por esa única cuenta del libro mayor |
| Currency Code | USD | Extractos, depósitos, conciliaciones y documentos emparejados se sujetan todos a ella |
| Entity's Default Bank Account | Este registro | Los nuevos cobros y pagos llegan precargados — tanto el banco como la cuenta de caja |
| Adjustment GL Account | Bank Charges and Fees | El ajuste de $45 por comisión de servicio de julio llegó con su cuenta de contrapartida ya cargada |
| AI Match Window Days | 10 (el predeterminado) | Las líneas de extracto se emparejan con documentos hasta con diez días de diferencia — suficiente para cheques, ajustado para evitar coincidencias equivocadas |
| Formularios de cheques | 5001–6000 cargados | Los pagos con cheque se numeran solos — consulta Existencias de cheques e impresión de cheques |
| Auto-Create Reconciliations | Activado, una vez que la primera conciliación asentó el ritmo | A partir de ahí, la aprobación de cada mes genera por sí sola el borrador de conciliación del siguiente período |
Vale la pena configurar ahora
- Formularios de cheques (Starting/Ending/Next Check Number) si esta cuenta imprime cheques — consulta Existencias de cheques e impresión de cheques.
- Adjustment GL Account — la cuenta de gasto predeterminada que se precarga en los ajustes de conciliación (comisiones bancarias); ahorra una búsqueda cada mes.
- AI Match Window Days (predeterminado 10) — cuánto pueden distar en fecha una línea de extracto y un asiento contable y seguir siendo candidatos de emparejamiento; auméntalo para cuentas de compensación lenta.
- Auto-Create Reconciliations — cuando se aprueba la conciliación de un mes, el borrador del mes siguiente se crea solo. Meridian lo activa una vez que la primera conciliación asienta el ritmo.
Las reglas que mantienen limpias las cuentas bancarias
Enunciadas tal cual, con la solución al lado:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| "Account Last 4 must be exactly 4 digits." | El identificador seguro es estricto: cuatro dígitos, ni más ni menos, sin letras. O ingresa el número de cuenta completo y deja que los últimos cuatro se deriven solos. |
| "La Entidad o la Cuenta contable de esta Cuenta bancaria está inactiva. Reemplácela por registros activos." | Una cuenta bancaria en uso no puede apoyarse en bases dadas de baja — apúntala a una entidad activa y una cuenta contable activa. |
| "El Código de moneda debe coincidir con la moneda predeterminada de la organización en modo de moneda única." | Las cuentas en moneda extranjera pertenecen a organizaciones multimoneda. En modo de moneda única, toda cuenta opera en la única moneda de la organización. |
| "Bank Account is inactive." | Lo que dice una cuenta inactiva cuando una importación de extracto intenta llegar a ella. Reactívala deliberadamente, o acepta que su historial está cerrado. |
| "La Cuenta bancaria debe pertenecer a la misma entidad que el Recibo de caja." | La restricción con la que te encontrarás desde el otro lado, en los documentos: cada empresa banca por separado, así que elige la cuenta de esta entidad. |
Errores comunes que evitar
| El error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Dos cuentas bancarias que comparten una cuenta contable | La conciliación compara cada banco contra su cuenta contable — dos bancos en una sola cuenta hace que ninguno concilie nunca de forma limpia | Una cuenta bancaria, una cuenta contable de caja dedicada, siempre |
| Cambiar la GL Account a mitad de vida útil | El historial quedó contabilizado en la cuenta anterior, lo futuro se contabiliza en la nueva — la cadena de conciliación queda a caballo de un libro huérfano | Trata la GL Account como algo que se define una sola vez. Un cambio real de banco es un nuevo registro de cuenta bancaria |
| Omitir la Adjustment GL Account "por ahora" | Nada se rompe — hasta el primer cierre de mes, cuando cada ajuste de comisión exige una búsqueda manual de cuenta | Dos clics al crear la cuenta: apúntala a tu cuenta de cargos bancarios |
| Equivocar el Currency Code al crear la cuenta | La moneda es el valor maestro y la ley para cada extracto, depósito y conciliación posterior | Configúrala con la moneda real de la cuenta y verifícala antes de la primera importación |
| Desactivar una cuenta a mitad de un ciclo de conciliación | Las importaciones de extracto empiezan a fallar ("Bank Account is inactive.") mientras el mes está a medio comprobar | Termina primero la conciliación final y luego desactívala — la cuenta se retira con un último mes limpio |
Qué sigue
- Configuración de la cuenta bancaria — cada configuración a fondo.
- Importación de extractos bancarios — el primer extracto.
- Descripción de la conciliación bancaria — a dónde lleva todo esto.
Preguntas frecuentes
Técnicamente posible, en la práctica problemático — la conciliación compara el banco contra su cuenta contable, y dos bancos en una sola cuenta contable hace que ninguno concilie limpiamente. Una cuenta bancaria, una cuenta contable, es la regla que vale la pena mantener.
En organizaciones multimoneda, sí — configura el Currency Code de la cuenta en EUR y todo lo bancario en ella opera en EUR. Los documentos deben coincidir con la moneda de la cuenta para poder emparejarse contra sus extractos.
Accounting Admins y Accounting Controllers — la banca es territorio de quien es dueño de los libros. Los usuarios de AP/AR usan las cuentas a diario pero no las modifican.
El estado de la cuenta de un vistazo, mantenido por el sistema: ambos se actualizan cuando se completa una conciliación. Entre cierres de mes, legítimamente van rezagados respecto al saldo contable en vivo por lo que aún no se ha conciliado — léelos como "la última posición comprobada".
Sí — Credit Card es uno de los cuatro tipos de cuenta, junto con Checking, Savings y Money Market. El emisor de la tarjeta envía extractos y tu libro mayor tiene una cuenta correspondiente, así que se aplica sin cambios la misma maquinaria de importar, emparejar y conciliar.
El centro de operaciones bancarias: la herramienta Import Statement integrada directamente en la página, más las listas relacionadas de Bank Statements, Reconciliations, Matching Rules y Bank Feed Setups. Tu primera importación de extracto está a un scroll de distancia — consulta Importación de extractos bancarios.
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