Creación de un lote de pagos
Cuando llega el momento de pagarle a todos —la corrida de cheques semanal, la liquidación de fin de mes— no creas los pagos uno por uno. Un lote de pagos agrupa muchos pagos a proveedores en una sola unidad auditable, creada en una sola pasada guiada. Este artículo recorre el asistente de lotes y muestra cómo se ve el lote terminado.
Acceso que necesitarás. Crearlos y contabilizarlos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
El asistente, en tres pasos
Paso 1 — Elige las facturas a pagar
El asistente enumera tus facturas contabilizadas pendientes, filtrables por entidad, proveedor y fechas de vencimiento. Marca lo que esta corrida debe saldar —para la corrida de junio de Meridian: la factura de mayo de CityClean y las facturas de mayo y junio de Hudson Elevator.
Paso 2 — Revisa los pagos propuestos
El asistente agrupa tu selección en pagos —un pago por proveedor (o por combinación de proveedor y dimensión si la coincidencia de dimensiones está activada). Las tres facturas de Meridian se convirtieron en dos pagos: CityClean $2,200 y Hudson $1,900 que cubre dos facturas. Los descuentos por pronto pago se sugieren automáticamente para las facturas que aún están dentro de su plazo de descuento —ajústalos o elimínalos, y afina los importes, antes de continuar.
Paso 3 — Crea el lote
Define la fecha de pago del lote, la cuenta bancaria y el método de pago, y confirma. REDA Financials crea el lote, genera cada pago contabilizado, asigna números de cheque cuando el método es Cheque, aplica cada pago a sus facturas e informa los resultados —pagos creados, aplicaciones hechas y todo lo que no se pudo procesar junto con el motivo.
Con qué te quedas
- El registro del lote lleva la identidad de la corrida —referencia ("June 2026 payment run"), fecha, banco, método, total y cantidad.
- Cada pago que contiene está vinculado al lote y se comporta con normalidad —puedes abrirlo, imprimir su PDF de remesa y ver sus aplicaciones.
- Las facturas pagadas muestran saldos saldados, exactamente como si se hubieran pagado una por una.
Cómo leer el registro del lote
| Campo | De dónde proviene | Qué te indica |
|---|---|---|
| Entidad | Tu filtro del paso 1 | De qué libros pagó esta corrida —una entidad por lote |
| Fecha del lote | Paso 3 | La fecha de pago estampada en cada pago de la corrida |
| Referencia del lote | Paso 3 | El nombre legible de la corrida —"June 2026 payment run" le gana a un número pelado dentro de dieciocho meses |
| Cuenta bancaria / Cuenta de caja | Paso 3 | La única cuenta de la que salió todo el dinero de la corrida, y su gemela contable |
| Método de pago | Paso 3 | Un método por lote —Cheque hace que la corrida consuma números de cheque |
| Importe total | Calculado | La salida total de efectivo de la corrida —la cifra que debes contrastar con lo que pretendías |
| Cantidad de registros / Cantidad de borradores | Calculado | Cuántos pagos contiene el lote, y cuántos (si los hay) siguen sin contabilizar |
| Estado | Acciones del lote | Borrador · Contabilizado · Anulado —el ciclo de vida propio del lote (consulta Contabilización y anulación de lotes) |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Ejecutar el lote antes de aplicar las notas de crédito de proveedor | La corrida paga el bruto mientras el crédito queda sin usar —efectivo que sale y que no debías | Depura primero la lista de Notas de crédito de proveedor (sin aplicar) (Aplicación de notas de crédito de proveedor) |
| Pasar por alto los descuentos sugeridos en el paso 2 | Aceptar un descuento fuera de su plazo provoca una llamada del proveedor; eliminar uno ganado desperdicia dinero | Contrasta cada sugerencia con la fecha de la factura y el plazo de la condición antes de confirmar |
| Incluir una factura en disputa "para resolverla después" | El lote la contabiliza como pagada al instante —"después" significa anular un pago | Desmárcala en el paso 1; permanece con transparencia en la antigüedad de saldos hasta resolverse |
| Confirmar sin revisar el total del lote | El importe completo sale de una cuenta bancaria en una fecha —los sobregiros los descubre el banco, no tú | Compara el total del paso 2 con el saldo disponible de la cuenta antes de crear el lote |
| Reejecutar toda la selección tras fallas parciales | Los pagos exitosos se mantienen —reejecutar todo paga esas facturas dos veces | Lee el informe de finalización y ejecuta un lote de seguimiento solo para el resto que falló |
Qué sigue
- Corrida de pagos por lote — ejecutar el proceso para muchos proveedores y las decisiones del paso 2.
- Contabilización y anulación de lotes — cambios de estado de todo el lote y la cascada de anulación.
- Descuentos por pronto pago y condiciones — los descuentos que sugiere el asistente.
Preguntas frecuentes
Coincidencia de dimensiones. Cuando Aplicar coincidencia de dimensiones está activado, las facturas con distintas dimensiones de costo (por ejemplo, distintos centros de costo) se pagan por separado para que las dimensiones de cada pago se mantengan limpias. Desactiva la opción en el paso 2 para agrupar un pago por proveedor.
Solo aparecen las facturas contabilizadas con saldo pendiente. Los borradores, las facturas pendientes de aprobación, las facturas totalmente saldadas y las notas de crédito de proveedor no califican. Revisa también tus filtros de entidad y de fecha.
El informe de finalización indica cada falla y por qué ocurrió (por ejemplo, una corrida de cheques que agotó las existencias de cheques del banco a mitad del lote). Corrige la causa y luego ejecuta un nuevo lote solo para el resto —los pagos exitosos se mantienen.
Sí —el asistente crea cada pago ya contabilizado, con sus aplicaciones hechas y (en las corridas de cheques) su número de cheque asignado. Por eso el paso 2 es el momento de revisar. Sí existen lotes que retienen pagos en borrador preparados (el campo Cantidad de borradores los rastrea), que se liberan después mediante Acciones del lote —consulta Contabilización y anulación de lotes.
Las mismas personas que pueden crear pagos: los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin. Accounting Controller es de solo lectura en las transacciones de los libros auxiliares —los contralores revisan la corrida; no la ejecutan.
En las aplicaciones de cada pago, como sus importes de descuento —la factura se salda por completo, el efectivo sale neto y el descuento queda registrado en tu cuenta de Descuentos sobre compras. La mecánica está en Descuentos por pronto pago y condiciones.
¿Te resultó útil?