Conceptos clave y terminología

Este artículo explica los conceptos y la terminología clave que encontrarás en toda la plataforma REDA Financials AI. Ya seas un profesional de contabilidad o un administrador del sistema que configura la plataforma por primera vez, entender estas ideas fundamentales te ayudará a navegar la aplicación con confianza.

Estructura organizacional

REDA Financials organiza tu negocio en una jerarquía de tres niveles: los Territorios contienen Entidades, y las Entidades son dueñas de todas las transacciones financieras. Entender esta jerarquía es el primer paso para configurar el sistema.

Territorio

Un Territorio representa una región geográfica o regulatoria — normalmente un país. Los territorios se organizan en una jerarquía de dos niveles: un territorio padre (por ejemplo, “Asia Pacífico”) puede contener territorios hijos (por ejemplo, “India”, “Singapur”). Cada territorio tiene un Código de territorio único (por ejemplo, IN, US) y un Código completo generado por el sistema que incluye a su padre (por ejemplo, APAC-IN).

Los territorios cumplen dos propósitos importantes:

• Delimitan los Períodos contables — cada territorio tiene su propio conjunto de períodos abiertos y cerrados, de modo que tu subsidiaria en India puede cerrar sus libros de forma independiente de tus operaciones en EE. UU.
• Llevan la configuración de políticas de negocio regionales, como si la contabilización agrupada está habilitada, si se generan instantáneas de antigüedad y los umbrales de confianza de OCR.

Entidad

Una Entidad representa una empresa legal o subsidiaria. Es el concepto más importante de REDA Financials — cada transacción financiera pertenece exactamente a una entidad.

Cada entidad lleva lo siguiente:

• Moneda funcional — la moneda en la que la entidad reporta (por ejemplo, INR para una subsidiaria en India, USD para una subsidiaria en EE. UU.)
• Base contable — Devengo o Efectivo (ver Base de devengo vs. Base de efectivo más abajo)
• Cuentas contables predeterminadas — un conjunto de aproximadamente 20 cuentas predeterminadas (control de CxC, control de CxP, Efectivo, Ingresos, Gastos, Descuento, Retención de impuestos, Intercompañía, Utilidades retenidas, y más) que se aplican automáticamente a las transacciones cuando no se especifica ninguna cuenta
• Territorio — el territorio al que pertenece esta entidad, que determina su calendario de períodos contables
• Mes de inicio del año fiscal — las entidades pueden tener distintos años fiscales (por ejemplo, abril–marzo en India, enero–diciembre en EE. UU.)

Datos maestros

Los registros de datos maestros son los bloques de construcción a los que hacen referencia todas las transacciones. Se configuran una vez y se reutilizan en cada factura, recibo, orden de compra y asiento contable.

Producto

Un Producto representa un bien, servicio, suscripción, artículo digital o activo de capital que tu organización compra o vende. Los productos son el vínculo entre lo que comercializas y cómo se registra en tus libros. Cuando seleccionas un producto en una línea de factura o de orden de compra, el sistema completa automáticamente:

• Cuenta contable de ingresos predeterminada — la cuenta contable a acreditar en las ventas (por ejemplo, “Ingresos por productos”)
• Cuenta contable de gastos predeterminada — la cuenta contable a debitar en las compras (por ejemplo, “Costo de bienes vendidos”)
• Unidad de medida — cómo se mide el producto (Unidad, Hora, Día, Mes, Kilogramo, etc.)
• Precio de lista — el precio unitario estándar (se puede modificar por línea)
• Descripción — precompleta la descripción de línea en los documentos

Cada producto tiene un Tipo:

• Bienes — artículos físicos
• Servicio — mano de obra, consultoría, soporte
• Suscripción — acceso recurrente basado en el tiempo
• Digital — software, licencias, contenido descargable
• Activo — partidas de gasto de capital que generan un Activo fijo al recibirse en una Orden de compra
• Otro

Los productos se pueden restringir a un Territorio o Entidad específicos, de modo que los productos específicos de una región o subsidiaria solo aparecen en los documentos relevantes. Cada producto también tiene un Código de producto único, usado para importaciones de datos e integraciones.

Cliente y proveedor

Los Clientes y Proveedores se almacenan como registros estándar de Cuenta de Salesforce. La misma Cuenta puede actuar tanto como cliente (le vendes) como proveedor (le compras). Las cuentas llevan Perfiles fiscales y Reglas de retención que determinan el tratamiento fiscal y de retención en sus transacciones.

