Validación de extractos bancarios
Una conciliación solo es tan confiable como el extracto que la sustenta, por eso REDA Financials protege los extractos desde tres frentes: una aritmética que debe cuadrar, períodos que no deben superponerse, y bloqueos de edición una vez que la conciliación depende de esos datos. Esta es la lista de verificación que el sistema ejecuta para que tú no tengas que hacerlo.
Acceso que necesitarás. Editar o eliminar extractos requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los extractos, pero no modificarlos.
La capa aritmética
| Verificación | Qué te indica |
|---|---|
| Movimiento Neto = Saldo Final − Saldo Inicial | Lo que el banco dice que ocurrió en este período |
| Total de Créditos / Total de Débitos / Cantidad de Líneas | Lo que suman las líneas importadas — el Movimiento Neto debe ser igual a créditos menos débitos; una diferencia indica líneas faltantes o duplicadas |
| Monto Conciliado / Monto No Conciliado | Avance del emparejamiento: "Monto No Conciliado… Cero significa totalmente conciliado." |
Lo primero después de cada importación: compara a simple vista el Movimiento Neto contra el total de las líneas. Detectar un CSV truncado aquí cuesta segundos; detectarlo a mitad de la conciliación cuesta una noche entera.
La verificación, con los números reales de julio
El extracto de julio de Meridian, justo después de importarlo:
| Cifra | Valor | De dónde sale |
|---|---|---|
| Saldo Inicial / Saldo Final | $875,700.00 / $872,455.00 | Tomado del encabezado del extracto del banco |
| Movimiento Neto | −$3,245.00 | Calculado: 872,455 − 875,700 |
| Cantidad de Líneas | 4 | Las filas importadas |
| Total de Créditos | $9,000.00 | El único depósito: el alquiler de Corvus Consulting |
| Total de Débitos | $12,245.00 | 2,200 + 10,000 + 45 — dos pagos y la comisión del banco |
| Créditos − Débitos | −$3,245.00 | Coincide con el Movimiento Neto — el archivo está completo y con los signos correctos |
Diez segundos de aritmética, y el extracto de julio queda demostrado como internamente consistente antes de que empiece cualquier emparejamiento. Si hubiera faltado una fila, las dos cifras de −3,245 no coincidirían, y la diferencia sería exactamente el monto faltante — un término de búsqueda, servido en bandeja.
La capa estructural
- Sin períodos superpuestos por cuenta bancaria — el guardián contra la doble importación: «Ya existe un período de extracto superpuesto para esta cuenta bancaria.»
- Coherencia de fechas: «El Fin del período debe ser igual o posterior al Inicio del período.» · «La Fecha del extracto debe estar dentro del período del extracto.»
- Líneas con signo y distintas de cero, con fecha, descripción, monto y tipo obligatorios.
La capa de protección
- Los saldos de un extracto conciliado quedan bloqueados («Cannot edit a reconciled statement.») y los montos/fechas de las líneas conciliadas también se bloquean — la evidencia bajo una conciliación aprobada no puede cambiar en silencio.
- La eliminación se restringe de forma progresiva: los extractos activos o conciliados no se pueden eliminar, y cualquier extracto cuyas líneas estén emparejadas en una conciliación rechaza la eliminación hasta que se desemparejen — «Cannot delete this Bank Statement because one or more of its lines are reconciled to a posted transaction.»
