Informes e instantáneas de antigüedad de cuentas por cobrar
La antigüedad responde la pregunta de la cobranza: ¿quién nos debe, cuánto y desde hace cuánto? REDA Financials mantiene la respuesta en vivo en cada factura — y te permite congelar la imagen completa en una instantánea de antigüedad: un registro fechado y auditable de exactamente cómo estaban tus cuentas por cobrar en un momento dado, tramo por tramo, cliente por cliente.
Acceso que necesitarás. Cualquier conjunto de permisos de REDA Financials puede abrir estas pestañas y leer la antigüedad — lo que ves se limita a los registros que tu rol puede visualizar. Trabajar las facturas y los recibos subyacentes es labor de Cuentas por cobrar; consulta los artículos de creación y contabilización para eso.
La capa en vivo: cada factura calcula su propia antigüedad
Cada factura contabilizada lleva campos de antigüedad en vivo, recalculados a diario respecto de su fecha de vencimiento:
| Campo | Valores |
|---|---|
| Tramo de antigüedad | Pagada · Al corriente (aún no vencida) · 1-30 · 31-60 · 61-90 · 90+ días de mora (en blanco para las notas de crédito — no calculan antigüedad) |
| Días vencidos | Cuántos días pasaron de la fecha de vencimiento (0 hasta entonces) |
| Está vencida | Se marca cuando queda un saldo después de la fecha de vencimiento |
Como se trata de campos ordinarios, cualquier vista de lista puede convertirse en una lista de trabajo de cobranza — filtra las Facturas de venta por Está vencida, agrupa por cliente, ordena por Días vencidos. Esa es la vista del día a día. Las instantáneas añaden lo que las vistas de lista no pueden: un total fechado y congelado que no cambiará por debajo de ti.
Vale la pena explicar una vez la matemática detrás de esos campos, porque cada cifra de este artículo se desprende de ella:
- Saldo adeudado = Total de la factura − Efectivo recibido − Crédito aplicado. La antigüedad siempre opera sobre este monto abierto — una factura pagada parcialmente calcula su antigüedad solo por lo que resta.
- Días vencidos = días transcurridos desde la fecha de vencimiento, nunca negativos — una factura que vence mañana muestra 0, no −1.
- El tramo se desprende de ahí: saldo en cero → Pagada; aún no vencida → Al corriente; de lo contrario, el rango de Días vencidos le da nombre.
- Está vencida se marca solo cuando se cumplen las tres condiciones: no es una nota de crédito, queda un saldo y la fecha de vencimiento ya pasó.
Un inquilino, tres tramos — la historia de GreenLeaf
El inquilino cafetería de Meridian, GreenLeaf, dejó de pagar en primavera: las facturas de abril, mayo y junio, de $4,350 cada una, todas abiertas. En la instantánea del 2 de julio esos tres montos idénticos caen en tres tramos distintos — porque la antigüedad se trata del tiempo, no del tamaño:
| Factura | Saldo adeudado | Dónde se ubica el 02-jul | Qué indica eso |
|---|---|---|---|
| Alquiler de abril | $4,350.00 | 31-60 — los $4,350 completos de la instantánea en ese tramo | Dos meses ignorados; esto es una llamada telefónica, no un recordatorio |
| Alquiler de mayo | $4,350.00 | Dentro de los $20,150 del tramo 1-30 | Vencida hace poco — el patrón se está formando |
| Alquiler de junio | $4,350.00 | Dentro de los $27,650 de Al corriente | Aún no vencida — nada malo por sí sola |
Lee un tramo a la vez y GreenLeaf parece tres cifras pequeñas y sin relación. Lee a lo largo de los tramos — el mismo cliente avanzando hacia la derecha mes a mes — y verás la situación real: $13,050 expuestos frente a un inquilino que dejó de pagar. Esa lectura transversal es la habilidad; el Mayor de cuenta de cliente te da la vista por cliente que lo hace fácil.
Tomar una instantánea
Crea el registro de la instantánea
En la pestaña Instantáneas de antigüedad, haz clic en Nuevo: elige la Entidad, establece Tipo = AR (el mismo objeto maneja la antigüedad de AP para las cuentas por pagar) y el Período contable que documenta. Se guarda como un esqueleto en Borrador — todavía sin cifras.
Haz clic en Calcular
El botón Calcular del registro pide confirmación — recalcular elimina y regenera cualquier línea existente — y luego se ejecuta en segundo plano.
Qué registra una instantánea
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| Fecha de la instantánea / Estado | Cuándo se calculó y en qué punto está la ejecución (una instantánea completada es el artefacto reportable). |
| Entidad / Tipo / Período contable | De quién son los libros, AR o AP, y qué período documenta la imagen. |
| Total pendiente | La cifra principal — la suma de todos los saldos de facturas abiertas ($52,150 en la ejecución de julio de Meridian). |
| Los cinco tramos | Al corriente, 1-30, 31-60, 61-90, Más de 90 — el Total pendiente repartido por atraso. |
| DSO | Días de ventas pendientes de cobro — la velocidad de cobro en una sola cifra (36.51 aquí); su fuerza está en la tendencia a lo largo de las instantáneas. |
| Recuento de registros | Cuántas facturas abiertas hay detrás de los totales (7 aquí) — una verificación contra las líneas. |
| Líneas de instantánea de antigüedad | Las filas por factura — quién, qué, cuánto, desde hace cuánto — para desglose y exportación. |
| Registro de auditoría | Un enlace a la entrada de registro de la ejecución — evidencia de cuándo y cómo se produjeron las cifras. |
Cómo leerla como gerente de cobranza
- Los tramos te dicen dónde actuar. Al corriente no necesita nada. 1-30 recibe un recordatorio amable. 31-60 recibe una llamada — los $4,350 de Meridian ahí son GreenLeaf Café, cuyos meses de primavera impagos son la verdadera historia de este informe. 61-90 y 90+ son escalamientos.