Condición de pago

Una Condición de pago define cuándo vence el pago y si hay disponible un descuento por pronto pago. Cada condición especifica:

• Días netos — la cantidad de días después de la fecha de la factura en que vence el pago (por ejemplo, 30 para Net 30)
• Días de descuento — la ventana dentro de la cual aplica el descuento por pronto pago (por ejemplo, 10 días)
• Porcentaje de descuento — el descuento ofrecido por pago anticipado (por ejemplo, 2%)

Por ejemplo, una condición “2/10 Net 30” significa que el cliente obtiene un 2% de descuento si paga dentro de 10 días; de lo contrario, el monto total vence en 30 días. Las Condiciones de pago se asignan a clientes y proveedores, y calculan automáticamente la fecha de vencimiento en cada factura.

Conceptos del libro mayor

Cuenta contable

Una Cuenta contable (GL Account) es una categoría de tu catálogo de cuentas. Cada transacción financiera en REDA Financials se registra contra una o más cuentas contables.

Cada cuenta contable tiene tres propiedades que la definen:

• Tipo — una de cinco clasificaciones: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o Gasto. Esto determina en qué estado financiero aparece la cuenta (Balance general o Estado de resultados).
• Subtipo — una clasificación más específica dentro del tipo (por ejemplo, Activo corriente, Activo fijo, Pasivo a largo plazo). Los subtipos siguen los estándares de clasificación de las NIIF.
• Saldo normal — Débito o Crédito. El sistema lo establece automáticamente según el tipo de cuenta. Las cuentas de Activo y Gasto tienen saldo normal deudor; las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos tienen saldo normal acreedor.

Cuenta de control

Una Cuenta de control es una cuenta contable marcada como cuenta de resumen o de encabezado. No puedes contabilizar transacciones directamente en una cuenta de control — existe únicamente con fines de informes. Las subcuentas dentro del mismo grupo se usan para las contabilizaciones reales, y sus saldos se consolidan en la cuenta de control en los estados financieros.

Ejemplos comunes incluyen “Control de cuentas por cobrar” y “Control de cuentas por pagar”. El sistema gestiona estas cuentas automáticamente cuando se contabilizan facturas y pagos.

Saldo normal

Cada cuenta contable tiene un Saldo normal — el lado (Débito o Crédito) en el que el saldo de la cuenta normalmente aumenta. Este es un concepto fundamental de la partida doble:

En REDA Financials, el Saldo normal se establece automáticamente cuando eliges el tipo de cuenta — nunca necesitas configurarlo manualmente.

Débito y crédito

Débito y Crédito son los dos lados de cada asiento contable. En REDA Financials, cada documento contabilizado genera uno o más registros de Transacción contable, cada uno con un monto de débito o un monto de crédito (nunca ambos). Se aplica la regla de oro de la partida doble: el total de débitos siempre debe igualar al total de créditos en cada documento contabilizado.

Si eres nuevo en contabilidad, piénsalo así: cuando tu empresa recibe efectivo, la cuenta de Efectivo se debita (aumenta), y otra cuenta se acredita (para balancear el asiento). Cuando tu empresa paga una factura, la cuenta de Efectivo se acredita (disminuye), y la cuenta de Gasto o de CxP se debita.

Período contable

Un Período contable es una ventana de tiempo (normalmente un mes) dentro de un año fiscal. Cada período se define por una Fecha de inicio, Fecha de fin y Número de período (1–12). Los períodos están delimitados por un Territorio, lo que significa que distintas regiones pueden tener distintos calendarios fiscales.

Los Períodos contables no tienen un estado propio de abierto/cerrado. En cambio, el cierre de período se gestiona mediante tres campos de fecha “Closed Through” en cada Entidad:

• AP Closed Through — bloquea la contabilización de documentos de CxP (Facturas de compra, Desembolsos, Notas de crédito de proveedor) en o antes de esta fecha
• AR Closed Through — bloquea la contabilización de documentos de CxC (Facturas de venta, Recibos de caja, Notas de crédito) en o antes de esta fecha
• GL Closed Through — bloquea la contabilización de Asientos contables en o antes de esta fecha

El cierre sigue una secuencia específica: primero se cierran Cuentas por pagar, luego Cuentas por cobrar, y por último el Libro mayor. La fecha GL Closed Through solo puede avanzar después de que AP y AR ya hayan avanzado hasta esa fecha.

