Automatización de correo a factura
El objetivo final de la automatización de facturas: los proveedores envían sus facturas por correo a una dirección dedicada y los borradores aparecen en REDA Financials —con el proveedor emparejado, las líneas codificadas y las de alta confianza ya creadas— mientras tu equipo revisa en lugar de teclear. Aquí tienes el flujo completo y la configuración.
Acceso que necesitarás. Trabajar los elementos de OCR requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (personal y responsables de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver los elementos pero no actuar sobre ellos.
El flujo completo, de principio a fin
Llega un correo con facturas en PDF adjuntas
Cada adjunto PDF se convierte en su propio elemento de la Bandeja de OCR (Pendiente), conservando el remitente, el asunto y el archivo. Los correos sin PDF reciben un rebote cortés: «No se encontraron archivos PDF adjuntos en el correo. Solo se procesan archivos PDF para la extracción de facturas.» — y una recepción correcta confirma: «Se recibieron 2 documento(s) PDF y se pusieron en cola para su procesamiento.»
El remitente se resuelve, incluso a través de reenvíos
Una coincidencia con el correo de un contacto vincula al proveedor de inmediato. El correo reenviado se maneja con un cuidado especial: la IA lee el cuerpo del correo para encontrar al remitente original, de modo que tu buzón de cuentas por pagar, al reenviar las facturas hacia dentro, no confunda el emparejamiento del proveedor.
El bucle de 15 minutos procesa la cola
El bucle OCR Document Processing (pestaña Operaciones) toma los elementos Pendientes, ejecuta la extracción en dos fases y aplica la regla de confianza: en el umbral o por encima → factura de compra en borrador creada automáticamente; por debajo → En espera de revisión para una persona. Los fallos quedan en Errores con el motivo.
Configurar la dirección (administrador, una sola vez)
La dirección de recepción es un servicio de email de Salesforce que tu administrador crea sobre el gestor de correo de OCR del paquete: Configuración genera una dirección de servicio larga, que la mayoría de los equipos anteponen con un alias más amigable (ap-invoices@tuempresa.com que la reenvía). Dos decisiones que conviene tomar de forma deliberada: si los proveedores reciben la dirección directamente o si todo se enruta a través de tu buzón de cuentas por pagar (el reenvío funciona bien, gracias al manejo del remitente original) y quién supervisa a diario las vistas de la cola.
El circuito de control para operar sin intervención
- Empieza de forma conservadora: un umbral de creación automática alto enruta casi todo hacia la revisión; redúcelo a medida que las comprobaciones puntuales se mantengan limpias.
- Revisa los borradores creados automáticamente al contabilizar: la automatización trasladó el tecleo, no la responsabilidad.
- Vigila el medidor: cada recepción cuenta para la asignación mensual de documentos; la pestaña Suscripción muestra el consumo, y la recepción por encima del tope se pausa con un mensaje claro.
Qué conserva cada registro de recepción
Cada PDF que llega se convierte en un elemento de recepción completamente documentado: la cola es un rastro de auditoría, no solo una lista de tareas pendientes. Para cada adjunto, el registro de la Bandeja de OCR captura:
| Qué se conserva | Detalle |
|---|---|
| El documento en sí | El PDF se almacena como archivo en el registro de recepción, para que los revisores siempre vean exactamente lo que envió el proveedor |
| Correo del remitente | Quién lo envió; se reemplaza por el remitente original cuando la IA detecta una factura reenviada |
| Cuenta del remitente y coincidencia de proveedor | Cuando el correo del remitente coincide con un contacto de tus registros, la cuenta de ese contacto se vincula tanto como remitente como proveedor sugerido, antes incluso de que comience la extracción |
| Asunto y cuerpo del correo | Se conservan con el registro (los textos largos se truncan para que quepan: los asuntos a 255 caracteres, los cuerpos a 32 768) |
| Archivo de origen | El nombre de archivo del adjunto, para que los correos con varios adjuntos sigan siendo distinguibles |
| Correo de recepción | Qué dirección de recepción lo recibió, útil cuando tienes más de una |
| Estado inicial | Estado Pendiente, marcado como recepción automatizada, tipo de documento Factura de compra |
Qué recibe de vuelta el remitente, textualmente
El canal responde a cada correo que recibe: los proveedores y los colegas que reenvían nunca se quedan con la duda:
| Situación | La respuesta |
|---|---|
| PDF recibidos y en cola | «Se recibieron {n} documento(s) PDF y se pusieron en cola para su procesamiento.» |
| No hay archivos PDF adjuntos en el correo | «No se encontraron archivos PDF adjuntos en el correo. Solo se procesan archivos PDF para la extracción de facturas.» |