Todos los mensajes, palabra por palabra
El conjunto completo de controles de extractos, citados exactamente, con la respuesta que cada uno espera:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «El Fin del período debe ser igual o posterior al Inicio del período.» | El período va hacia atrás — corrige el rango de fechas. |
| «La Fecha del extracto debe estar dentro del período del extracto.» | La fecha propia del extracto se salió de su período — alinea las tres fechas. |
| «Ya existe un período de extracto superpuesto para esta cuenta bancaria.» | Algún extracto existente ya cubre parte de estas fechas. Suele ser una doble importación — búscalo en la lista Bank Statements de la cuenta. |
| «Statement line amount cannot be zero.» | Las filas en cero no explican nada — deja fuera las filas informativas del banco. |
| «Cannot edit a reconciled statement.» | Los saldos se bloquean en cuanto el extracto queda bajo una conciliación — la evidencia en la que se apoyó una aprobación no puede cambiar en silencio. |
| «Cannot edit a reconciled statement line.» | La versión a nivel de línea: el monto y la fecha de una línea emparejada son lo que la coincidencia afirmó. Desempareja primero, deliberadamente. |
| «No se pueden agregar líneas a un extracto conciliado.» | Un mes ya sellado no crece nuevas transacciones. Si de verdad falta una línea, hay que reabrir la conciliación primero. |
| «No se puede eliminar un extracto activo o conciliado.» | Los extractos que la conciliación ya tocó (En Progreso o más allá) no se eliminan — solo las importaciones frescas e intactas. |
| «No se puede eliminar este Extracto bancario porque una o más de sus líneas están conciliadas con una transacción contabilizada. Desconcilie esas líneas o elimine primero la conciliación.» | El control más profundo: incluso una sola línea emparejada ancla todo el extracto. No se puede evitar con ninguna importación ni herramienta. |
| «No se puede eliminar esta Línea de extracto bancario porque está conciliada con una transacción contabilizada. Desconcíliela o elimine primero la conciliación.» | La misma protección, una línea a la vez. |
Coincidencias entre monedas dentro de la tolerancia
Antes, una validación era absoluta: un recibo o pago cuya moneda difiriera de la línea del extracto bancario quedaba bloqueado para emparejar, sin excepción. Eso es demasiado estricto cuando la diferencia es solo redondeo. Ahora, cuando la cuenta bancaria se lleva en la moneda funcional (local) de la entidad, REDA compara el valor en la moneda del banco del documento (Importe × Tipo de cambio) contra la línea del extracto y permite la coincidencia si la diferencia está dentro de la Tolerancia de conciliación de la cuenta.
Más allá de esa tolerancia, la discrepancia de moneda sigue bloqueada y se marca para revisión — una diferencia grande es una discrepancia real (un tipo de cambio incorrecto, una comisión bancaria no registrada, el documento equivocado), no un artefacto de redondeo. La tolerancia predeterminada es 0, así que nada cambia hasta que un Accounting Admin o Controller establezca una tolerancia en la cuenta bancaria; consulta Emparejamiento en moneda extranjera para la configuración.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Saltarse el vistazo al Movimiento Neto después de importar | Un archivo truncado o un signo invertido sobrevive hasta la mitad de la conciliación, donde cuesta una noche entera en lugar de segundos | Convierte la verificación aritmética de diez segundos en un reflejo: Créditos − Débitos = Movimiento Neto, en cada importación |
| "Corregir" los saldos del extracto para que coincidan con los libros | El extracto es el testimonio del banco — doblado para que coincida con los libros, la conciliación solo puede probar una ficción | Los saldos vienen del banco, exactamente; las discrepancias se explican del lado de los libros |
| Ajustar el período de un extracto para esquivar el control de superposición | El control es tu mecanismo antiduplicados — esquivado, el mismo mes existe dos veces y cada pasada de emparejamiento ve doble | Si un extracto necesita reimportarse, elimina primero el incorrecto (posible mientras esté intacto) y luego impórtalo con las fechas reales |
| Intentar ordenar extractos antiguos eliminándolos | Todo aquello en lo que se apoyó una conciliación rechaza la eliminación — y así debe ser: es el rastro de auditoría bajo meses ya aprobados | Deja el historial en pie. Los extractos no cuestan nada por conservarlos y lo pierden todo si se eliminan |
Qué sigue
- Importación de extractos bancarios — donde se ejecutan primero los controles.
- Completar una conciliación — donde los saldos tienen su momento.
- Líneas de extracto bancario — integridad a nivel de línea.
Preguntas frecuentes
Primero cuenta (Cantidad de Líneas frente al número de filas del banco — un archivo truncado se nota de inmediato), luego los signos (un retiro importado en positivo duplica el error), luego los saldos mismos (un error de tipeo en Saldo Inicial/Final). Es una de las tres, siempre.
Reabre la conciliación, desempareja la línea afectada, corrígela (se desbloquea una vez desemparejada y con la conciliación En Progreso), vuelve a emparejar y completa de nuevo. Cada paso es deliberado — que es justo lo que quieres cuando cambias evidencia ya conciliada.
A todos — los feeds y las integraciones crean extractos por la misma puerta que tus cargas de CSV, así que las reglas de fecha, el control de superposición y las protecciones de eliminación se aplican de forma idéntica. Ningún canal de entrega puede saltarse la validación.
Sí, mientras esté intacto — un extracto recién importado sin líneas conciliadas se elimina sin problema, que es justo el camino de "reimportarlo correctamente". Una vez que la conciliación depende de él, la eliminación queda progresivamente bloqueada hasta que se desempareje cada línea emparejada.
El avance del emparejamiento a nivel del extracto: el Movimiento Neto menos lo que ya se ha conciliado. Su propio texto de ayuda resume la idea — "Cero significa totalmente conciliado." Un extracto que muestra cero ahí tiene explicado cada dólar de su movimiento.
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