Libro mayor

Un Libro mayor (Ledger) es un contenedor de Transacciones contables. Es donde residen tus asientos contabilizados. Cada organización tiene un libro mayor de Transacciones predeterminado, y las entidades pueden opcionalmente tener su propio libro mayor predeterminado.

Los libros mayores son especialmente importantes para los Activos fijos: cada activo puede mantener varias reglas de depreciación, cada una contabilizando en un libro mayor distinto (por ejemplo, depreciación contable, depreciación fiscal, depreciación NIIF). Esto te permite llevar distintos calendarios de depreciación en paralelo sin que interfieran entre sí.

Año fiscal y cierre de fin de año

Un Año fiscal es el ciclo contable de 12 meses de tu organización. Cada entidad puede iniciar su año fiscal en cualquier mes — por ejemplo, abril en India o enero en EE. UU.

Al final de un año fiscal, el proceso de Cierre de fin de año traslada hacia adelante los saldos de tu Balance general y reinicia a cero las cuentas del Estado de resultados (Ingresos y Gastos). La utilidad o pérdida neta del año se transfiere a la cuenta contable de Utilidades retenidas. REDA Financials automatiza este proceso, generando los asientos contables de cierre necesarios.

Contabilización y transacciones

Ciclo de vida del estado del documento

Casi todos los documentos financieros en REDA Financials (facturas, asientos contables, órdenes de compra, pagos) siguen el mismo ciclo de vida de estado — los recibos de caja son la única excepción, explicada más abajo:

• Borrador — el documento se está preparando. Puedes editar libremente todos los campos y agregar, cambiar o eliminar líneas. No tiene impacto en el Libro mayor.
• Contabilizado — el documento se ha finalizado. Se crean Transacciones contables en el Libro mayor. El documento queda bloqueado para la mayoría de las ediciones.
• Anulado — el documento ha sido cancelado. Todas las Transacciones contables asociadas se revierten. El documento queda bloqueado de forma permanente.

La transición de Borrador a Contabilizado se llama Contabilización. La transición de Contabilizado a Anulado se llama Anulación. Ambas acciones se activan cambiando el campo Estado en el documento.

Contabilización

La Contabilización (Posting) es el acto de finalizar un documento financiero y registrar su impacto en el Libro mayor. Cuando contabilizas un documento (cambiando su estado de Borrador a Contabilizado), el sistema automáticamente:

1. Valida el documento (asientos balanceados, cuentas contables válidas, período contable abierto, y más)
2. Crea uno o más registros de Transacción contable — los asientos de débito y crédito inmutables que forman tu Libro mayor
3. Bloquea el documento para impedir más ediciones

Toda la contabilización en REDA Financials fluye a través de un único Motor de contabilización centralizado. No importa en qué módulo estés trabajando — CxC, CxP, Asientos contables o Activos fijos — el mismo motor crea las Transacciones contables. Esto garantiza la consistencia en toda la plataforma.

Transacción contable

Una Transacción contable (AT) es un asiento individual de débito o crédito en el Libro mayor. Estos registros son la base de tus datos financieros — todo en REDA Financials, en última instancia, produce Transacciones contables.

Características clave:

• Inmutable — una vez creada, una Transacción contable nunca puede ser editada ni eliminada por ningún usuario, sin importar su conjunto de permisos. Este es un control de auditoría fundamental.
• Siempre balanceada — para cada documento contabilizado, el total de débitos es igual al total de créditos.
• Trazable — cada AT enlaza de vuelta a su documento de origen (la factura, el recibo o el asiento contable que la creó) y registra el tipo de origen, la entidad, la cuenta contable, la fecha de la transacción y el usuario que la contabilizó.

Cada Transacción contable tiene un Tipo de transacción:

• Original — el asiento principal creado cuando se contabiliza un documento
• Reversión — un asiento igual y opuesto creado cuando un documento se anula o se revierte

Anulación

La Anulación (Voiding) cancela un documento contabilizado. Cuando anulas un documento, el sistema elimina sus Transacciones contables originales — eliminando efectivamente el impacto del documento del Libro mayor. El documento en sí permanece en el sistema con un estado de Anulado para fines de auditoría, pero ya no afecta ningún saldo de cuenta.

La anulación solo se permite cuando la fecha de la transacción es posterior a la fecha Closed Through de la entidad. Si el período ya se ha cerrado, debes usar una Reversión en su lugar (que crea nuevos asientos iguales y opuestos, fechados en un período que sigue abierto).