| Algo falló durante la recepción | «Se produjo un error al procesar los archivos adjuntos de tu correo: {reason}» — y aun así se crea un registro de recepción con estado Error y el motivo capturado, de modo que nada desaparece en silencio |
Una semana en la dirección de recepción de Meridian
Meridian Properties Group antepone a su recepción la dirección ap-invoices@meridianproperties.com. Una semana típica:
| Correo | Resultado de la recepción | Después del bucle de 15 minutos |
|---|---|---|
| MetroPower factura a la entidad de EE. UU.: un PDF, enviado directamente por el proveedor | Un elemento Pendiente; MetroPower emparejado de inmediato a partir de la dirección del remitente | Alta confianza → factura de compra en borrador creada automáticamente, codificada a partir del historial de MetroPower |
| La gerente de la oficina del Reino Unido reenvía una factura de limpieza desde su propio buzón | Un elemento Pendiente; la IA lee el reenvío y registra a la empresa de limpieza como remitente | Proveedor emparejado a pesar del reenvío; por encima del umbral → borrador creado |
| Un PDF con un estado de cuenta de proveedor y un PDF con un folleto promocional en un mismo correo | Dos elementos Pendientes: uno por PDF, con los nombres de archivo conservados | Ninguno es una factura: ambos quedan en Errores con el motivo, sin crear facturas |
| Una factura escaneada y fotografiada como JPG | No se pone nada en cola; el remitente recibe la respuesta «No se encontraron archivos PDF adjuntos» | En su lugar, el equipo de cuentas por pagar carga la imagen en el formulario Nueva factura de compra |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Publicar la dirección de recepción en tu sitio web | Los PDF basura consumen documentos medidos y saturan la vista Errores | Compártela con los proveedores de forma deliberada, como los datos bancarios, o enruta todo a través de tu buzón de cuentas por pagar |
| Contactos de proveedor sin direcciones de correo en tus registros | El emparejamiento del remitente no tiene con qué coincidir: cada factura requiere la identificación manual del proveedor en la revisión | Mantén en cada cuenta de proveedor un contacto con el correo de facturación; el emparejamiento (y la codificación basada en el historial) empieza a funcionar de inmediato |
| Reenviar un correo porque no pasó nada en cinco minutos | Cada llegada crea nuevos registros de recepción y vuelve a consumir el medidor: la primera copia solo estaba esperando el bucle | Revisa primero la cola: Pendiente significa «recibido, a la espera del próximo ciclo de 15 minutos» |
| Nadie es responsable de la cola | Las facturas por debajo del umbral y los errores envejecen en silencio mientras pasan las fechas de vencimiento | Asigna las vistas En espera de revisión y Errores a la rutina diaria de una persona designada |
| Tratar la respuesta de rebote como spam | Las respuestas son el diagnóstico del canal: «No hay archivos PDF adjuntos» te dice exactamente por qué no se puso nada en cola | Lee la respuesta; nombra el problema y la solución |
Qué sigue
- Bandeja de OCR y cola de documentos — donde llegan los correos.
- Crear una factura desde OCR — la mitad de la revisión.
- Programador de operaciones — los controles del bucle.
Preguntas frecuentes
Cinco elementos en la Bandeja de OCR, cinco extracciones, hasta cinco facturas en borrador: una por cada PDF adjunto. Las facturas de varias páginas en un solo PDF se procesan como un único documento.
El correo es el canal desatendido: admitir solo PDF mantiene el flujo automatizado en el formato que los proveedores realmente envían y descarta las imágenes de firmas y logotipos que viajan en los correos. Para un recibo fotografiado, usa la carga del formulario, donde hay una persona presente.
Los PDF que no son facturas los rechaza la comprobación de «¿es una factura?» y quedan en Errores/Rechazado con el motivo; nunca se crea una factura a partir de ellos. Aun así, conviene tratar la dirección como cualquier buzón de finanzas: compartida de forma deliberada, no publicada en el sitio web.
Sí: el medidor cuenta la recepción, una por PDF, resulte o no en una factura al final. Esa es otra razón para mantener la dirección depurada y capacitar a los proveedores para que envíen solo facturas. Cuando se alcanza el tope, la recepción se detiene con «Se alcanzó el límite mensual de procesamiento de documentos con IA. Comunícate con tu administrador.»
La dirección que envió el correo. Si tu buzón de cuentas por pagar reenvía las facturas hacia dentro, tu propio equipo ve las confirmaciones y los mensajes de rebote; si los proveedores envían directamente, los ven ellos. En cualquier caso, alguien siempre recibe una respuesta.
Por ahora no: el flujo crea facturas de compra a partir de las facturas de los proveedores. Otros tipos de documento se reservan para fases futuras; enviarlos ahora termina en el rechazo de «no es una factura» en lugar de un documento incorrecto en tus libros.
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