Lote de procesamiento de OCR
El manual del administrador para la recepción de documentos. A diferencia de sus hermanos diarios, este es un procesador de cola: se inicia una vez, se repite cada 15 minutos y convierte los documentos de la bandeja en facturas en borrador.
Acceso que necesitarás. Iniciar y detener este procesador requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2; el Accounting Controller v2 también puede llegar a la consola. Los conjuntos Accounts Payable v2 y Accounts Receivable v2 no pueden verla; todos los demás solo se encuentran con las facturas en borrador que crea.
En qué se diferencia esta tarjeta de las demás
| Las otras diez tarjetas | Esta tarjeta |
|---|---|
| Eliges una hora de ejecución diaria con Programar | Iniciar / Detener: un interruptor, no un selector de hora |
| Una pasada por día | Se repite cada 15 minutos mientras está activa |
| Muestran la Próxima ejecución programada / Última ejecución | Muestra los recuentos de la cola en vivo: pendientes | extrayendo | con error |
| Ejecutar ahora para una pasada única | Ejecutar ahora fuerza un ciclo inmediato sin esperar al siguiente cuarto de hora |
| No consumen más que tiempo | Cada documento procesado se descuenta de la asignación mensual de documentos de IA del plan |
Qué hace cada ciclo de 15 minutos
Toma los documentos pendientes de la Bandeja de OCR
Todo lo que llegó desde el último ciclo (facturas enviadas por correo, cargas) espera ahí como pendiente.
Ejecuta la extracción con IA
Proveedor, fechas, importes, partidas: se leen del documento y se cotejan con tus datos maestros.
Crea facturas de compra en borrador
Listas para un revisor humano; la extracción nunca contabiliza nada por sí sola. Los documentos con error permanecen en la bandeja con sus motivos, listos para reprocesarse tras las correcciones.
Cómo programarlo
No es un selector de hora: Inícialo y déjalo en marcha; Detener pausa los ciclos nuevos (el trabajo en curso se completa). La mayoría de las organizaciones lo dejan funcionando de forma permanente: la latencia de recepción de 15 minutos es justamente la ventaja.
Un cuarto de hora en la práctica — la bandeja de Meridian
Un proveedor envía por correo una factura en PDF a la dirección de recepción de Meridian a las 9:03. Llega a la Bandeja de OCR como pendiente y el contador de la tarjeta sube en uno. En el siguiente ciclo el documento pasa a extrayendo; la IA lee el proveedor, las fechas, los importes y las líneas, los coteja con los datos maestros de Meridian, y aparece una factura de compra en borrador para que el equipo de cuentas por pagar la revise, antes de que se acabe el café, como lo expresa el análisis a fondo. Un cierre de mes, todos los documentos empiezan a dar error de golpe: se agotó la asignación mensual de documentos de IA, algo que la tarjeta Consumo de documentos de la pestaña Suscripción confirma de un vistazo. La cola queda en espera de forma segura hasta que se abre la asignación del nuevo mes, y luego se vacía sola.
Errores comunes que conviene evitar
| Error | Por qué es perjudicial | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Buscar un selector de hora diaria en esta tarjeta | No lo hay: es el único procesador de cola de la consola | Inícialo una vez; se repite cada 15 minutos mientras está activo |
| Detener el procesador para "ahorrar créditos" | Los documentos se acumulan como pendientes; los créditos se gastan igual cuando reinicias, solo que más tarde y todos de golpe | Administra la asignación en la pestaña Suscripción; deja fluir la recepción |
| Tratar los documentos con error como perdidos | Están esperando, a la vista, en la Bandeja de OCR con sus motivos | Corrige la causa (datos maestros, calidad del documento) y reprocesa desde la bandeja |
| Ignorar la asignación mensual hasta que todo da error | La recepción se detiene en el momento más ocupado: el cierre de mes | Echa un vistazo a Consumo de documentos en la pestaña Suscripción como parte de la revisión matutina |
| Esperar que el lote contabilice las facturas | Crea borradores: la revisión es un paso humano por diseño | Construye el flujo del revisor en torno a la pantalla de revisión de OCR |
Cómo monitorearlo
Verde significa: la tarjeta muestra Programado, la marca de tiempo de la última ejecución corresponde a la ventana esperada y el icono de resultado es informativo. En cualquier otro caso, haz clic en Ver registro de auditoría; el registro de la ejecución enumera procesados / correctos / fallidos con un motivo por cada fallo. Los contadores de la cola de la tarjeta son la comprobación de salud: pendientes / extrayendo / con error. Que pendientes vaya bajando de forma constante es señal de buena salud; los documentos con error esperan en la Bandeja de OCR con sus motivos, listos para reprocesarse. Recuerda que cada documento procesado se descuenta de la asignación de documentos de IA del plan; la pestaña Suscripción muestra el medidor del mes.
Solución de problemas
| Síntoma | Causa probable → acción |
|---|---|
| La cola crece y no se procesa nada | El procesador está detenido: inícialo. Si está iniciado y atascado, revisa la última entrada de auditoría para ver el error. |
| Todo da error de golpe | Normalmente es el límite de documentos: se agotó la asignación mensual de IA. Confírmalo en la pestaña Suscripción. |
Qué sigue
- Lote de procesamiento de OCR: qué hace el lote, en profundidad.
- Pestaña Operaciones: la consola.
- Registro de auditoría: cómo leer el historial de ejecuciones.
Preguntas frecuentes
Porque la recepción es continua: los proveedores envían facturas por correo todo el día, y la actualización cada 15 minutos es justamente el objetivo. Una pasada nocturna convertiría los borradores del mismo día en borradores del día siguiente. Es una de las dos tarjetas de la pestaña Operaciones que funcionan como bucles de Iniciar/Detener en lugar de a una hora fija; la otra es Sondeo de estado de facturación electrónica, por la misma razón en el lado saliente.
Comprueba que el procesador esté iniciado; esa es la causa casi siempre. Si está iniciado y aun así se atasca: lee la última entrada de auditoría para ver el error.
Normalmente es el límite de documentos: se agotó la asignación mensual de IA. Confírmalo en la pestaña Suscripción; la cola queda en espera hasta que la asignación se renueve o el plan crezca.
El consumo es por documento procesado y se descuenta de la asignación mensual del plan; un ciclo inactivo sin nada pendiente no procesa nada.
No: crea facturas de compra en borrador para revisión humana. El revisor confirma la extracción y contabiliza; consulta Crear una factura a partir de OCR.
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