Secuencia de documentos

Una Secuencia de documentos proporciona numeración automática y secuencial para tus documentos financieros. Cada secuencia se configura por entidad y por tipo de documento, y puede incluir un prefijo, un formato de número y un componente de año opcional.

Por ejemplo, Meridian Properties Group India podría numerar sus facturas de venta como MI-IN-SI-2026-0001, MI-IN-SI-2026-0002, y así sucesivamente. La secuencia se incrementa automáticamente cada vez que se crea un nuevo documento.

Documentos de origen

Los documentos de origen son los registros financieros que creas y con los que trabajas a diario. Cada tipo de documento de origen cumple un propósito específico y, al contabilizarse, genera Transacciones contables en el Libro mayor.

Cuentas por cobrar (CxC)

Factura de venta

Una Factura de venta registra el ingreso obtenido de un cliente. Puede ser de dos tipos:

• Invoice — una factura de venta estándar (por ejemplo, entregaste bienes o servicios y le facturas al cliente)
• Receipt — una venta al contado donde el pago se recibe en el momento de la transacción

Al contabilizarse, una Factura de venta debita la cuenta de control de CxC y acredita la cuenta de Ingresos (bajo base de devengo). Puede llevar líneas de impuesto, retención de impuestos y dimensiones personalizadas.

Nota de crédito

Una Nota de crédito reduce el monto que un cliente adeuda. En REDA Financials, una Nota de crédito es un tipo especial de Factura de venta (con el tipo configurado como “Credit Memo”). Revierte los asientos contables de una factura — acreditando CxC y debitando Ingresos. Las Notas de crédito se pueden aplicar a Facturas de venta pendientes para reducir su saldo.

Recibo de caja

Un Recibo de caja registra dinero recibido de un cliente. Al contabilizarse, debita la cuenta de Efectivo/Banco y acredita la cuenta de control de CxC. Los Recibos de caja se pueden aplicar a una o más Facturas de venta para liquidar saldos pendientes.

Cuentas por pagar (CxP)

Orden de compra

Una Orden de compra (PO) es un compromiso de comprar bienes o servicios a un proveedor. A diferencia de las facturas y recibos, una Orden de compra contabilizada no crea Transacciones contables en el Libro mayor — en cambio, compromete presupuesto (si los controles de presupuesto están habilitados) y sirve como base para la recepción de bienes y la coincidencia con Facturas de compra.

Factura de compra

Una Factura de compra registra una obligación de pagar a un proveedor. Puede ser de tres tipos:

• Invoice — una factura de proveedor emparejada con una Orden de compra
• Expense — un gasto directo no vinculado a una Orden de compra (por ejemplo, servicios públicos, artículos de oficina)
• Vendor Memo — una nota de crédito de un proveedor que reduce el monto que le debes

Al contabilizarse, una Factura de compra debita la cuenta de Gastos (o inventario) y acredita la cuenta de control de CxP.

Desembolso

Un Desembolso (Cash Disbursement) registra un pago realizado a un proveedor. Al contabilizarse, debita la cuenta de control de CxP y acredita la cuenta de Efectivo/Banco. Los Desembolsos se pueden crear individualmente o como parte de una Ejecución de lote de pagos que procesa varios pagos a proveedores a la vez.

Nota de crédito de proveedor

Una Nota de crédito de proveedor (Vendor Memo) es una nota de crédito de un proveedor que reduce el monto que le debes. En REDA Financials, una Nota de crédito de proveedor es un tipo especial de Factura de compra (con el tipo configurado como “Vendor Memo”). Se puede aplicar a Facturas de compra pendientes para reducir su saldo.

Asiento contable

Un Asiento contable (JE) es un ajuste contable manual. A diferencia de las facturas y recibos, que generan sus asientos contables automáticamente, un asiento contable te permite especificar tú mismo las líneas exactas de débito y crédito. Los usos comunes incluyen devengos de fin de período, reclasificaciones, transferencias intercompañía y correcciones.

Cada Asiento contable contiene una o más Líneas de asientos, cada una con una cuenta contable y un monto de débito o de crédito. El total de débitos debe igualar al total de créditos antes de que el asiento se pueda contabilizar.

