Cuentas de control (CxC y CxP)
Una cuenta de control es una cuenta contable del libro mayor que mantiene un saldo acumulado de partidas pendientes — que se van cancelando a medida que esas partidas se aplican, reconocen o liquidan —, con el detalle guardado en un libro auxiliar o cédula detrás de ella. Tu cuenta de control de Cuentas por cobrar, por ejemplo, muestra una sola cifra en el balance general (el total que te deben tus clientes), mientras que el libro auxiliar de CxC mantiene el detalle factura por factura y cliente por cliente que la compone. Una cuenta de control y su detalle siempre deben coincidir.
Por diseño, las cuentas de control se rigen por su libro auxiliar: REDA contabiliza en ellas automáticamente a medida que registras los documentos con los que realmente trabajas — facturas, facturas de compra, recibos y pagos. La práctica recomendada es dejar que el libro auxiliar haga ese trabajo, para que la cuenta de control se mantenga conciliada con su detalle. El indicador Cuenta de control en sí es un marcador de informes y clasificación — le indica a REDA qué cuentas se rigen por un libro auxiliar, para el agrupamiento en los estados financieros y la generación de informes de exposición de CxC/CxP. Este artículo explica cómo funcionan y cómo mantenerlas cuadradas.
Acceso que necesitarás. Designar o cambiar una cuenta de control requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las cuentas, pero no modificarlas.
Por qué existen las cuentas de control
El libro mayor está pensado para ser un resumen. No quieres miles de saldos individuales de clientes saturándolo — quieres una sola línea de Cuentas por cobrar, respaldada por un libro auxiliar en el que puedes profundizar. La cuenta de control es el puente entre los dos:
- El libro mayor muestra el total. Una cifra de CxC, una cifra de CxP — estados financieros limpios.
- El libro auxiliar muestra el detalle. Qué cliente, qué factura, cuán vencida — el detalle de trabajo que tu equipo necesita.
- Se concilian. El saldo de la cuenta de control siempre debe ser igual a la suma de las partidas abiertas de su libro auxiliar — si en algún momento los dos divergen, es una señal de que algo requiere investigación.
Las cuentas de control de CxC y CxP
Las dos cuentas de control que usa toda organización son las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. REDA contabiliza en ellas automáticamente, a partir de los valores contables predeterminados que cada entidad hereda:
| Cuenta de control | Contabilizada por el libro auxiliar cuando… |
|---|---|
| Cuentas por cobrar un activo |
Se debita cuando contabilizas una factura de venta (el cliente ahora te debe) y se acredita cuando aplicas un recibo de caja (ya pagó). El saldo es lo que tus clientes te deben en este momento. |
| Cuentas por pagar un pasivo |
Se acredita cuando contabilizas una factura de compra (ahora le debes al proveedor) y se debita cuando contabilizas un desembolso (ya pagaste). El saldo es lo que les debes a tus proveedores en este momento. |
En el trabajo diario no escribes estas contabilizaciones tú mismo — registras una factura o un pago, y REDA mueve la cuenta de control tras bambalinas, manteniéndola al día con el libro auxiliar. Sí puedes contabilizar un asiento contable manual en una cuenta de control cuando realmente lo necesitas (un saldo de apertura, una reclasificación, un ajuste de auditoría) — consulta más abajo cuándo es apropiado.
Práctica recomendada: deja que el libro auxiliar las gobierne
Contabilizar un asiento contable manual directamente en una cuenta de control puede romper el cuadre entre el libro mayor y su libro auxiliar — el libro mayor diría una cosa y el detalle de las facturas otra, de modo que los dos ya no conciliarían. REDA permite los asientos manuales (puede que realmente necesites uno — un saldo de apertura en la puesta en marcha, una reclasificación, un ajuste de auditoría), pero es tu responsabilidad hacerlos de forma deliberada y conciliarlos después.
Cómo las mantiene REDA cuadradas
Cada contabilización de cuentas por cobrar y por pagar que hace el motor fluye a través de la cuenta de control, de modo que su saldo sigue al libro auxiliar abierto. REDA también estampa un marcador de cuenta de control en cada contabilización, para que los informes puedan totalizar tu exposición de CxC y CxP directamente — la base de los informes de antigüedad de CxC, antigüedad de CxP y de saldos — sin volver a derivarla del libro auxiliar.
Designar una cuenta de control
Tu catálogo inicial ya tiene CxC y CxP marcadas como cuentas de control, y los valores contables predeterminados ya apuntan a ellas — así que en la mayoría de los casos no hay nada que configurar. Si creas la tuya propia (por ejemplo, una cuenta de control para un libro auxiliar personalizado), márcala activando Cuenta de control en la cuenta contable. Se aplican dos reglas:
- Una cuenta de control no puede ser también Relacionada con impuestos. Las cuentas de control se rigen por su libro auxiliar; las cuentas de impuestos se rigen por el motor de impuestos. Una cuenta es una u otra, nunca ambas.
- Una cuenta inactiva no puede ser una cuenta de control. Reactívala primero, o quita la designación de control — una cuenta de control tiene que estar activa para cumplir su función.
Qué sigue
- Descripción de las cuentas contables — el registro de cuenta que amplían las cuentas de control.
- Tipos y subtipos de cuentas contables — cómo se clasifican CxC y CxP.
- Crear y administrar cuentas contables — configura una cuenta de control.
- Prácticas recomendadas de configuración del catálogo de cuentas — ubica bien las cuentas de control.
- Mayor de cuenta de cliente — el libro auxiliar de CxC detrás de la cuenta de control.
Preguntas frecuentes
Sí — REDA lo permite, para casos como saldos de apertura en la puesta en marcha, reclasificaciones o ajustes de auditoría. Para cambios rutinarios en el saldo de un cliente o proveedor, prefiere el libro auxiliar (una nota de crédito, un recibo o la anulación de una factura) para que la cuenta de control y su detalle se mantengan alineados. Después de cualquier asiento manual en una cuenta de control, concilia la cuenta con su libro auxiliar.
Profundiza en el libro auxiliar — las facturas de venta abiertas detrás de CxC, o las facturas de compra abiertas detrás de CxP. El saldo de la cuenta de control es su total en vivo, y los informes de antigüedad lo desglosan por cliente/proveedor y por antigüedad.
De los valores contables predeterminados. Cada entidad hereda sus cuentas de control de CxC y CxP de los valores predeterminados globales (o de territorio) cuando se crea, de modo que la contabilización siempre sabe qué cuentas usar.
Puedes cambiar el indicador — solo recuerda que rige la clasificación y los informes, no la contabilización. Una cuenta de control se agrupa y totaliza como exposición de CxC/CxP en tus estados e informes, así que quitar el indicador de una cuenta que se usa activamente como CxC o CxP la excluiría de ese tratamiento. Déjalo activado para las cuentas en uso activo. (El indicador no cambia si puedes contabilizar en la cuenta — eso siempre está permitido.)
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