Clonar presupuestos para el próximo año
El presupuesto del próximo año rara vez parte de una página en blanco — parte del de este año, ajustado con lo aprendido. La receta práctica en REDA Financials: crear la base del presupuesto del nuevo año, trasladar las líneas (la importación por CSV hace esto sin esfuerzo), ajustar y contabilizar. Quince minutos, la mayor parte pensando en los números en lugar de escribirlos.
Acceso que necesitarás. Crear y editar presupuestos y sus líneas, y contabilizarlos, requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los presupuestos, pero no modificarlos.
La receta de fin de año
Crea la base del nuevo presupuesto
Nuevo presupuesto: misma entidad y tipo, nómbralo para el nuevo año (Presupuesto operativo AF2027), y — el detalle que importa — Fecha de inicio 1 de enero de 2027 y Fecha de fin 31 de diciembre de 2027, porque las compras del próximo año encuentran este presupuesto según su fecha caiga dentro de ese rango. Configura también Año fiscal = 2027 como una etiqueta prolija para los informes, pero son las fechas las que rigen la coincidencia.
Traslada las líneas
Arma tu hoja de líneas a partir del presupuesto de este año (su lista relacionada de Líneas presupuestarias se exporta limpiamente, o parte de Descargar plantilla en el formulario), ajusta los importes en la hoja de cálculo — aquí es donde se aplican el aumento del 4% en servicios públicos y la lección de reparaciones de marzo — y luego usa Elegir archivo CSV para cargarlas. Las cuentas se emparejan por nombre; la importación reemplaza las líneas que tuviera el borrador.
Revisa, aprueba, contabiliza — antes del 1 de enero
Comprometido y Real comienzan en cero (el historial nunca se copia — pertenece al año anterior). Contabiliza una vez aprobado, para que la primera orden de compra de enero ya tenga su límite. El presupuesto anterior no necesita ceremonia alguna: simplemente termina con su rango de fechas, y su registro — plan original, enmiendas, resultado — permanece intacto para siempre.
En concreto: después de la transferencia de $15,000 de marzo de Honorarios profesionales a Reparaciones (ver Movimientos presupuestarios), la hoja de trabajo del AF2027 de Meridian parte de la realidad enmendada, no de la suposición de enero:
| Cuenta contable | Presupuestado AF2026 | Efectivo AF2026 | Punto de partida AF2027 |
|---|---|---|---|
| Reparaciones y mantenimiento — Edificios | $120,000 | $135,000 | $135,000 — la lección de reparaciones, incorporada |
| Honorarios legales y de consultoría profesional | $30,000 | $15,000 | $15,000 — el exceso del año pasado no se repite |
| Servicios públicos — Edificios | $45,000 | $45,000 | $46,800 — el aumento tarifario del 4% aplicado ($45,000 × 1.04) |
Las líneas restantes se trasladan a sus importes efectivos hasta que la revisión indique lo contrario. Cada número en la nueva hoja es una decisión — esa es la característica, no la carga.
Qué empieza de cero — y qué nunca se copia
| En el presupuesto del nuevo año | |
|---|---|
| Líneas e importes | Lo que diga tu hoja revisada — cada nuevo Monto presupuestado es la asignación original del nuevo año |
| Comprometido / Real | Cero. El historial pertenece a los registros del año anterior y permanece ahí |
| Incrementos / Reducciones aprobados | Cero — las enmiendas del año pasado fueron decisiones del año pasado; sus lecciones viven en los números que elegiste |
| Estado / Aprobación | Borrador, sin aprobar — la nueva promesa se gana su propia aprobación antes de contabilizarse |
| Movimientos presupuestarios | Ninguno — el historial de enmiendas nunca se transfiere entre presupuestos |
| Notas | Lo que escribas — el lugar ideal para registrar "trasladado al efectivo del AF26" o "importe puntual eliminado" |
La superposición de enero, resuelta
- Ambos presupuestos pueden estar contabilizados a la vez — no chocan, siempre que sus rangos de fechas no se superpongan: cada transacción queda gobernada por el presupuesto cuyo rango Inicio–Fin cubre su propia fecha. Las órdenes de compra tardías de diciembre se verifican contra el presupuesto de 2026; la primera orden de compra de enero se verifica contra el de 2027.