Aplicaciones y liquidaciones

Aplicación

Una Aplicación es el acto de vincular un pago o crédito a una factura para liquidar (total o parcialmente) el saldo pendiente. REDA Financials rastrea cuatro tipos de aplicación:

• Aplicación de recibo de caja — aplicar el pago de un cliente a una Factura de venta
• Aplicación de nota de crédito — aplicar una Nota de crédito a una Factura de venta
• Aplicación de desembolso — aplicar un pago a proveedor a una Factura de compra
• Aplicación de nota de crédito de proveedor — aplicar una Nota de crédito de proveedor a una Factura de compra

Cada aplicación registra el monto aplicado y crea las Transacciones contables correspondientes para reflejar la liquidación en el Libro mayor.

Saldo pendiente

El Saldo pendiente (también llamado “Balance Due”) de una factura es el monto que permanece sin pagar. Se calcula como el total de la factura menos todos los pagos y créditos que se le han aplicado. Cuando el saldo pendiente llega a cero, la factura queda totalmente liquidada.

Multimoneda

Arquitectura de moneda en tres niveles

Cuando tu organización opera en varias monedas, REDA Financials usa un modelo de tres niveles:

1. Moneda del documento — la moneda en la que está denominada la factura o transacción (por ejemplo, una factura de venta a un cliente del Reino Unido podría estar en GBP)
2. Moneda de la entidad — la moneda funcional de la entidad dueña de la transacción (por ejemplo, INR para Meridian Properties Group India)
3. Moneda corporativa — la moneda de informes a nivel de grupo usada para los informes consolidados (por ejemplo, USD)

Cuando la moneda del documento difiere de la moneda de la entidad, el sistema convierte automáticamente los montos usando tipos de cambio. Esto garantiza que los libros de tu entidad siempre estén en su moneda funcional, mientras que los montos de la transacción original se conservan como referencia.

Tipo de cambio

Un Tipo de cambio es el factor de conversión entre dos monedas en una fecha determinada. REDA Financials usa tipos de cambio con fecha — es decir, la tasa aplicada a una transacción depende de la fecha de la transacción. Las tasas se pueden mantener manualmente o sincronizar automáticamente desde un proveedor externo (por ejemplo, Open Exchange Rates).

Conceptos de impuestos

Motor de impuestos

REDA Financials incluye un Motor de impuestos de tres capas que calcula los impuestos en facturas y órdenes de compra:

1. Datos maestros de impuestos — Jurisdicciones (países/regiones donde aplican los impuestos), Tipos de impuestos (por ejemplo, IVA estándar, IVA reducido, GST) y Operaciones fiscales (el tipo de transacción que activa el impuesto)
2. Reglas fiscales — las reglas de cálculo que combinan una jurisdicción, un tipo de impuesto y una tasa para determinar cuánto impuesto aplicar. Una sola regla puede tener varios componentes (por ejemplo, CGST + SGST en India).
3. Perfiles fiscales — asignados a clientes y proveedores para determinar qué reglas fiscales aplican a sus transacciones según la jurisdicción y el tipo de bienes o servicios

Los montos de impuesto se calculan a nivel de línea y se almacenan como registros de Impuesto de línea de origen. Cuando se contabiliza un documento, cada componente de impuesto se registra como una línea de Transacción contable independiente, con su propia cuenta contable.

Retención de impuestos (WHT / TDS)

La Retención de impuestos (también conocida como TDS — Tax Deducted at Source, en India y regímenes similares) es el impuesto que se deduce de un pago antes de que llegue al destinatario. En REDA Financials:

• Retención en compras — deducida cuando pagas a un proveedor (en la Factura de compra)
• Retención en ventas — deducida por tu cliente cuando te paga (en el Recibo de caja)

Las Reglas de retención definen las tasas y los umbrales, y las Transacciones de retenciones rastrean cada deducción para fines de informes y cumplimiento.

Base de devengo vs. base de efectivo

La Base contable determina cuándo se reconoce el ingreso en tus libros. REDA Financials admite dos métodos, configurados por entidad:

• Base de devengo (estándar NIIF / GAAP) — el ingreso se reconoce cuando se genera, independientemente de cuándo se recibe el pago. Contabilizar una Factura de venta registra el ingreso de inmediato.
• Base de efectivo — el ingreso se difiere hasta que se recibe el pago. Contabilizar una Factura de venta deja el monto en una cuenta de Ingresos diferidos; el ingreso se reconoce solo cuando se aplica un Recibo de caja a la factura.

