Modal de análisis de presupuesto
El peor lugar para descubrir que te excediste del presupuesto es el mensaje de error después de haber armado toda la orden de compra. El botón Análisis de presupuesto del formulario de la orden de compra responde la pregunta mientras aún estás redactando: con las líneas que hay en pantalla ahora mismo — sin guardar, sin contabilizar — ¿dónde dejaría esta orden de compra el presupuesto de cada cuenta?
Acceso que necesitarás. Cualquiera que pueda abrir la orden de compra puede ejecutar el Análisis de presupuesto sobre ella — solo lee el presupuesto, no cambia nada. Crear y editar órdenes de compra requiere el conjunto de permisos Cuentas por pagar o Accounting Admin v2; los presupuestos que verifica los mantiene Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2.
Cómo usarlo
Redacta tu orden de compra y luego haz clic en Análisis de presupuesto
El botón está en el encabezado del formulario de la orden de compra y se activa en cuanto la orden de compra tiene una entidad y al menos una línea con una cuenta contable — analiza exactamente lo que hay en pantalla, incluidas las ediciones sin guardar.
Lee las tarjetas de veredicto
Cuatro tarjetas de resumen dan el titular: Esta orden de compra (su total), Presupuesto disponible, Restante después de la OC y Estado general. Cuando la entidad aplica controles de presupuesto, una insignia de Controles de presupuesto aplicados te indica que un veredicto en rojo significa bloqueado, no solo desaprobado.
Profundiza en la tabla por cuenta
Una fila por cada cuenta contable que toca la orden de compra: Cuenta contable · Líneas · Monto de la OC · Presupuesto efectivo · Comprometido · Disponible · Restante después · Estado. El estado de cada fila es uno de Dentro del presupuesto, Cerca del límite (quedaría menos del 10% del presupuesto efectivo), Sobre presupuesto, o Sin presupuesto (ninguna línea rige esa cuenta).
La orden de compra de limpieza de Meridian, previsualizada
Cuando Meridian redactó la orden de compra de $9,600 a Sterling Janitorial contra una línea nueva de Other Operating Expenses ($60,000 de presupuesto efectivo, nada comprometido), la tabla del modal mostraba:
| Cuenta contable | Líneas | Monto de la OC | Presupuesto efectivo | Comprometido | Disponible | Restante después | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Other Operating Expenses | 1 | $9,600 | $60,000 | $0 | $60,000 | $50,400 | Dentro del presupuesto |
Las tarjetas de resumen contaban la misma historia en forma de titular — Esta orden de compra $9,600, Presupuesto disponible $60,000, Restante después de la OC $50,400, Estado general Dentro del presupuesto — y la orden de compra se contabilizó minutos después sin contratiempos. Ten en cuenta que "Restante después" es aritmética sobre las cifras a este momento: se vuelve real solo cuando esta orden de compra se contabiliza, y otras órdenes de compra que se contabilicen antes pueden cambiarlo.
Cómo leer el estado general
| Veredicto | Significado | Tu siguiente paso |
|---|---|---|
| Dentro del presupuesto | Todas las cuentas encajan | Contabiliza con confianza |
| Cobertura parcial | Algunas cuentas no tienen línea de presupuesto | Está bien si esas cuentas están deliberadamente sin presupuesto |
| Sobre presupuesto — Advertencia | No encaja, la entidad no lo aplica | Se contabilizaría igual — pero la advertencia es lo importante; habla con el contralor |
| Sobre presupuesto — Bloqueado | No encaja, la entidad lo aplica | Recorta, financia o escala antes de contabilizar (ver opciones de aplicación) |
| Sin presupuesto | Ningún presupuesto contabilizado cubre esta entidad y la fecha de la OC | Verifica que exista un presupuesto, que esté contabilizado, y que sus fechas de Inicio–Fin cubran la fecha de la OC |
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Tratar el veredicto verde de la mañana como un pase válido para todo el día | La vista previa no reserva nada — otras órdenes de compra que se contabilicen mientras tanto consumen el mismo Disponible | Vuelve a ejecutar el análisis justo antes de contabilizar; es un clic en el mismo formulario |
| Omitir las cuentas contables en líneas de borrador "por ahora" | El botón permanece deshabilitado, o esas líneas quedan fuera del análisis | Asigna primero la cuenta contable a cada línea — tanto el análisis como la eventual contabilización la necesitan |
| Leer Cobertura parcial como un fallo | Solo significa que algunas cuentas no tienen línea de presupuesto — a menudo es deliberado | Confirma que las cuentas sin cobertura están destinadas a quedar sin presupuesto; si no, agrega líneas al presupuesto |
| Ignorar Cerca del límite porque no está en rojo | Quedaría menos del 10% de margen — la próxima orden de compra sobre esa cuenta será la que quede bloqueada | Inicia la conversación de modificación mientras aún está en amarillo |
Qué sigue
- Aplicación del presupuesto en órdenes de compra — qué sucede al momento de contabilizar.
- Análisis de presupuesto de la orden de compra — el mismo modal en su contexto de cuentas por pagar.
- Informes de utilización de presupuesto — la vista continua entre compras.
Preguntas frecuentes
No: es una vista previa pura. Nada se compromete hasta que la orden de compra se contabiliza. Dos borradores verificados en la misma hora pueden mostrarse ambos "dentro del presupuesto"; el que se contabilice segundo enfrenta la verificación real contra lo que el primero ya comprometió.
Contabilizar esta orden de compra dejaría menos del 10% del presupuesto efectivo de esa cuenta. Es la señal de "empieza la conversación ahora" — la próxima orden de compra sobre esa cuenta será la que quede bloqueada.
Cualquiera que esté redactando la orden de compra — las cifras del presupuesto son legibles para todos los roles contables precisamente para que la persona que gasta pueda ver el límite antes de alcanzarlo.
Necesita algo que analizar: una Entidad en la orden de compra y al menos una línea con una Cuenta contable. Completa eso y el botón se activa — su información sobre herramientas ("Analizar la disponibilidad presupuestaria de esta Orden de compra") confirma que estás en el lugar correcto.
No: lee las líneas tal como están en pantalla, incluidas las ediciones sin guardar, y no escribe nada en ningún lado. Cierra el modal y tanto la orden de compra como el presupuesto quedan exactamente igual que antes. Es la rara herramienta que no tiene ninguna consecuencia.
El propio registro del presupuesto es la respuesta permanente: sus líneas llevan cifras en vivo de Disponible, Utilización y Sobre Presupuesto recalculadas con cada contabilización (ver Informes de utilización de presupuesto). El modal muestra esas mismas cifras, proyectadas hacia una orden de compra específica.
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