- Las Líneas de instantánea llevan el detalle — filas por factura detrás de los totales, para desglose o exportación.
- El DSO (días de ventas pendientes de cobro) sigue la tendencia: ¿nuestra velocidad de cobro mejora mes a mes? Compara instantáneas para saberlo.
- La fecha de la instantánea marca la ejecución. El cálculo calcula la antigüedad de las facturas a la fecha en que se ejecuta — toma las instantáneas de fin de mes con prontitud, y de forma programada si es posible.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué duele | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Gestionar el cobro directo desde los totales de los tramos | El inquilino "vencido" puede tener $2,000 como efectivo no aplicado — la primera llamada termina en una disculpa | Revisa el Mayor de cuenta de cliente antes de llamar; aplica lo que corresponda y luego gestiona lo que es real |
| Tomar la instantánea de fin de mes una semana tarde | El cálculo calcula la antigüedad de las facturas a la fecha de ejecución — una ejecución del 8 de julio no es una imagen del 30 de junio | Toma la instantánea con prontitud, o deja que el programador lo haga el día 1, siempre |
| Recalcular una instantánea ya reportada | Calcular elimina y regenera las líneas — las cifras que ya reportaste desaparecen | Recalcula solo una instantánea tomada por error; la historia debe seguir siendo historia |
| Leer los tramos sin leer los clientes | Tres cifras pequeñas en tres tramos ocultan a un inquilino en verdaderos problemas (ver GreenLeaf arriba) | Recorre las líneas agrupadas por cliente; el avance hacia la derecha es la señal |
| Esperar que las notas de crédito aparezcan en el informe | No están ahí — las notas llevan crédito, no cuentas por cobrar, y nunca calculan antigüedad | Revisa las notas no aplicadas junto con la antigüedad, como su propia lista |
Campos en vivo vs. instantáneas — cuándo usar cada uno
| Campos de antigüedad en vivo | Instantánea de antigüedad | |
|---|---|---|
| Actualidad | Ahora mismo | A su fecha de ejecución, para siempre |
| Ideal para | La lista de trabajo de cobranza de hoy | Informes de fin de mes, análisis de tendencias, evidencia de auditoría |
| ¿Cambia después? | Constantemente — de eso se trata | Nunca (a menos que se recalcule deliberadamente) |
Qué sigue
- Mayor de cuenta de cliente — la historia por cliente detrás de cada tramo.
- Antigüedad de cuentas por pagar — la misma herramienta apuntada a lo que debes.
- Lotes de instantáneas de antigüedad — cómo programarlo todo.
Preguntas frecuentes
Porque la instantánea está congelada en su fecha de ejecución y el mundo siguió avanzando: llegaron pagos, se contabilizaron nuevas facturas. Esa permanencia es la ventaja: es la cifra que reportaste, defendible para siempre. Recalcula solo si la instantánea misma se tomó por error.
La antigüedad hace seguimiento a los saldos de las facturas, así que un crédito no aplicado o un cobro a cuenta no reduce ningún tramo hasta que se aplica a una factura. Es intencional, y por eso importa revisar el mayor antes de gestionar el cobro.
Las instantáneas son un objeto de informes con mayor alcance que las transacciones: Accounting Admin y —de forma inusual— Accounting Controller pueden crearlas y calcularlas, mientras que los usuarios AR, AP y Read Only ven los resultados.
Las instantáneas son por entidad (las cuentas por cobrar de cada entidad son sus propios libros y su propia moneda). La revisión a nivel de grupo es simplemente el conjunto de instantáneas de las entidades — el programador puede generarlas todas juntas.
Solo el saldo abierto. La factura de $13,500 de Brightline, pagada parcialmente en $7,500, calcula su antigüedad sobre los $6,000 restantes — la porción pagada queda fuera de escena. Cuando el saldo llega a cero, el tramo cambia a Pagada y la factura sale del informe.
Los tramos pertenecen a las facturas, no a los clientes — cada factura envejece según su propia fecha de vencimiento. Un inquilino con tres meses impagos aparece en tres tramos (ver la historia de GreenLeaf arriba); el patrón a lo largo de los tramos es exactamente lo que una revisión de cobranza debería buscar.
Cuántas facturas abiertas hay detrás de los totales — los $52,150 de Meridian con un Recuento de registros de 7 significan siete documentos que gestionar, no setenta. También es la verificación rápida: la lista de Líneas de instantánea de antigüedad debe tener exactamente esa cantidad de filas.
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