Conceptos de activos fijos

Activo fijo

Un Activo fijo es un activo tangible de largo plazo propiedad de la empresa — como equipos, vehículos, edificios o mobiliario. En REDA Financials, los activos fijos se crean a través del proceso de recepción de Órdenes de compra y siguen un ciclo de vida definido:

• En construcción — el activo se ha recibido pero aún no se ha capitalizado (a la espera de la factura final y la confirmación del costo)
• Activo — el activo se ha capitalizado y se está depreciando
• Totalmente depreciado — el activo ha llegado al final de su vida útil pero sigue en servicio
• Deteriorado — el activo se ha reducido por debajo de su valor en libros (según la NIC 36)
• Dado de baja — el activo se ha vendido, desechado o transferido fuera de la empresa

Depreciación

La Depreciación es la asignación sistemática del costo de un activo a lo largo de su vida útil. Cada activo lleva un Método de depreciación (predeterminado según su Tipo de activo, modificable por activo):

• Línea recta
• Saldo decreciente
• Saldo doblemente decreciente
• Valor en libros reducido (bloque)
• Inmediato / Gasto total
• Unidades de producción (el calendario se ingresa manualmente)
• Manual (el contador construye el calendario)
• Sin depreciación (terrenos y otros bienes no depreciables)

Cuando un activo se activa, REDA genera su calendario de depreciación como líneas del Libro de activos usando el método, la convención, la vida útil y el valor residual. Luego, un lote diario contabiliza cada línea en el Libro mayor a medida que vence — de modo que la depreciación del período queda registrada en los libros automáticamente.

Conceptos de presupuesto

Presupuesto

Un Presupuesto define el gasto planeado para una entidad, un año fiscal y un tipo de presupuesto (Operativo, de Capital o de Proyecto). Cada presupuesto contiene Líneas presupuestarias que asignan montos a cuentas contables específicas.

REDA Financials rastrea cuatro montos en cada Línea presupuestaria:

• Presupuestado — el monto planeado
• Comprometido — el monto comprometido mediante Órdenes de compra aprobadas (se actualiza automáticamente cuando se contabiliza una PO)
• Real — el monto gastado mediante Facturas de compra contabilizadas (se actualiza automáticamente cuando se contabiliza una PI)
• Disponible — Presupuestado menos Comprometido menos Real — el monto que todavía queda disponible para gastar

Cuando la Aplicación de presupuesto (Budget Enforcement) está habilitada (configurada a nivel de entidad), el sistema bloquea las Órdenes de compra que excederían el presupuesto disponible.

Conceptos de banca

Cuenta bancaria

Una Cuenta bancaria en REDA Financials representa una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito real. Está vinculada a una cuenta contable de Efectivo y a una entidad. Las cuentas bancarias se usan para la conciliación, el procesamiento de pagos y la importación de extractos.

Conciliación bancaria

La Conciliación bancaria es el proceso de emparejar las transacciones de tu sistema contable con los movimientos de tu extracto bancario. REDA Financials usa un motor de emparejamiento automático de tres pasadas impulsado por IA:

1. Por referencia — empareja según los números de referencia de facturas o recibos
2. Por rango de fechas — empareja transacciones dentro de una ventana de fechas
3. Por monto — empareja según los montos de la transacción

Cualquier elemento sin emparejar se puede revisar y emparejar manualmente. El sistema aprende de tus patrones de emparejamiento manual para mejorar la precisión del emparejamiento automático en el futuro.

Transacciones intercompañía

Cuando dos entidades dentro de tu organización transan entre sí — por ejemplo, la Entidad A paga una factura en nombre de la Entidad B — esto se llama una Transacción intercompañía. REDA Financials genera automáticamente las Transacciones contables de compensación de Cuentas por cobrar intercompañía y Cuentas por pagar intercompañía para mantener balanceados los libros de ambas entidades.

La liquidación intercompañía requiere consentimiento bilateral — ambas entidades deben tener habilitado el indicador de liquidación entre entidades en el documento correspondiente. En los Asientos contables, el sistema valida que los débitos y créditos estén balanceados a nivel de entidad para cada entidad referenciada en las líneas.