- Las facturas de las órdenes de compra del año pasado siguen liquidándose contra las líneas presupuestarias del año pasado a través del vínculo con la línea de la orden de compra, incluso cuando llegan en enero — el mayor de compromisos sigue a la promesa, no al calendario.
- Retira (anula) el presupuesto anterior solo cuando hayan llegado sus últimas facturas emparejadas — anular tiene que ver con evitar nuevas referencias, no con cerrar el año.
Errores comunes que hay que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Copiar el Presupuestado del año pasado en lugar del Efectivo | Cada enmienda — las lecciones ganadas con esfuerzo del año — se descarta silenciosamente | Exporta o lee la columna Efectivo como tu hoja de partida |
| Contabilizar el nuevo presupuesto con las fechas anteriores sin cambiar | Los rangos de fechas de dos presupuestos se superponen en el mismo período; se vuelve ambiguo cuál rige una compra | Configura nuevas Fechas de inicio/fin (1 de enero – 31 de diciembre del nuevo año) antes de contabilizar; actualiza también la etiqueta Año fiscal por prolijidad |
| Esperar hasta enero para contabilizar | Las primeras órdenes de compra del año se contabilizan con "No se encontró línea presupuestaria" — sin control por accidente | Aprueba y contabiliza en diciembre, para que el primer día ya tenga su límite |
| Anular el presupuesto anterior el 1 de enero | Las órdenes de compra de diciembre todavía tienen facturas por llegar — su liquidación necesita las líneas del presupuesto anterior | Retíralo solo después de que lleguen las últimas facturas emparejadas |
| Trasladar importes puntuales sin tocarlos | La renovación del vestíbulo del año pasado no financia nada este año — dinero libre que nadie planificó | Pon en cero los importes puntuales en la hoja; anota el motivo en las Notas de la línea |
Qué sigue
- Crear presupuestos y líneas presupuestarias — la mecánica referenciada aquí.
- Informes de utilización del presupuesto — extraer de este año los números del próximo.
- Cierre contable — el cierre de fin de año con el que esto se articula.
Preguntas frecuentes
El camino confiable y siempre disponible es la receta anterior — base más líneas por CSV. Además resulta ser el mejor proceso: el paso de la hoja de cálculo es donde ocurre el razonamiento del próximo año, y la importación garantiza que revisaste cada número que estás prometiendo.
Esa es una decisión de política ("traslado de saldo") y no del sistema — REDA Financials no traslada saldos automáticamente. Si tu organización sí los traslada, suma el importe a la línea del nuevo año y registra el motivo en las Notas de la línea.
Configura Fecha de inicio/Fecha de fin según tu período fiscal — por ejemplo, del 1 de abril de 2026 al 31 de marzo de 2027. La coincidencia se basa en las fechas reales, así que toda compra fechada dentro de ese período encuentra el presupuesto sin importar en qué año calendario caiga. Un año fiscal no calendario no necesita nada especial; el campo Año fiscal es solo una etiqueta (escríbelo "2026", "FY26-27", como lo lea tu equipo) y no afecta la coincidencia.
Nunca — el historial de enmiendas pertenece al presupuesto que enmendó y permanece ahí, de forma permanente. Lo que sí se traslada es su resultado: al partir tu hoja de los importes Efectivos, los cambios aprobados ya están incorporados en los nuevos montos Presupuestados, y el nuevo año comienza con un historial limpio.
La hoja de cálculo, sí; el presupuesto, por entidad. Cada entidad tiene su propio presupuesto en su propia moneda local, y la cuenta contable de cada línea debe ser global o pertenecer a esa entidad. La receta por CSV hace baratas las copias por entidad — el razonamiento se transfiere, el registro no.
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