Conceptos de la plataforma

Conjuntos de permisos

REDA Financials incluye cinco Conjuntos de permisos que controlan qué puede ver y hacer cada usuario. En lugar de crear perfiles personalizados, asignas uno o más conjuntos de permisos a cada usuario:

• Accounting Admin — acceso completo a todos los objetos, campos y funciones de REDA Financials; configura entidades, libro mayor, impuestos, territorios, períodos y ajustes de la aplicación
• Accounting Controller — acceso completo al libro mayor, asientos, banca, conciliación, presupuestos, activos, antigüedad y datos maestros; acceso de lectura a CxC y CxP
• Accounts Receivable — gestiona facturas de venta, notas de crédito, recibos de caja y aplicaciones
• Accounts Payable — gestiona órdenes de compra, facturas y notas de crédito de proveedor, y pagos
• Read Only — acceso de solo lectura a todos los datos; diseñado para directores financieros, directores, auditores externos y responsables de cumplimiento

Segregación de funciones (SoD)

La Segregación de funciones es un control interno que impide que una sola persona maneje ambos lados de una transacción. En REDA Financials, el acceso de escritura se divide entre los conjuntos — Accounts Payable y Accounts Receivable son alcances separados, y la banca y la conciliación pertenecen al Accounting Controller — de modo que la persona que concilia los extractos bancarios no necesita ser la misma que crea facturas o procesa pagos. Las Transacciones contables contabilizadas son de solo lectura para todos los conjuntos, de modo que nadie puede alterar el libro mayor directamente.

Listas de campos configurables y dimensiones

REDA Financials usa listas de campos configurables extensamente para su extensibilidad — listas con nombre que un administrador puede modificar sin código. Tres tipos dan forma a un documento de origen:

• Lista de dimensiones — dimensiones contables personalizadas (por ejemplo, Propiedad, Departamento, Centro de costos) que fluyen hasta las Transacciones contables. Cuando agregas un campo a la lista de dimensiones, aparece automáticamente en los asientos contabilizados.
• Lista de campos en pantalla — campos adicionales que aparecen en el formulario Nuevo/ Editar. Úsalos para capturar datos específicos del cliente sin modificar el paquete instalado.
• Lista de columnas de PDF — columnas personalizadas agregadas a los documentos PDF por paquetes de extensión.

Dimensiones de contabilización

Una Dimensión de contabilización es cualquier campo agregado a la lista de dimensiones de un documento de origen. Estas dimensiones se copian automáticamente a las Transacciones contables resultantes cuando se contabiliza el documento. Esto significa que puedes segmentar y filtrar tu Libro mayor por cualquier dimensión personalizada — por ejemplo, ver todas las transacciones de una propiedad, centro de costos o proyecto específico — sin escribir código.

Contabilización agrupada vs. por línea

Cuando se contabiliza un documento, el Motor de contabilización puede crear Transacciones contables en dos modos:

• Por línea (predeterminado) — una Transacción contable por línea de factura. Ofrece el máximo detalle y trazabilidad.
• Agrupada — las líneas con la misma cuenta contable y dimensiones se consolidan en una sola Transacción contable. Reduce el volumen de asientos del libro mayor para documentos con muchas líneas.

La contabilización agrupada se controla a nivel de territorio y se aplica únicamente a documentos de CxC y CxP. Los asientos contables siempre usan contabilización por línea para preservar el detalle original.

Plantillas recurrentes

Una Plantilla recurrente define una transacción que debe generarse automáticamente según un calendario. REDA Financials admite plantillas recurrentes para Asientos contables, Facturas de venta, Facturas de compra y Órdenes de compra. Cada plantilla especifica el contenido del documento, la frecuencia de recurrencia y las fechas de inicio/fin. El sistema genera nuevos documentos automáticamente según el calendario.

Actualización masiva de estados

Una Actualización masiva de estados te permite cambiar el estado de varios documentos a la vez — por ejemplo, contabilizar 50 facturas en borrador en una sola acción. Esta función está disponible en todos los tipos de documento principales (Asientos contables, Facturas de venta, Facturas de compra, Recibos de caja, Desembolsos, Órdenes de compra y Lotes de asignación de gastos).

Referencia rápida: abreviaturas

Es posible que veas estas abreviaturas usadas en toda la aplicación, los informes y la documentación:

Próximos pasos

Qué sigue

1. Tu hoja de ruta de configuración — pon estos conceptos en una secuencia de configuración.
2. Cumplimiento y estándares — las normas detrás de la terminología.
3. Descripción de las entidades — el concepto de entidad en profundidad.
4. Descripción de las cuentas contables — la base del catálogo de cuentas.
5. Cómo funciona la contabilización — la contabilización por partida doble en REDA.

Preguntas frecuentes